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借助 ERP 实施卓越实践,降低风险和成本

实施新的 ERP 系统为企业实现数字化转型提供了重大机遇。你不仅可以摒弃旧系统的有限功能或过时技术,还可以充分利用现代 ERP 系统功能,把握新的业务机会。

 

但是,并不是所有的 ERP 实施都是一帆风顺的。企业如何才能成功实施新的 ERP 系统?如何避免不必要的成本和风险? 以下 ERP 实施卓越实践能够帮助你规避常见风险,更快地实现新的 ERP 系统带来的优势。  

评估 ERP 系统

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应从何处入手启动 ERP 项目?

提及系统实施,大家通常会优先考虑所需的功能。但是,新功能或新技术并不是核心问题;要实现发展,企业需要建立现代化业务流程。 只有建立有效的流程,提高敏捷性和响应能力,企业才能增强竞争力,更好地服务全球客户。  

 

通常,企业的现有流程缺乏灵活性,无法满足企业需求。即使企业部署了经过验证且经济高效的流程,也必须经常更新流程,才能满足不断变化的需求,或者需要使用新功能来增强流程,比如提供移动访问、警报和商业智能等新功能。因此,始终将这些流程作为实施计划的核心,这一点至关重。

项目团队是最大的成功因素。

无数 ERP 实施案例研究一再表明:项目成败的关键在于实施团队。出色的软件还要靠强大的团队来实施,才能实现卓越性能。如果员工没有足够的时间、支持或技能来有效完成实施工作,他们将无法成功完成项目,而且很可能会导致项目延期、增加额外成本和/或软件无法满足企业需求。

无数 ERP 实施案例研究一再表明:项目成败的关键在于实施团队

企业的 ERP 项目遭遇挫折或失败,往往是因为他们把“可用”资源用来实施 ERP 项目。但是,要想项目取得成功,企业需要招募“不可或缺”的专业人才。这些人才必须了解实施的业务流程,能够与企业其他成员有效协作,并且得到管理层的支持。你必须安排这类专业的人员来实施项目,他们每周必须投入 40 个小时或者尽可能多的时间来处理项目。

 

不要将无法保证每周至少能够抽出 25% 的时间(最低 10 个小时)投入到项目中的人员安排到关键项目团队中。如果每周连四分之一的时间都无法保证,这样的团队成员能做的只不过是跟进项目活动,他们无法为项目创造更多的价值。

 

高管对项目团队的支持也十分重要。在每一次重大实施中,都必须确定重要优先事项和均衡资源分配。如果缺少有力的支持和承诺,即便团队能力超群,也很难确保成功完成实施。

 

快速实施现代 ERP 系统是企业需要实现的最重要的目标之一。因此,企业有必要投入最优秀的人才,为未来成功奠定基础。

如何规划 ERP 实施

根据实际情况计划实施顺序。考虑参与项目的领导团队、管理人员和内部专家的可用性。

 

对需求进行优先级排序,专注于重要事项,同时构建可根据业务需求进行扩展的核心软件和技术基础。

 

你可以根据特定需求量身定制详细的计划和 KPI。但是,以下关键活动是所有成功实施中的常见步骤:

Graphic describing the seven main steps in an ERP implementation planning process

 

1. 选择软件和服务合作伙伴协助实施。

 
企业的项目团队在实施 ERP 软件方面可能经验不足,因此会需要帮助。你需要经过调查研究,选择合格的 ERP 实施顾问。对于要安装的 ERP 应用,实施顾问必须具备充足的知识和丰富的经验。你需要确认他们了解新的软件解决方案如何支持你当前和不断发展的业务流程。你可以向他们的样板客户了解和证实这一点。


企业的软件和服务合作伙伴应能够提供接受过行业培训的人员,并能够为你所在的地区提供服务。如果你的客户和供应商遍布全球,你的合作伙伴也应拥有全球业务,并能够提供多种语言和货币技能,这样才能简化项目实施。

最后,查看他们使用的项目管理软件,确保与你内部使用的规划、调度和跟踪系统兼容。

 

2. 制定详细的项目任务计划。

 

实施合作伙伴会帮助你制定一份详细的任务清单,列出需要完成的所有工作。此清单包含各方面的内容。举例来说,仅培训就包括多项任务:

  • 项目团队培训:你的项目团队需要了解软件知识,才能决定如何量身定制业务流程。
  • IT 团队培训:IT 团队必须接受培训,才能了解最佳的系统安装和维护方式。
  • 业务用户培训:计划使用软件的所有人都必须了解软件的工作方式。
  • 持续培训:新用户在加入公司时需要接受培训,因此你需要制定长期培训计划。

任务清单应按阶段制定。需要安排时间开展以下活动:会议室试运行、定制应用、与其他应用和数据源集成、基础架构实施、数据清理和用户接受度测试等。

 

企业的实施合作伙伴应能够提供详细的清单,列出需要的所有阶段和步骤。

 

3. 计算工时。

 

仔细估算执行每项任务所需的时间。为此,你需要了解涉及的任务和工作,然后再分配所需的“工时数”。工时可以是一个时间范围,但必须准确。汇总项目各阶段的工时,并分配负责完成工作的人员。


这项工作比较艰巨,因此,必须让熟悉软件解决方案的实施合作伙伴参与其中。如果此步骤圆满完成,你将能够准确计算项目时间表,确定现有团队是否需要额外帮助,并避免范围蔓延。

 

4. 制定切合实际的时间表。

 

计算可用工时和所需工时后,可以建立用于管理项目的时间表。许多情况下,与最初提交给高管的实施时间范围相比,第一次制定的时间表会暴露产能问题。


以下计算示例说明了可能存在的差异:

  • 目标上线时间范围 = 12 个月或 1 年
  • 12 个月期间内可用的总工时数 = 540 小时/周或 28,080 小时/年
  • 实施所需的总工时数 = 总共 42,000 小时
  • 所需小时数除以每年可用小时数 = 1.496 年

结果是,项目还没开始,上线日期就已延期。以下提供了一些可行的解决方案:

  • 缩小范围,即使项目团队认为这些都是必不可少的任务
  • 根据实际情况延长日期
  • 增加内部和外部资源(可用工时)
  • 将项目划分为多个阶段

高管团队需要制定这方面的相关决策。这也从一个方面说明,让高管团队参与软件选择和实施过程很有必要。

 

5. 实施会议室试点运行。


项目启动后,在上线和全面推广之前,你需要在会议室开展一次试运行。通过实施会议室试运行,你可以确保部署了适当的业务流程,能够满足企业当前和未来的需求。在设计新流程时,务必要了解 ERP 系统提供的可用选项的范围,并与项目团队和用户社区中的利益相关方一起验证流程。


试运行阶段为期数周,在这个过程中,你的实施合作伙伴会安装试用软件让你测试所有流程,并确保流程按预期运行,不会出现任何意外。通常,你可以采用卓越实践来节省时间,尤其是在优化运营时,你可以使用配置工具进行经济高效的调整。

 

6. 清理数据。

 

这听起来很简单,但数据清理是一项非常耗时的活动。最好尽快开始评估数据的准确性,因为要正确完成此步骤需要投入大量的精力。在项目期间,业务流程会发生变化,因此你必须要为在实施期间执行额外的数据管理步骤做好准备。

 

7. 让每个人及时了解项目进展情况。


项目工作人员应每周与所有关键利益相关方进行沟通,让他们了解实施项目进展情况,包括顺利和不太顺利的情况。最糟糕的情况是,人们没有及时了解最新情况,当出现意外时措手不及。


大多数优秀的项目管理系统都可以直观显示项目进展情况。

从最重要的流程入手

并非所有企业都存在同样的问题,因此,最好先检查自己的业务流程,确定需要优先处理的问题。下面列出了需要考虑的高价值领域: 

