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两名员工在数字面板上查看财务数据

什么是财务管理系统 (FMS)?

目前最早的会计记录是在古美索不达米亚废墟中发现的,距今已有 7000 多年,比车轮的发明还要早 3000 多年。由此可见,贸易和商业在人类社会发展过程中具有重要的历史和文化意义。但直到 15 世纪末,人类才进入近代会计阶段。在意大利数学家 Luca Pacioli 的推广下,复式记账法逐渐普及。借助复式记账法,企业可以同时查看当前(借项)和未来(贷项)的财务情况,财务管理系统的雏形初现。当然,现代财务管理系统与 Luca Pacioli 推广的复式记账法已有天壤之别。

财务管理系统的定义

财务管理系统是指管理企业收入、支出及资产的软件和流程。除了支持日常财务运营之外,财务管理系统还能帮助企业实现利润显著提升,确保企业长期可持续发展。财务管理系统可以帮助财务团队:

  • 简化开票和收款流程
  • 优化每日、每月及每年的现金流
  • 维护审计跟踪记录,确保遵守会计法规
  • 实现财务流程自动化,减少会计错误
  • 完善预测、预算和计划流程
  • 加快财务结算和财务报告工作
  • 其他

财务管理软件通常是企业 ERP 系统的一部分。ERP 系统的功能范围更广,能够整合财务和运营数据,帮助团队全面了解企业的运营情况。如今,越来越多的首席财务官选择基于云的 ERP 系统和财务管理系统,因为这些系统可以快速扩展,满足业务增长需求,并支持不同的地区、语言、货币和法规。另外,企业有时可能还需要其他功能,例如更强大的分析工具或定制工具。这种情况下,企业可以将其集成到他们的云系统中。

截屏:企业如何利用财务管理系统监控和管理支出差异。

财务管理系统的基本组成部分

有效的财务管理系统可以为企业提供一套完整的会计软件,并建立统一的真实数据源。财务管理系统包含许多不同的工具,主要分为以下四类:

  • 一般会计和财务结算:这类工具用于支持基本的记账任务,例如总账、应付账款 (AP)、应收账款 (AR) 和薪资。借助这类工具,财务团队可以生成报表,创建损益表、费用报表和资产负债表,快速轻松地完成结算。此外,税务管理功能还能帮助确保税务准确且合规。

财务管理系统显示应收账款状态。

  • 收入、现金和资金管理:借助收入会计核算工具,财务团队能够实现开票流程自动化,查看最新付款情况,并确保遵守收入确认相关法律法规,如 IFRS 15。借助现金和资金管理工具,财务团队可以预测现金流,提高流动性,主动规避风险。此外,该软件还与银行业务系统集成。这样,用户就可以实时了解银行余额,并简化账目核对流程。
  • 财务计划与分析:借助这套计划、预测、预算和分析工具,首席财务官及其团队能够提升企业的整体财务健康水平。FP&A 软件非常重要,可以帮助企业分析成本和盈利能力,提高绩效,预测和应对未来状况,同时为首席级高管提供快速、准确的决策支持。此外,FP&A 软件还能支持财务部门和其他部门紧密协作,进行多场景计划。
  • 治理、风险与合规管理:借助 GRC 工具,财务团队可以根据业务目标调整企业活动,识别并规避各类风险,同时确保遵守 GDPR、SOX 以及国际贸易协议等法律法规。通过同步企业治理、风险管理和合规管理方面的数据,企业能够提高业务运营效率,应对各种不确定性,确保诚信经营。

GRC 软件可以帮助企业监控和管理资本可用性及相关风险。

财务数字化转型与新兴技术

如今,在利用云技术增强分析机器人流程自动化 (RPA)、人工智能 (AI) 区块链等数字化技术优化财务流程方面,大多数企业仍处于早期阶段。然而,他们正处于巨大的变革浪潮中,面临着重重压力。一方面,企业越来越多地希望首席财务官及其团队为其提供快速的决策支持,另一方面,面对疫情带来的惨痛教训,企业领导者不得不加速实施财务转型,采用新技术。

 

原因显而易见:财务数字化转型能够带来诸多优势,包括即时的智能洞察、准确的预测建模以及高度敏捷的自动化流程,而所有这些对于企业应对变化、适应新常态必不可少。尤其是人工智能技术,更是财务转型的驱动力,它彻底革新了财务分析、自动化以及从财务结算到风险规避及合规管理的所有流程。

