供应商管理系统 — 从 VMS 到供应商管理
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供应商 – 他们是谁？
用一个词说什么？术语“供应商”对不同的人员和企业来说可能具有不同的含义，具体取决于具体情况。
在供应商管理和供应商管理系统方面，主要有两类“供应商”，因此支持相关业务流程的两种软件。供应商可以是：
- 商品和服务供应商
- 由供应商管理软件提供支持
- 临时工、合同雇用机构和服务提供商
- 受 VMS 或供应商管理系统支持
下面，我们来详细了解一下这些类型的供应商及其支持的软件系统。
1. 商品和服务供应商
这些类型的供应商是采购公司（“买方”）日常运营和履行任务所需的供应商或商品与服务提供商。例如，公司可能需要钢制成自行车，或制造汽车的部件。
在此场景中，术语“供应商”有时与供应商互换使用。某些类型的公司更倾向于使用一个术语。无论他们叫什么，许多企业都在全球范围内与数千家供应商合作，将供应链联系在一起。
这使得公司难以了解供应商所需的一切信息，并难以监控其绩效。更难了解其厂商合作的厂商，以及他们合作的厂商等等。
此外，随着企业扩展全球运营并与全球供应商合作，供应商数据通常保存在本地、电子表格或单个硬盘上。它很快成为了一个过时的手动供应商信息管理系统。
缺乏对供应商信息和供应商绩效的了解，会增加公司的供应风险，并阻碍公司在发生严峻情况时快速采取行动的能力，如自然灾害、产品召回或道德违规。这也使得员工很难知道他们应该从哪些供应商处进行采购。
为了解决这些业务难题，公司依赖于供应商关系或供应商关系管理软件。
什么是厂商或供应商管理？
厂商管理是启动和发展与经营业务所需的商品和服务供应商的关系的多阶段流程。
从采购商的角度来看，供应商关系管理的主要阶段包括：
- 供应商或供应商选择：使用最新的风险状况，并根据类别、地点和业务单位进行资审和细分
- 风险评估： 根据供应商参与的性质，开展风险尽职调查
- 合同谈判：制定条款和风险 KPI
- 入职：了解风险评估和审计状态
- 管理绩效和监控/降低风险：利用基于矩阵的单一供应商视图和由数据驱动的事件模型
通过将供应商管理与采购流程和供应商网络相集成，降低风险并制定更快、更明智的决策。
供应商管理的优势
供应商管理最佳实践要求实施与采购流程集成的基于云的供应商管理软件。最佳的供应商管理软件可以：
- 支持供应商使用简单的工具自行管理公司信息，确保供应商主数据最新
- 通过自动化供应商启用和资审流程并将其与其他采购流程集成，缩短周期时间
- 启用供应商管理框架，提高首选供应商的支出
- 通过快速制定明智的决策，防止供应中断，整合实时信息，优化供应商风险管理
- 增强信心，确保选定的供应商能够持续交付优质商品和服务
2.临时工、合同雇用机构和服务提供商
在“供应商管理系统”（简称 VMS）领域，术语“供应商”有点误导，但它是指临时工或合同雇用机构，他们提供基于人员的服务和人才，而这些服务和人才是公司外部劳动力的一部分。
随着全球员工日益复杂和多渠道，企业必须清楚地了解他们的工作地点、原因、时间和费率。
通过回答这些问题，采购和人力资源主管能够更好地实现业务目标并获得竞争优势。正因为如此，VMS 就成为了一个宝贵的工具，因为它能够敏锐地查看外部员工。
什么是 VMS？
VMS 或供应商管理系统是一个基于云的软件平台，可解决许多全球企业的共同问题，即如何寻找、聘用和管理其外部劳动力，包括合同工或临时工和服务提供商。
为什么 VMS 很重要？
最近的研究报告显示，1/2 的高管计划增加对外部劳动力的使用，这使得如今的 VMS 比以往任何时候都更必要。
全球化程度提高、市场竞争日益激烈以及需要填补专门职位只是企业越来越依赖外部劳动力（承包商、临时员工和季节性员工，以及根据工作说明书 (SOW) 管理的服务公司）来扩大和补充其整体人才基础的几个原因。
借助当今数字化、远程和全球化的人才，供应商管理系统的优势显而易见：企业可以在全球范围内招聘具有灵活性和敏捷性的个人和服务、保护需求型人才、扩大或缩小规模、加快价值实现速度，最终赢得更敏捷的竞争。
但是，找到并管理合适的劳动力组合可能具有挑战性。企业需要考虑财务、法律、合规性、安全性和成本方面的影响，尤其是在采用灵活的地理分布型劳动力时。在内部自行管理扩展员工而不使用 VMS 的公司会发现自己面临行政和管理方面的挑战。工人和劳动承包商可能遍布各个国家或大陆，其合规和劳动法不一，或者分布在公司部门，内部流程和技术各不相同。人才招聘、招聘和入职/离职流程涉及许多相关方和地域，导致沟通不当、效率低下、流程不跟踪以及可视性差强人意。
强大的 VMS 的主要功能
并非市场中的所有供应商管理解决方案都相同。每个企业都需要寻找稳健 VMS 的功能和价值主张。
以下是顶级供应商管理系统的六大重要质量：
- 整体劳动力可视性
借助供应商管理软件，企业可以采用更有条理、更系统的方法管理灵活的员工队伍。VMS 使组织能够轻松实现整体劳动力可视性、最大限度地节省成本、提高员工素质和效率以及确保合规性。 - 综合报告
借助供应商管理软件，用户可以生成由数据驱动的综合报表，然后将评估结果与整个行业进行比较，从而准确地评估时间、成本、合规性、质量和数量。 - 高效的流程与合规性
组织可以利用 VMS 在整个组织（包括不同的部门、地理位置、品牌或部门）中实施一致的程序，即使这些程序相互独立管理。这不仅有助于提高组织效率，而且还有助于确保遵守地方政府和内部政策。 - 申请人跟踪
VMS 具有强大的申请人跟踪功能，可帮助组织获得最佳人才和服务，同时创建更高效的招聘流程。从请求资源到员工入职的时间，应用程序会采取自动操作来消除繁琐的管理任务。招聘经理可以从任何地方访问并即时批准或拒绝项目，使相应的工作流能够及时进行。 - 数据分析
供应商管理软件的数据分析功能有助于在整个企业范围内制定更明智的决策。VMS 支持直接访问组织的完整临时员工计划，以评估成功情况，进行必要的调整，并持续取得积极成果。
除了这些主要功能外，VMS 还有许多优良的优势，让企业能够从成本节约、合规性，到更好的入职和流程改进等方面获得竞争优势。