计算 ERP 投资回报率：新旧 ERP 系统比较
ERP投资回报率怎么计算？从表面上看，ERP 投资回报率的计算过程非常简单：将各项成本相加，各项收益相加，然后比较两个数值。然而，为了确保结果有效可用，计算过程中需要考虑一系列因素。我们必须全面了解现有系统和评估中的新系统当前及未来的成本与给企业带来的收益。以下是专家根据数十个 ERP 实施项目给出的建议。
为 ERP 投资回报分析做好准备
为投资回报分析设定合理的时间范围。为了确保分析覆盖成本与收益的整个生命周期，分析的时间跨度应不低于五年。
寻找新旧 ERP 系统之间的成本差异。为此，企业需要全盘考虑旧系统的当前维护成本以及未来的 ERP 升级成本。请注意，更换系统的关键动机是添加新功能，保持竞争力。因此，务必切合实际地估算旧系统的升级成本。
全面计算。确保完整收集所有成本估算项目，包括用于获取、实施并有效运行新系统的成本。许多情况下，新系统的运行成本会低于旧系统。此外，计算 ERP 投资回报时，还要考虑预计收益，这些收益会随时间推移逐步实现。
以乐观而现实的态度考虑问题。如果企业以产品为基础（例如分销商或制造商），可以设想大幅减少库存，但务必要做好前期调查，充分了解其常见结果。另请注意，成本节约不会自动发生，也不会立竿见影。
为什么需要如此详细的计算？计算投资回报率的目的通常是制定财务计划。另外，了解项目的总体成本和收益也很重要，有助于证明 ERP 投资的合理性，并在实施系统后根据预期结果评估系统性能。借助下面的 ERP 投资回报率计算器工作表，企业可以准确计算成本，同时了解相关技巧和建议，更顺畅地计算投资回报率。
ERP投资回报率计算模板
此页面将引导你完成一系列表格。每个步骤都将提供相关信息，帮助你填写表格。
完成该流程后，你可以根据这些表格定制自己的电子数据表。此外，我们还创建了可下载的 ERP 投资回报率模板工作表，帮助你进行计算。
计算 ERP 升级的投资回报率主要分为三步：
1. 计算 ERP 成本
你的 ERP 系统将采用何种部署模式？
ERP 系统的部署模式对成本估算影响极大。有以下几种部署模式：
- 本地部署：本地部署是过去数十年来 ERP 系统的传统实施方式。企业购置软硬件并安装在自己的服务器上，由自己负责系统的维护和升级。
- 云部署：在云部署模式下，系统在互联网上运行，所有软硬件通常归第三方提供商所有，并由第三方提供相应支持。企业从第三方订阅服务。这种许可模式被称为软件即服务 (SaaS) ERP。
- 混合部署：混合部署模式将本地部署和云部署的各项元素整合起来，搭建出一个混合云环境。这种模式能给企业带来极大的灵活性，但需要大量 IT 员工参与。
你想比较哪些部署选项？
表 1：ERP 部署选项
计算新旧系统的 ERP 成本
工作表的这一部分专门用于计算新旧 ERP 系统的总体拥有成本。通常涵盖四大投资领域：
在项目初期论证阶段，必须先估算这些成本，然后再对外征求建议书和报价。此处列出的许多甚至是大多数成本项目可能都已包含在组合报价中，但是可能需要支付完成工作所需的额外费用，包括服务、培训、硬件和软件费用。
如果现有系统较老旧，未得到开发人员的有力支持，或者“级别较低”，不是开发人员修复和发布的最新版本，那么其扩展成本和支持成本将大幅增加。
除初始成本外，还需要估算首次购买之后的升级和扩展成本。由于是基于时间来估算成本，所有成本将在至少为期五年的生命周期内重复（并增加），而第一年左右不太可能需要升级或扩展，因此应将升级和扩展成本放在未来几年计算。
- 初始硬件：例如计算机、服务器、打印机的采购或租赁成本。在比较表中，应显示“旧系统”已花费此费用。
- 持续升级和维护：上述基础设施的持续成本。SaaS 没有基础设施维护成本，或者维护成本较低。
- 系统软件许可：包括操作系统、数据库、实用程序等。
- 系统软件升级和维护：上述系统软件的持续成本。SaaS 没有基础设施维护成本，或者维护成本较低。
- 网络设备和费用：网络设备和服务的初期预算。
- 用户设备：购买、更换和维护各种设备的成本，包括个人电脑、平板电脑、扫描仪等。
