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一位女士在笔记本电脑上办公

什么是 ATS?

招聘管理系统 (ATS) 是一款人力资源软件应用,可以帮助企业打造数字化的招聘和聘用任务管理流程。该系统作为存储职位和求职者信息的中央数据库,可用于管理职位需求、招聘信息和职位申请,并对求职者进行筛选。

 

ATS 支持常见操作,如创建职位描述、将职位发布到招聘网站和职位公告板、扫描简历、安排面试、收集反馈、执行背景调查以及生成带电子签名的录用通知书。

 

该系统还可以管理求职者体验,包括搜索职位、在线申请、查看申请状态,以及向申请人发送通知。

ATS 的工作原理

招聘管理系统的功能

ATS 是职位申请人的数据库,可自动运行并管理与招聘流程相关的工作流。借助 ATS,招聘经理和招聘人员不必尽数阅读收到的全部简历,因而可以将精力集中在合格的申请人身上。

 

通过将业务规则编程到 ATS 中,企业能够确保遵循聘用流程的卓越实践,同时保证申请人提交的个人数据安全。

了解招聘人员和招聘经理如何利用 ATS 快速识别和聘用优秀候选人。

招聘管理系统面向哪些用户?

各种规模和行业的企业都可以使用招聘管理系统来组织、搜索和联系职位申请人,并管理职位申请流程。过去,由于相关成本和基础架构要求高,只有财富 500 强的大企业才使用招聘管理系统。如今,成长型企业也可以使用成本较低的云端软件即服务 (SaaS) 产品。

 

各行各业的很多客户都成功实施了 ATS,以下是其中两个案例:

 

Tower Health 公司:医疗保健服务提供商 Tower Health 公司利用简化的职位描述来优化患者护理服务。阅读客户案例

 

丝芙兰 (Sephora) 公司:法国丝芙兰是一家跨国零售商,主营个人护理和美容产品。公司采用高效的移动招聘工作流,每年招聘 15,000 名员工。

为什么 ATS 很重要?

ATS 可以加速招聘流程。通过从离线的纸质流程转变为自动化的数字流程,可以简化招聘和聘用任务,节省时间,并确保遵循公平合适的原则和聘用流程的卓越实践。

 

下面列举了 ATS 为企业带来的一些好处:

  • 增加申请人数量:ATS 可以为求职者搜索职位和在线申请提供便利,从而增加总申请量。
  • 缩短招聘周期招聘人员可以快速搜索整个申请人渠道,选择感兴趣的候选人,并将时间投入到更高价值的工作中,如筛选面试、联系推荐人和录用通知等。
  • 加强与利益相关方的协作在面试阶段,招聘经理可以在 ATS 中审核候选人并提供反馈意见。系统还支持配置业务规则,自动推进候选人完成筛选阶段和聘用阶段。

招聘管理系统的发展历程

在互联网出现之前,企业一般在分类报纸和行业出版物中发布空缺职位。整个流程是纸质的,因此既耗时又难以管理。职位申请人无法轻松确定申请的状态。招聘人员和招聘经理面对大量纸质申请,无法确定最符合要求的申请人。

 

随着数字技术和网络技术的发展,申请职位变得更加容易。全球招聘网站为世界各地的人们提供了工作机会。突然之间,招聘成了一项非常繁重的工作。

 

第一代招聘管理系统于 20 世纪 90 年代末开发,采用本地部署模式。这些系统侧重于处理和存储收到的大量简历,同时确保招聘流程的合规性和一致性。但招聘人员和招聘经理还是不堪承受如此巨量的申请,因此这些系统很快进行了升级,增加了预筛选、简历扫描、解析、自动通知和分析等功能。

 

如今,招聘管理系统主要部署在云端,并作为软件即服务 (SaaS) 解决方案提供。基于云的 ATS 为企业节省了高昂的实施成本,摆脱了低效的流程,还减少了对 IT 部门的依赖。

 

当前的 ATS 技术能够满足现代招聘需求,其中包括:

  • 虚拟招聘:支持远程办公和招聘工作,如招聘网站、候选人沟通、录用通知和面试。
  • 大规模招聘:为医疗保健、杂货零售、电子商务和科技等特定行业快速吸引、筛选和聘用大量求职者。
  • 海量求职申请:为特定空缺职位筛选海量申请。
  • 内部招聘:从员工中发掘人才,鼓励内部晋升。
  • 多元与包容:确保符合企业聘用计划和无偏见的招聘实践。

从发布空缺职位到发送录用通知书,ATS 可以为整个招聘流程提供支持。由于招聘数据属于个人数据,招聘管理系统还能帮助企业遵守 GDPR 等数据保护法规。

ATS 用例

招聘人员是 ATS 最活跃的用户。他们每天使用该系统来管理职位需求、发布空缺职位、审核申请人,并管理候选人在招聘和聘用阶段的进度。

 

