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一位在家办公的女士正在参加视频会议

什么是混合办公模式?混合办公模式如何运作?

混合办公模式融合了办公室办公与远程办公两种形式,能为员工提供更多的灵活性和支持。在混合工作环境下,员工一般享有更多自主权,也能更好地平衡工作与生活,因此敬业度更高。通过组建一支更高效、更健康、更稳定的员工队伍,企业将受益匪浅。

 

可是,混合办公模式并不是一个放之四海皆准的公式或灵丹妙药,无法解决所有职场挑战。如今,企业必须以战略方式实施混合办公模式,利用现代人力资源技术实现互联,加强协作,并提高员工敬业度。

目前有 42% 的远程办公人员表示,如果当前任职的企业无法长期提供远程办公选项,他们会另寻他路,跳槽到支持远程办公的企业。

 美国员工满意度调查  

什么是混合办公模式?

混合办公模式将远程办公与现场办公相结合,允许部分或全部员工灵活选择工作地点和工作时间。企业可以按天、按团队或根据需要分配员工在办公室办公的时间。Gartner 表示,“工作时间和地点的选择将主要考虑能否充分提高员工的工作效率和敬业度。”

维恩图:展示了远程办公、混合办公和现场办公之间的关系

并非所有工作环境或行业都适宜采用混合办公模式,这种模式最适合使用电脑办公且无需现场作业的员工。麦肯锡 (McKinsey) 在近期的一份报告中探讨了不影响生产力的远程办公模式。该报告显示,“在发达经济体中,约 20% 到 25% 的员工一周可以在家工作三到五天。这意味着远程办公的比例比疫情爆发之前高出了四到五倍。”

 

混合办公模式并非临时模式或权宜之计,而是未来的工作模式,一种适应未来发展的灵活且充满韧性的工作环境。

为什么混合办公模式正在成为新常态

早在疫情爆发之前,企业就已经在向远程办公和混合办公模式转变。就跟很多事情一样,新冠疫情加速了这一转变。企业必须快速应对各种挑战,比如提供合适的工具,在分散的团队环境下管理员工的工作效率和士气等等。然而,几个月后,企业发现他们已经无法回到过去,因为员工更青睐这种更加灵活的全新工作方式。

 

即使现在一部分员工已经重返办公室办公,至少有一段时间是如此,企业也可以汲取教训,总结员工远程办公的经验,最终设计出一种契合自身需求的混合办公模式。

 

 

借助现代人力资源技术,企业能够收集、管理和分析位于任意地点的所有团队的数据,更轻松地过渡至混合工作模式。技术能够支持员工的入职、技能提升和培养。通过有效利用技术,企业能为员工提供他们在整个服务周期中所需的一切,比如协作工具、云技术等等。

 

理想情况下,企业应该进入这样一种新常态:在包容的混合办公模式下,无论是远程员工,还是现场员工,都能富有成效地投入到工作中,融入企业并获得归属感。

混合工作环境的优势

混合办公模式坚持以人为本的员工体验,利用不断发展的人力资源技术,提高灵活性、敏捷性和生产力。Gartner 报告称,“通常,企业员工每周在办公室工作 40 个小时,其中只有 36% 的员工能够产出高绩效。如果企业改变这种工作环境,赋予员工极大的灵活性,支持员工自行选择工作地点、工作时间和工作量,高绩效员工的占比则上涨至 55%。”

 

  1. 提高员工的工作效率:多重因素助力提高工作效率:在选择工作时间和地点时,员工拥有更多自主权;与办公室办公相比,员工在家办公时面临的干扰因素更少;员工能够节省通勤时间,做其他事情;在需要面对面协作时,员工依然能够重返办公室办公。
  2. 降低间接成本:企业正在研究不动产战略和机会,力图缩小办公空间或将办公室搬至小城市,所有这些举措都可以降低间接成本。混合办公的员工往往更加敬业,员工流动率和成本也随之降低。
  3. 优化员工体验,更好地平衡工作与生活:通过赋予员工更多的灵活性与自主权,企业能够提高员工的工作满意度和幸福感,进而提升工作绩效和员工的整体幸福感。整体关注工作与生活的平衡有助于企业构建成功的混合工作模式。
  4. 提高安全性,保持社交距离:鉴于新冠病毒变异的威胁挥之不去,混合办公模式支持企业优化办公空间设计,注重安全和消毒措施。通过合理安排在办公室办公的人员和时间,企业能够在办公空间保持社交距离,加强清洁。此外,这种方式还能降低流调难度。