- 基础设施费用：例如，计算出的系统需要的空间和实用程序等成本。
表 2：ERP 基础设施成本
ERP软件成本 – 业务应用和生产力应用
此处要估算初次购买之后的升级和扩展成本。根据供应商的定价策略，年费可能随着用户或应用的增加而逐步上升。
- 永久许可费初始成本：前期成本，尤其是本地部署以及部分托管和混合许可选项的成本。旧系统已经支出了这项成本。
- 持续的永久许可年费：包括更新费用以及某些级别的支持费用。对于 ERP 系统，费用通常为每年定价的 16-20%。许可证每 5 年“回购”一次，每年的费用为定价的 20%。
- 年度订阅费用 (SaaS)：使用云应用的报价或预计年度订阅成本。
- 年度维护费用 (SaaS)：其他成本项目没有覆盖到的软件所需额外支持费用。大部分 SaaS 软件维护费用已包含在订阅费中。
表 3：软件成本
接下来，你需要估算五年内初始系统和计划升级的实施成本。大多数软件供应商在一年内会发布一到两个主要版本。每个版本其实都是一个小型实施项目。首先，项目团队必须审核版本，确定其对当前业务流程的总体影响。随后，加载该版本并进行测试。上线之前，要为用户提供充分的新软件培训。在这个过程中，需要考虑的潜在成本包括：
- 项目团队人员配备：考虑 IT 员工和用户的预算时间（包括加班时间）。
- 咨询费：确定除了供应商提供的服务外，可能还会需要的初始协助。
- 数据转换、输入和测试：录用正式员工或临时员工输入数据、进行测试或执行其他基本任务。（这一项经常会预算不足，由此导致数据质量问题。）
- 用户教育和培训：供应商将为最终用户提供一些初始培训，但为了帮助用户充分利用系统，强烈建议为他们提供进一步的培训。
表 4：ERP 实施成本
估算保持新 ERP 业务系统正常运行的正常运营成本。估算持续（周期性）成本时，应尽可能切合实际，并合理预计成本的逐年上升，同时考虑通货膨胀。主要成本项目包括内部 IT 员工和顾问的时间及费用，例如：
- 基础设施支持成本：涵盖超出供应商建议范围的支持的预算时间。SaaS 没有基础设施维护成本，或者维护成本较低。
- 备份和灾难恢复：包括外包或内部实践。
- 网络和设备支持：例如预计需要针对网络、个人电脑和移动设备提供的支持。
- 定期漏洞修复：适用于 IT 员工应用漏洞修复流程。
- 软件集成：预计在软件产品更新时定期进行维护。
- 软件定制：在软件版本周期内更新或重新应用。
- 用户的移动设备支持：应用开发和支持所需的工作。
表 5：持续 ERP 人员成本
新旧 ERP 系统的总成本对比
从以上四个表格中，将每个投资领域的总计成本以及新系统的小计成本传输到下表，得出实施新系统后可能减少或增加的成本。“5 年差额”一栏中可能同时出现正负小计数值。
表 6：ERP 成本汇总
如何处理此类信息
- 如果“5 年差额”的总计值为正数，则意味着旧系统的维护成本高于更换成本。该金额是直接收益，需要添加到表 8：ERP 收益汇总（见下文）。
- 如果“5 年差额”的总计值为负数，则意味着新系统的实施成本高于旧系统的维护成本。其他收益将在下一节中介绍。
- 新系统 5 年成本的总计值将在下文的投资回报率计算中作为“投资”金额使用。
2. 评估 ERP 带来的收益
如果新系统的五年成本高于旧系统的维护成本，那么你需要用足够的额外收益来证明更换系统的合理性，否则就没有理由更换系统。
例如，如果你预计升级到新 ERP 有助于增加营收和利润，或者新系统会创造更多价值，亦或有利于提高客户支持水平，那么这些收益就可以作为 ERP 升级的理由。
新系统带来的某些收益本身难以区分和界定，但还是值得一试。在大多数情况下，有很多直接收益足以证明实施新系统的合理性。但记录和估算间接收益有助于规划项目、确定优先事项以及衡量企业 ERP 实施项目的成果。即使无法确定这些收益的经济价值，也务必在投资回报率工作表和项目计划中列出。
ERP 收益示例
在此工作表中，ERP 收益示例分为五个优化领域：
以下列出了一些收益示例。除此之外，你和团队在了解客户成功案例、分析报告、业务需求、软件选项和新技术时，还将发现更多收益。列出可能实现的收益，并获取对流程优化及其财务价值的初步估算结果。