未来十年,人工智能将优化或变革财务领域的几乎所有活动。

Gartner

  • 财务管理云:除了可扩展、经济高效和能连接更多大数据源这些优势外,财务管理云还支持随时随地安全访问系统。在远程办公日益普及的环境下,这项功能显得尤为重要。此外,云也是采用人工智能、机器学习和区块链等新兴智能技术的途径和前提条件。
  • 高级财务分析:基于人工智能和机器学习的财务分析工具能够近乎实时地挖掘企业内外部的大量结构化和非结构化数据。借助此类分析工具,财务人员可以提高预测和计划的准确性,构建未来场景模型,了解潜在决策的财务影响,按需生成报告,并预测风险和机遇。最终,高级财务分析可以引导企业朝着正确的方向前进,确保企业长期可持续发展。
  • 财务自动化:90% 的企业财务总监很快将综合利用机器人流程自动化 (RPA) 和人工智能,全面实现财务流程自动化,包括财务报告、结算、税务准备以及薪资核算等。RPA 机器人不仅能自动执行重复性任务,让员工专注于高价值工作,还能提高工作效率,显著降低成本和减少错误,优化工作流,并协调人机协作团队的工作。
  • 区块链:在财务领域,区块链技术有助于提高透明度、效率和安全性。例如,财务团队可以使用区块链创建不可更改的单一分类账。这种分类账将始终保持最新,且无需对账。此外,基于区块链的智能合约会在满足预定条件时自动执行,因此可以用来自动执行和加速完成付款处理、法规遵从等活动。

#1

2020 年,部署高级财务分析工具是财务领导者的首要任务

80

%

的财务领导者已实施或计划实施机器人流程自动化技术

如今,卓越的财务管理云系统将高级分析、人工智能、机器学习和区块链等智能技术直接嵌入工具中,这有助于显著加快财务转型,加速实现价值,提高投资回报率。

借助 ERP 系统运行财务流程

利用人工智能和高级分析技术,优化财务功能。

财务管理常见问题

会计核算系统是财务管理系统的一部分。会计核算系统旨在满足企业总账的记账需求。会计核算应用直接为总账提供数据,包括应付账款、应收账款和薪资。财务管理系统则可以管理企业财务的方方面面,包括资金和现金管理、成本会计、战略计划、分析和财务预测、治理等。

ERP 是一套综合的业务管理软件,旨在为企业提供所需的各种功能。会计核算、报告和资金管理等财务应用是 ERP 套件的重要组成部分,也是优化财务流程管理的不二之选。

应收账款 (AR) 是指负责管理应收款项的职能部门。应收款项通常是指客户在购买产品和服务时赊欠的款项,以及以付款条件的形式向客户提供的信贷。应收账款部门的工作包括开票、管理收款,以及记录欠款、应收账款账龄和付款历史记录。

应付账款 (AP) 是指负责跟踪和管理赊欠供应商、转包商、贷款方和其他外部方的款项的职能部门。应付账款(债务)部门的工作通常始于采购发票确认,终于付款。应付账款部门需要跟踪欠款金额、债权人、账龄、付款以及现金需要量等信息。

收入管理的目的是增加企业收入。通过准确预测需求和消费者行为,优化产品、定价、促销和配售(分销),进而实现出色的财务绩效。

应收账款管理是应收账款流程的一部分,主要是指收款流程,具体工作包括与欠款客户进行沟通、采取各种措施确保客户付款。

对账是指核对两个或多个数据源或资源库中记录的数据,发现差异,找出错误,确保记录同步。例如,将总账条目与源凭证进行比较,或者将银行记录与收付款项进行比对。

一般来说,会计软件系统用于跟踪企业的资金流入和流出情况,通常是指一组跟踪财务活动的软件应用。会计软件系统的基本功能或软件模块包括总账、应付账款和应收账款管理。可选功能包括薪资核算、现金管理、信用和收款管理等。

财务计划与分析是一系列计划、预测、预算和分析活动,旨在提升企业的整体财务健康水平。借助 FP&A 工具,财务团队可以快速为首席级高管提供决策支持,构建详细的财务模型和预测模型,针对多个场景制定计划,发现和评估新的收入机会等。

现金流是指资金的流入和流出。销售产生的现金存入银行账户及其他流动性投资中,最后被用来支付物料款项、薪资、贷款和其他费用。现金流量表是三种基本财务报表(损益表、资产负债表和现金流量表)之一,可以跟踪会计核算期间企业现金的变化,包括期初余额、现金收入、支出、期末余额等数据。

现金管理是收集和管理现金流的过程。现金管理专注于银行和投资账户中的现有现金,主要任务是确定流入现金的用途,并明确现金的分配,包括分别将多少现金用于运营资本、投资、现金准备金等。

与现金管理类似,资金管理是指管理企业的资金,重点是运营资本,旨在维护资金流动性,充分利用资金优化企业绩效。

费用报告是一种跟踪和说明业务开支的报表。通常,在外出差的员工需要报告出差期间产生的所有费用,包括交通费、住宿费和餐费等。这些费用可以直接使用公司资金支付,也可以先由员工自己垫付,再找公司报销。

如果员工自己垫付了业务相关费用,他们可以向公司申报这些费用,由公司予以报销。通常,员工因开展销售、参加会议、安装和维护设备等公事出差产生的费用均可报销。此外,费用报销还适用于员工垫付费用购买项目急需耗材或消耗品的情况,前提是直接购买比使用常规采购渠道更快捷。

T&E 代表差旅和费用。因公出差的员工需要使用公司 T&E 报告(纸质或电子版)申报交通费、住宿费、餐费及其他费用。这些费用可以由公司直接支付(使用旅行社账户或公司信用卡),也可以先由员工垫付,再找公司报销。

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