面向全球员工的 HR 合规管理和风险管理
现代工作环境是什么样的？是办公室隔间还是餐桌？员工的工作地点是在同一座城市，还是在不同的地区甚至国家？随着混合办公和远程办公模式的兴起，雇主必须以富有创新性的方式保障员工的福利和安全，并确保员工的私人住宅达到相应的安全标准。
企业面临的法律风险也进一步加剧。据《福布斯》报道，2021 年，职场集体诉讼案件数量达到了历史新高，这让“……企业法律顾问和高管夜不能寐。”再加上全世界越来越关注职场歧视、性别平等和薪酬公平问题，企业的表现被放到了“显微镜”下。
上至董事会，下至工厂车间，全球各地的企业都寄希望于 HR 团队来帮助他们满足社会期望和合规要求。所幸，HR 合规管理和风险管理措施的核心就是为了保护员工，让员工在安全的环境中快乐地投入工作，确保其受到尊重，并得到应有的奖励和表彰。因此，如果智能 HR 解决方案和技术能够确保 HR 合规性，并助力打造更安全、更充实的员工体验，那么对企业来说，这将是一个双赢的局面。
什么是 HR 合规？
HR 合规旨在确保和验证企业始终严格遵守一系列复杂的准则来管理劳动力，无论员工身在何处或担任什么职位。
任何地区或行业的企业都必须了解三种典型的 HR 合规类型。
- 法律合规
大多数情况下，合规法律是由国家治理机构制定并实施的。政府法律往往瞄准更广泛的社会问题，如最低工作年龄、职场歧视以及最低工资。在适当的情况下，法律合规还必须纳入国际劳动法，以及国家的州级或省级地方性法律。在某些情况下，国际法或地区法律可能与一国的联邦法律不同。HR 团队有责任了解哪部法律效力最高，并随时掌握这些法律的最新变化。法律合规问题的风险很高。违规行为有时可能会导致刑事诉讼和企业声誉受损。 - 法规合规
法规合规规则由地区或国家的特定监管机构（通常是公共监管机构）制定。例如，英国的健康与安全执行局 (Health and Safety Executive in the UK) 制定了很多硬性的工作场所安全指令。其他类似的官方机构可能会针对特定岗位的硬性培训制定相关准则，或针对特定的行业制定其他指南。更进一步的法规可能来自工会等独立机构，或来自 GDPR 等技术治理条例，该条例明确了员工的数据权利和数据使用规范。 - 合同合规
合同合规规定通常融合了企业特定的规则和指导方针，以及具有合同约束力的法律法规合规规则。例如，如果国家劳动法规定工作日的工作时间不得超过特定小时数，那么企业的员工合同必须包含这方面的条款，而员工也必须接受这些条款。基本上，企业可以在合同中写入任何条款，只要遵守其运营所在地的所有法律法规要求即可。
HR 合规的关键问题
当今企业面临的合规环境正快速变化和发展。HR 部门不仅要擅于管理总体业务目标，还要能管理职场人际关系，并及时处理各种日常问题。
- 网络安全和数据保护。远程办公带来了独特的隐私和安全风险。企业必须提供良好的工作环境，在保护员工隐私的同时保障业务安全。另外，新的物联网和云网络技术能够让员工与设备和资产实现互联，但前提是员工必须参加非常专业的培训，并且了解安全协议。
- 工作场所安全。新冠疫情爆发后，全球大部分员工几乎一夜之间开始在家办公，本来需要几年时间才能完成的政策和合规性变更，不得不在几天内实施。这直接导致 HR 主管拿不准很多问题的参数，比如居家办公工作区标准，以及如何处理居家办公员工的补贴要求。
- 员工分类。过去，HR 团队不会雇佣合同工和零工，而是将这个任务交给最熟悉具体需求的各部门负责人。然而，面对日益复杂的大环境和不断增加的职场诉讼案，企业越来越依赖 HR 团队来确保公平且合规地对合同工进行分类和管理。合同工分类错误对企业造成的影响越来越严重，不仅在美国，在欧盟和其他地区也是如此。
- 分散的劳动力。随着远程办公和混合办公模式的盛行，员工纷纷离开总部辖区办公。因此，HR 团队需要努力应对不同地区在医疗、薪酬公平、退休和其他司法管辖就业标准方面的差异。这也使得硬性培训以及其他入职和职业发展活动实施起来更加困难。以前，这些活动需要员工亲自到场参加。
- 薪酬公平、多元化和员工权益：“大辞职”是指后疫情时代，员工的态度和生活重心发生了巨大变化，导致全球许多地区的劳动力市场出现前所未有的动荡。过去，员工基本上处于“买方市场”。而现在，他们对众多就业和社会问题的认知和敏感度提高了很多。这意味着，许多全球最大的雇主必须重新审视他们现有的政策，无论是出于自愿，还是迫于压力，亦或是考虑到政治、法律以及法规和协议方面的变化。
数据流程自动化