- 支持移动设备，实现随时随地办公。
- 提高数据输入的效率和准确性（旧 ERP 系统不够简单易用，流程繁琐，响应速度慢）。
- 利用基于角色的现代化用户界面，缩短新用户培训时间，帮助员工快速上手，提高工作效率。
- 实施标准流程，建立受控的托管环境，减少变动。
- 整合系统，提高数据准确性，减少冗余数据。
- 集中管理信息，打造统一的真实数据源，提高企业内部沟通效率，避免误解和混乱。
- 利用现代分析工具访问大数据，获取洞察，制定更明智的决策。
- 提供用户友好型工具（如警报功能和仪表盘），实现快速准确的自助查询。
- 简化整个企业的财务和会计流程。
- 加快月度结算，提高财务报表的准确性。
- 减少应收账款周转天数，优化应收账款管理。
- 减少审计压力，因为数据既准确完整又井然有序，可以随时使用。
- 提高合规性。
- 优化整个企业的业务运营状况，革新过时的流程。
- 将电子商务流程整合到客户管理和订单管理中。
- 优化计划系统，降低运营劳动力成本。
- 在报价时提供明确的生产日期或交货日期，提高客户满意度。
- 打造主动、受控的采购流程，不再依赖混乱的加急处理。
- 改进库存计划，加强库存控制，在减少库存的同时，不会增加库存短缺、延期交货或让客户失望等情况。
- 更换阻碍业务发展的过时基础设施。
- 优化各部门业务系统之间的交互。
- 整合独立运行的旧应用，减少 Excel 电子表格和手动应急措施的使用。
- 积极采用人工智能、机器学习和物联网等新兴技术。
- 采用能够随业务发展而不断扩展的现代化系统，开辟灵活扩展途径。
- 借助最新的系统和控制措施，加强数据安全性。
- 缓解旧系统需要技术支持，而供应商不再提供支持服务的尴尬局面。
记录 ERP 优化情况
下面的工作表是一个示例电子表格，用于记录你对流程优化及其财务价值的观察结果和估算结果。请务必完整填写每一列电子表格。
- 为上面列出的五个优化领域分别制作工作表。
- 在每个领域下面记录将要优化的流程。
- 估算年度直接收益和间接收益金额。
- 计算五年总值。
- 即使无法确定具体金额，也要明确说明收益。
确定企业各个部门获得的直接和间接收益。以下为财务和会计领域的收益示例。你也需要类似表格来确定企业各个部门的收益情况。
表 7：财务和会计领域的 ERP 收益示例
汇总所有 ERP 收益
考虑所有优化领域，并将各个部门的五年收益总值相加，从而确定总收益。
另外，如果表 6：ERP 成本汇总中的“5 年总差额”为正数，那么显然旧系统的维护成本高于更换成本。节约的成本金额为直接收益金额，应添加到下表第 6 行。如果“5 年总差额”为负数（新系统成本高于旧系统），则在第 6 行中输入零 (0)。
表 8：ERP 收益汇总
3. 计算 ERP 投资回报率
此阶段不需要电子表格。
此时，你已获得所需的全部信息，可以使用以下公式计算 ERP 投资回报率：
ROI =（收益 – 投资）/投资
信息来源说明：
- “投资”是指“新系统五年总成本”，即表 6：ERP 成本汇总中的总计值
- “收益”是指表 8：ERP 收益汇总中的“项目 ERP 总收益”
大多数情况下，收益将大于投资，此时投资回报率会大于 1。
例如，如果五年收益为 2,000,000 美元，五年投资为 575,000 美元，则比率为（2,000,000 美元 - 575,000 美元）/575,000 美元 = 2.479，四舍五入为 2.5。
将该比率乘以 100，得出升级 ERP 系统所产生的投资回报率。在上面这个示例中，2.5 的比率表示投资回报率为 250%。
后续步骤
如果收益和投资回报率合理，接下来可以根据企业的计划和预算流程开展下一步工作。由于软件会同时影响运营预算和资本预算，因此可能需要让更多利益相关方参与进来。
- 与支持项目的高管和负责估算工作的团队成员进行沟通。
- 提供销量、成本等证明性材料。
- 按年份对具体的销量和成本进行预测。
- 为总体拥有成本、投资回收期和其他计算内容准备财务分析数据。