招聘经理使用 ATS 参与招聘流程。通过该系统,他们可以直接访问当前的职位需求,查看职位描述、申请人、简历以及每位候选人的状态。ATS 生成的信息可用于准备和进行面试,并在面试结束后存储定量反馈和定性反馈。

 

求职者可以使用 ATS 来搜索和申请职位、查看申请状态并接受录用通知。

现代 ATS 中还提供有关新职位匹配结果的后续消息。

考虑 ATS 时的注意事项

招聘管理系统可作为独立解决方案提供,也可作为端到端招聘软件平台的一部分,此类平台还包括候选人关系管理 (CRM) 功能。

 

CRM 软件通常与 ATS 并行使用。但与 ATS 不同的是,这些系统主要用于吸引人才,以及与已转变为候选人身份的申请人建立关系。候选人关系管理系统侧重于与候选人互动,打造愉悦的整体招聘体验。

 

一些企业倾向于使用简单的独立 ATS 应用来管理候选人数据。但是,这种选择有一定的局限性。这些系统虽然足以管理主动候选人,却无法提供相应的功能来吸引和培养被动型人才。

 

兼具 ATS 和 CRM 功能的招聘软件,可以极大提高从申请人到候选人的整个招聘流程的灵活性和效率。二者相结合的优势包括:

  • 访问高级招聘网站
  • 量身定制的登录页面
  • 电子邮件营销活动
  • 更庞大的人才库
  • 提高入围候选人的兴趣和参与度
  • 缩短招聘周期
  • 加强与内部利益相关方的协作

端到端的招聘解决方案有助于降低成本,简化复杂的多系统并行管理。

 

此外,还要考虑以下因素:

  • 可扩展性:企业的招聘需求将不断变化,因此软件必须灵活、可扩展。
  • 集成性:须提前确定该技术将如何与其他招聘软件以及整个人力资源技术基础架构相集成。这些集成应有助于消除手动数据流程,并能将招聘数据与员工数据相结合。
  • 用户需求:要考虑到所有用户(包括申请人、招聘人员、招聘经理)的需求,并确保 ATS 能够为每一个用户提供高效、愉悦的体验。

包括 ATS 和 CRM 的端到端招聘平台具备哪些功能?

以下简要介绍了综合招聘解决方案的组合特性和功能:

 

发布职位

  • 创建职位描述,突出优先考虑的能力。
  • 使用自动扫描来识别性别偏见和薪资基准。
  • 创建面向求职者的雇主品牌网站。
  • 在招聘网站和职位公告板上创建和管理招聘信息。
  • 根据职位需求使用可配置的申请(移动申请、快速申请、多阶段申请)。

审核申请人

  • 使用统一的数据库搜索外部和内部申请。
  • 为每则招聘信息配置预申请筛选问题。
  • 自动存储和分析简历数据,包括解析数据。
  • 为每个角色提供个性化的自动通知和警报。
  • 为第三方机构提供安全访问。
  • 在整个招聘流程中生成实时报告和分析。

面试候选人

  • 安排面试并跟踪进度。
  • 收集反馈并自动整合候选人评级。
  • 提供对候选人门户的安全访问,获取最新信息和状态。

招聘与入职

  • 访问已预填数据的品牌模板和表单。
  • 生成并发送具有电子签名功能的录用通知书,加快周转速度。
  • 自动运行入职流程。

企业实施 ATS 的时机

如果企业发展迅速,并制定了与总体业务战略相对应的长远招聘目标,就应该考虑实施 ATS。其他需求可能包括:关注某些高需求的专业技能或角色、支持大规模招聘工作或解决人力资源工作中的效率低下问题。在这些情况下,集中式数据模型和自动化工作流可以帮助节省时间和资金。这些低效率的情况可能包括:

  • 使用电子表格来跟踪招聘工作。
  • 相同的招聘信息必须手动提交到多个职位公告板。
  • 需要花费时间来审核大量不符合职位要求的申请。
  • 很难获得招聘团队的反馈和决策。
  • 内部资源无法用于构建、维护或改进现有招聘网站。
  • 招聘流程的价值难以衡量,缺乏统一的标准。

在什么情况下需升级 ATS?

许多企业选择从现有的 ATS 升级到端到端招聘软件平台,包括 CRM 中的候选人互动功能。

 

过时的 ATS 可能会导致人力资源工作效率低下,包括:

  • 每个空缺职位都会收到相同的职位申请。
  • 招聘流程中出现较高的流失率。
  • 难以开展候选人的培养和互动工作,效果也不明显。
  • 无法确定是否存在无意识的偏见。
  • 特定的招聘策略(如大规模招聘、内部晋升和虚拟招聘)难以实施或完全无法实施。

招聘管理系统为人力资源部门提供了一个现代化的安全平台,帮助他们吸引、识别、联络和聘用优秀候选人。尤其是集成到端到端招聘解决方案以后,ATS 可以更好地发挥效用。ATS 淘汰了耗时的手动流程,因此招聘工作能够与企业的预期增长完美同步。

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