  • 商业智能,包括管理警报和仪表盘:你的团队需要能够随时随地快速了解业务问题的最新信息,并轻松获取详细信息,以便快速解决问题,无论他们是在办公室、家中还是在路上。 因此,你需要内置的商业智能功能,并在单一数据库中存储数据。 
  • 客户关系管理 (CRM):如今,CRM 流程往往涉及企业的方方面面。直销、分销商、零售展厅、电子商务、客户和现场服务全都会与订单管理、运营、采购、工程、应收账款和运输部门共享客户信息。
  • 财务和会计:准确、实时的财务交易、KPI 和分析数据对每个企业都至关重要,而且这些信息必须涵盖所有地点和部门。除会计外,它们还必须与成本核算、预算、预测、项目管理、资产管理、合规性和现金管理相集成。 
  • 供应链管理 (SCM) 和制造:每个企业都面临时间表紧张、利润率不高和供应链中断的挑战。要应对这些挑战,企业需要能够随时随地通过移动设备与供应商、承运商、进出口公司、银行和其他合作伙伴协作。
  • 人力资源 (HR):如今,企业需要管理多元化的劳动力队伍,这比以往任何时候都更具有挑战性。你的团队需要安全地即时访问员工信息,满足薪资核算、福利、预算、工时安排和合规方面的需求。 此外,员工招聘、培养和保留对评估当前和未来业务计划也非常重要。 
  • 跨国语言、货币和地点: 随着业务的扩展,尤其是当你进驻新的国家或地区市场时,你需要具备持续快速地开拓和扩展新业务的能力。这就要求你采用先进且覆盖范围广的软件功能,同时,你的软件提供商要能够在每个地点都提供一致的服务。
  • 移动化:新冠疫情表明,如今,远程访问信息和远程办公能力至关重要。在颠覆性时代,企业只有拥有适当的工具,快速适应变化,才能获得竞争优势。 

降低实施风险的建议

所有项目都涉及一定的风险。但以下五条宝贵建议可以帮助你增加按时、按预算完成项目的机会。

  1. 选择具备行业和本地专业知识的软件、业务流程和实施合作伙伴。一定要采访同行业的样板客户。
  2. 不要让过时的技术超限服役。摒弃陈旧、过时的孤立系统,尽可能将数据整合至具有内置商业智能功能的单一数据库中(单一真实数据源),提高处理跨国业务的能力。 
  3. 在数字经济时代,企业必须集成系统,实现各业务部门之间以及与客户和供应商系统的互联。你必须确保具有与供应商网络实现云端集成的功能和专业知识。
  4. 避免项目范围蔓延。 在 ERP 实施期间发现需求和机会,这种现象很常见,因此管理变更,对避免项目延迟和成本超支至关重要。
  5. 确保所有办公地点都拥有一致的专业知识。 你需要培训、实施和支持,而这些通常由本地管理层、软件分销商、咨询公司和软件合作伙伴一起提供。

避免产生额外 ERP 实施成本的建议

新的 ERP 系统投资包括企业的时间投入、业务流程和实施咨询、软件、云服务以及计算机、平板电脑和电话设备,因此控制项目和成本至关重要。

 

以下是需要跟踪的一些关键领域:

  • 持续关注总体拥有成本 (TCO)。 持续管理项目总成本和收益,尽可能减少开支和提高投资回报。 请记住,ERP 系统实施将对你的业务产生重大影响。 
  • 确保符合业务发展方向,避免强制进行不必要的流程变更。 许多情况下,为了适应软件,企业不得不改变运营方式,导致实施和运营成本增加。 
  • 重点关注为企业带来重要价值的常规业务流程。  此类常规流程的例子包括:管理客户订单、更新定价、推出新产品和服务、更改制造细节以及新员工入职。 
  • 避免定制并充分利用可配置的用户界面、仪表盘、警报、工作流、商业智能和移动功能。 借助这些功能,你可以简化所有部门的工作,并能够根据需要进行快速、经济高效的调整。 
  • 系统黑客攻击和数据泄露代价高昂。 互联网时代,有必要采用安全的 ERP 云解决方案。确保你的软件和服务供应商支持一系列安全的软件部署选项。

何时完成实施?

初始实施上线后,你仍然需要能够灵活地添加其他业务功能。 许多变化都会产生这类需求,比如进驻新市场、推出新产品和服务线以及收购。 

 

此外,数字化转型还能为你提供更多机会,让你与客户和供应商紧密协作,重新定义行业的业务模式。通常,这些项目包括新技术,比如机器学习和人工智能,以及使用物联网技术与设备和车辆集成,来提高速度和效率。

准备开始行动?

在每个 ERP 项目中,都会出现意想不到的问题,你的项目也是如此。 但是,通过遵循成功实施 ERP 的卓越实践,你可以及时发现并解决问题,有效管理风险和成本。 

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