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分布式员工队伍召开线上电话会议

什么是分布式劳动力?

分布式劳动力由“分布”在各地的远程员工组成,他们不在传统的办公室办公。分布式团队的构成存在很大差异。团队成员可能长期远程办公,也可能只是临时选择远程办公。他们可能住在办公室附近,仍然到办公室开会,也可能居住地与办公室相距甚远,甚至相隔多个时区。但是,所有分布式劳动力都有一个共同之处,那就是,团队成员彼此实时互联,并且能实时连接本地员工可用的所有企业资源和工具。

 

如果分布式团队由远程员工组成,那么分布式企业与只是拥有远程团队或远程员工的企业有何区别?他们的区别在于,从数字化层面和管理层面实现办公模式转型的决心。2020 年,传统的工作环境发生了巨变。真正的分布式企业纷纷利用现代办公技术,打造更具韧性的敏捷业务与人力资源流程,积极应对这类挑战。

所有分布式劳动力都有一个共同之处,那就是,团队成员彼此实时互联,并且能实时连接本地员工可用的所有企业资源和工具。 

远程团队和瞬息万变的工作环境

很多企业本打算逐步革新劳动力结构,当新冠疫情爆发时,他们仍在使用过时的系统和流程。因此,这些企业只能匆忙革新办公模式和人力资源运营,手忙脚乱地迈入 2020 年代。

 

Gartner 在疫情前后对 200 多名 HR 高管进行了一项调查,旨在确定疫情对员工的影响。受访高管表示,疫情爆发前平均有 30% 的员工至少有一段时间是远程办公。到 2020 年 4 月,这一比例骤增至 81%。

 

过去是员工在推动分布式团队趋势的发展,而许多企业对于采用远程办公模式犹豫不决。在远程办公团队适应并学习这种新工作方式几个月后,我们可以确定的是,即使回归常态,向分布式劳动力转变的趋势仍将继续。2020 年 6 月初,普华永道 (PricewaterhouseCoopers) 进行了一次大型的远程办公调查。随后出具的报告显示,“长期采用弹性工作周...得到了广泛的支持。”该报告称,85% 的办公室工作人员希望每周至少有一天能够远程办公,而 55% 的高管预计这种情况未来将变成现实,即使在后疫情时代也是如此。

 

 

远程办公的优势

早在新冠疫情爆发之前,全球化趋势和办公技术的进步就已经在推动远程办公人数稳步增长。Tech Republic 称,2005 年至 2017 年远程办公人员数量增长了 159%,其后也一直呈指数级增长。

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然而,有些企业依然持怀疑态度,不愿意让其分布式劳动力在实体办公室以外的环境中工作。他们认为,如果没有传统的办公场所,如果不对集中办公场所进行一对一的监管,员工会变得效率低下。此外,他们还担心 HR 团队缺乏必要的系统,无法为远程办公人员提供全面的支持,比如,提供培训、保障员工健康、进行绩效考核等。在 Gartner 2020 年的一项调查中,HR 负责人表示他们面临的“最大挑战来自于技术基础架构的缺乏和对新工作方式的不适应。”

 

但是疫情来势汹汹,我们已经无暇再讨论采用分布式劳动力的优势或时机,而是需要直接投出支持票或者反对票。多年来,很多研究和报告都表明,灵活地“在任意地点开展工作”能让企业和员工双双受益。在全国人民居家办公几个月后,一组全新且有说服力的远程办公统计数据开始进入我们的视线。这些数据再次验证了一个反复提及的观点:给予员工灵活性和独立性后,他们会积极迎接挑战。麦肯锡在 2020 年中期的一份调查显示,与员工体验相关的指标提高了 55%,其中包括目标完成率、工作认可度、敬业度、与企业的关系和工作满意度。 

给予员工灵活性和独立性后,他们会积极迎接挑战。

远程办公团队将受益匪浅,其中包括:   