借助灵活的 HR 云软件，只需三步，即可在统一的全球平台上自动执行数据管理任务和服务，从而简化 HR 数据合规性任务。
1. 提供数据
为了确保遵守相关法规，企业必须将数据提供给各个监管机构，比如提交性别薪酬差距报告或 CEO 性别构成报告
2. 分析数据
企业必须分析多样化的数据集，确保所有业务区域都遵守法律法规，例如最低工资、硬性培训或福利和养老金法规。
3. 保护数据
企业必须保护员工数据，防止安全漏洞和数据处理不当。安全措施和协议正在不断发展和进步，GDPR 等监管法律也需要企业积极实施和频繁更新。
违规成本与合规收益
近 20 年来，赛法思 (Seyfarth) 律师事务所一直在追踪全球与工作场所相关的集体诉讼案件，其发布的年度职场集体诉讼报告总结了这一领域的趋势和变化。报告指出，2021 年，职场集体诉讼案件的数量和所涉金额都达到历史最高。2020 年诞生了史上最贵的三起职场诉讼案，起因都是高管行为不当或职场骚扰，案件所涉的巨额赔偿给企业造成了重大损失。这几起案件在职场诉讼方面具有里程碑式的意义。
最常见的诉讼和调解案件仍然是围绕薪酬公平和员工分类问题，包括小时工与受薪员工，以及加班等问题。在过去几年里，各类职场歧视引发的索赔案例激增，包括越来越复杂的性别相关问题。任何职场诉讼都会对相关各方造成损害。其中，职场歧视或不公案件往往会严重损害企业的声誉，造成难以挽回的局面。
个别 HR 团队可能会因合规环境的变化而有些不知所措，但实际上，全球工作场所当中的趋势和态度都在发生变化，我们要一起面对。乐观地说，企业面临着前所未有的机遇，可以借助智能技术和强大的工具，在 HR 合规方面保持领先，规避风险。更重要的是，他们可以确保员工安全，更好地关心员工，让员工能够继续推动业务创新和发展。
智能技术如何缓解 HR 风险
- 集成整个企业范围内的相关数据。借助集中式智能 HR 技术，尤其是当其与现代 ERP 系统相集成时，员工能够访问准确的实时报告，无论其来自哪个部门或在哪里办公。无论是确认 IT 合规性问题，还是确定谁需要进行工厂安全培训，HR 团队都需要采用可定制的设备友好型工具，及时访问相关的部门数据集，消除盲区。
- 实时自动更新合规流程。要保持合规性，雇主必须及时掌握员工状态变化，以及法律、法规和合同规则条例的变化和修订。现代 HR 技术能够助力企业：
- 在全球业务范围内自动查找、通知和实施任何新的或变更的法规条例
- 在全球业务范围内，使用本地化框架，并与了解国家/地区特定法规的区域软件产品专家联系
- 自动发现并通知雇主关于员工状态的任何变化
- 维护关于员工必修培训和认证的日历和完成记录
提供自动化的合规培训，提高合规性并降低法律风险
- 保护员工隐私。数据使用情况和员工的数据保护权利因地区而异，因此合规性问题可能非常复杂。而且，优秀企业都知道保障员工安全和建立信任文化的重要性。借助卓越的 HR 管理系统，企业可以保护员工数据，利用完整的数据隐私、透明度、最新标准的合规性以及审计控制，建立信任和信心。
- 在全球范围内实现薪资核算标准化和自动化。这确保了企业各运营区域的法律、法规和合规标准都能自动更新并实现标准化。企业可以借助全球端到端薪资核算和审计控制系统，降低风险和运营成本。薪资核算系统通过统一的系统与财务系统相连。这样一来，企业就可以减少运行缓慢且易出错的手动薪资数据输入和共享步骤，获得更可靠、更准确的薪资和福利信息。
- 全球员工享受一致的 HR 体验。规范员工体验，让员工无论在哪里工作都能感受到支持，这是互联的 HR 解决方案留住员工、关爱员工、提升员工满意度，以及降低违规风险的重要方式。
实现 HR 全球合规的后续行动
毫无疑问，智能技术的采用有助于降低违规风险，确保企业始终营造良好的工作环境。当然，我们都知道 HR 中 “H” 的含义，最重要的是，HR 实践的本质仍然是基于人员关系、沟通和互动。要想革新劳动力管理，企业首先要制定高效的变更管理策略，并将其清晰地传达给员工，这一点非常重要。具体来说，第一步就是要打破人员和系统层面的孤岛状态，并与各个运营领域的团队领导密切沟通，发现风险最高的领域，并识别振奋人心的机会，推动长短期的改进和增长。
当你准备好开启 HR 转型之旅，你选择的 HR 云解决方案不仅要易于使用，而且要能够全面集成到企业的各个领域，包括不同的工作地点、员工类别或部门。
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