 

另外,技术还能帮助降低疫情相关的健康风险。比如,《福布斯》报告显示,“物联网 (IoT) 传感器可以计算进入大楼的人数,限制容纳人数。这些传感器还可以根据使用频率,识别需要消毒的办公桌。人工智能 (AI) 技术可以分析这些数据,确定一个适当的空间面积,最大限度提高员工的安全性。此外,人工智能还能分析建筑楼层平面图,落实自动保持社交距离的政策,减少接触点。”

混合工作团队管理面临的挑战

在成功实施混合办公模式的过程中,每家企业都将面临各种各样的挑战。目前,混合团队负责人面临的常见挑战包括:

  • 构建合适的混合工作模式:因为可以借鉴的成熟混合办公模式极少,所以每家企业都必须根据自己的需求,设计并构建适合自己的模式。此外,这种方法可能还需要迭代,因为只有通过反复尝试并验证不同的组合与技术,企业才能找到适合自身独特情况和文化的模式。
  • 安全风险升高:随着企业转向混合办公模式,安全风险与问题将继续存在。因员工在家使用自有网络办公,并可能使用自有设备,HR 部门与 IT 部门需要重视最终用户的培训与安全。
  • 高效管理员工:在混合办公模式下,管理者必须谨慎行事,确保现场员工与远程员工获得同样的机会和关注,包括基于工作成果而非工作流程进行评估。确保远程办公人员不会感觉被孤立或忽视,确保他们与办公室办公人员一样被寄予相同的期望和遵守相同的问责制,这两点至关重要。
  • 员工孤立和脱节:HR 团队不仅要支持员工随时随地开展工作,还应该给予员工归属感。他们必须提供线上交流机会和其他机会,方便员工在线上进行互动和联系,这一点对于设计健康的混合办公模式至关重要。同样,他们需要运用技术掌握员工的工作满意度,并根据需要采取纠正措施。
  • 实现无缝互联:为避免不一致、孤岛和知识流失,企业必须建立无缝的连接,支持混合办公团队高效快速地交流。维持充满活力的企业文化是混合办公模式的一个重要目标。

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关于混合办公模式的卓越实践

2020 年,传统工作模式向远程工作模式的转变非常突然,但也势在必行。幸运的是,如今企业能够有意识地选择工作方式。据《福布斯》杂志报道,“混合办公模式能够尽可能地提高工作效率,同时不占用员工太多私人时间,不让员工做出太多牺牲,并保证员工能够控制每天的工作流程。”

以下卓越实践可以帮助企业构建有效的混合办公模式:

  1. 及早获得员工的支持
    • 及早并经常进行开诚布公的沟通
    • 阐明所选模式的价值
    • 支持管理者解答团队提出的问题
  2. 投资合适的工具、技术和设备
    • 提供支持移动端且兼容各类设备的效率工具和沟通工具
    • 提供大型显示器、支持性办公椅和站立式办公桌等设备,营造安全健康的居家办公环境
  3. 重视员工体验,维护积极向上的互动型企业文化
    • 借助倾听工具和演示活动,获取员工反馈
  4. 持续展开团队核查谈话,召开职业发展会议
    • 利用支持视频会议的技术
  5. 为员工和管理者提供继续教育机会
    • 在整个企业内宣传学习和发展机会
    • 以多种形式提供丰富的学习内容,满足多样化需求
  6. 追踪目标和绩效指标

向混合办公模式转型

在未来的工作环境中,员工不论身处何地,都将无缝地融入混合工作团队。而要实现这一目标,企业应该从制定有效的沟通和计划战略入手,打破孤岛,营造互联的工作环境。

 

SAP SuccessFactors [HR 云] 报告《2021 年影响人力资源的八大趋势》显示,“若想取得成功,企业需要更紧密地集成人力资源技术与办公效率软件。”

 

HR 负责人需要采用一系列复杂的智能工具来支持员工的招聘、入职和互动,另外还需要采用适当的系统和工具,提高远程团队的生产力、效率和韧性。混合办公模式采用基于云的服务、更强大的安全基础架构和增强型协作工具,能够更好地满足员工的期望,增加企业利润。

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