  • 提高工作效率:近期有多份报告和统计数据展示了远程办公团队的出色表现和高效成果。据可靠数据源显示,2020 年《福布斯》杂志上的一篇文章称,远程办公人员的工作效率提高了 35%。
  • 改善健康状况:FlexJobs 年度调查中发现,超过 85% 的受访者认为在家办公有助于改善他们的健康状况,因为他们能够更好地照顾自己。超过 50% 的受访者还表示,远程办公时他们休病假和请假的时间会减少。
  • 降低员工流动率:难以掌控的通勤时间和压抑拥挤的工作环境往往导致员工流动率居高不下,即使本来对工作满意的员工也是如此。正如《福布斯》杂志在 2020 年 6 月指出的那样,通过为员工提供灵活的远程办公选项,企业的员工流动率降低了 25%。 
  • 扩大人才招募范围:远程办公模式为残障人士和行动不便的人士提供了工作机会。该模式能够吸引对弹性工作制有需求的人才,比如需要抚养年幼子女的父母。此外,远程办公模式还可以扩大人才库的范围,无法居住或搬迁至办公室附近合理通勤距离的人才也将纳入人才库。
  • 降低间接成本:近期一份报告收集并分析了美国管理和预算办公室 (U.S. Office of Management and Budget) 的远程办公统计数据。该报告得出的结论是,每用一位远程办公人员(即使只有一半的时间在远程办公),企业每年就能节省 11,000 美元的相关间接成本和办公场所费用。此外,该报告还显示,通过在家办公,远程工作人员每年自己也能最高节省 7,000 美元。

分布式团队:如何运作?

当然,总有一些实践工作是无法通过远程办公完成的。但是,随着现代科技的发展,分布式劳动力能够承担的角色也越来越多。若要发展壮大,远程办公团队相互之间以及与企业所有操作系统之间,都必须能够进行协作、沟通和互动,至少应该像在集中办公场所中一样高效。要做到这一点,企业必须在现代办公技术和充满韧性的高效管理之间找到一个平衡点。

 

分布式团队离不开强大且敏捷的业务系统和软件解决方案。借助人工智能 (AI) 技术,分布式团队不仅能访问数据和互联的系统,还能果断地实时使用这些信息。另外,通过采用其他基于 AI 的技术,比如传感器和聊天机器人,团队负责人和 HR 专家能通过云端与远程员工保持联系。对于分布式员工队伍,企业可以提供个性化的培训、绩效考核和健康检查等支持,并无缝管理这些任务。

 

毫无疑问,远程办公人员需要依靠强大的技术和稳健的业务系统来完成工作。但最重要的是,他们的成功取决于快速响应且充满韧性的管理战略。

 

分布式劳动力的管理战略

  • 管理期望。很多分布式员工可以自如地使用协作技术,还有一些员工则可能需要额外的帮助。管理者和 HR 负责人应确保清晰传达员工期望,并在必要时帮助员工轻松获取支持和技术培训,这点很重要。
  • 快速响应。要管理分布式团队,企业需要采用专门的方法来提供反馈和指导。例如,很多成功的远程团队管理者每周都会安排在线核查谈话,而非面对面进行正式的绩效评估。通过这种非正式的流程,管理者无需进行事无巨细的管理,即可掌握团队成员的最新工作量情况。
  • 培养信任和团队协作。管理者必须找到创新的方式来激励远程办公人员,确保每个人都积极投入工作。现代办公技术可以支持协作、提高透明度和强化问责制,并且不会给团队一种被监督的感觉。
  • 重视员工的健康。远程办公模式带来了一系列独特的健康挑战。为了帮助员工更好地过渡至新的工作方式,分布式团队管理者和 HR 负责人可以利用互联办公技术,制定专门的健康计划,满足远程办公人员的需求。

远程办公和分布式劳动力的未来前景

在全球充满不确定性的时期,许多企业展望未来,积极采用各种解决方案,帮助团队和企业增强韧性和竞争力。疫情的爆发使得企业在工作模式转型的道路上走得更快更远。通过运用现代数字化技术和战略性劳动力计划,分布式企业正在为迎接未来的工作模式做好准备。

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