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一位男士正在使用移动设备办公

什么是 HRMS?

人力资源管理系统 (HRMS) 可以帮助企业管理和自动运行核心 HR 流程,比如员工数据存储、福利管理、工时与考勤以及薪资核算流程。此外,HRMS 还提供招聘、入职、绩效管理、目标计划、学习和培训、薪酬管理以及继任计划等人才管理功能。

 

现代人力资源管理系统不仅能取代传统的劳动密集型电子表格和纸质流程,还能减少人为错误,并自动执行重复且耗时的手动流程。借助该系统,HR 团队成员将能够专注于价值更高、回报更高的工作。

HRMS 的发展历程

20 世纪 70 年代,大型企业实现了部分基础流程的数字化,尤其是在薪资核算、会计核算等数据量大且容易出错的职能领域,但这些早期的人力资源管理系统功能比较有限。到了 20 世纪 90 年代,随着大型计算机和互联网的兴起,企业能够对更多核心 HR 职能(如记录管理、福利管理和招聘工作流)实施数字化转型和自动化管理。

 

如今,随着智能技术和云连接的发展,HR 流程不再局限于事务数据。现代 HRMS 能收集和集成数据,根据基础架构、法律和合规性方面的区域差异来实时调整报告结构。 这些系统还可以自动运行工作流,并利用人工智能 (AI) 创建更智能、更精简的流程。

HRMS、HRIS、HCM 和 HXM 的含义

人力资源管理系统 (HRMS)、人力资源信息系统 (HRIS)人力资本管理 (HCM) 都是 HR 术语,通常可以互换使用,但也存在一些重要区别。HCM 是一个总括性术语,囊括了企业管理员工招聘到退休的整个流程所采用的各种实践和软件。

 

HRIS 通常基于员工信息数据库构建,用于支持结构上更加线性和定量的核心 HR 流程,如薪资核算处理、工时与考勤管理等流程。相比之下,HRMS 软件是一种更全面的解决方案,既包含 HRIS 的所有数据管理结构涵盖更复杂的定性功能和人才管理功能。此外,卓越的 HRMS 解决方案还采用人工智能、机器学习和云连接等智能技术,帮助打造个性化的智能自动化功能。

 

员工体验管理 (HXM) 是一个总括性术语,代表一种企业文化转变,说明企业开始重视优化整体员工体验,同时也认识到提升员工敬业度作为 HR 管理核心的业务价值。得益于技术进步和互联技术,企业如今能够从各个角度清晰全面地掌握员工状况。这有助于企业将提升员工体验列为优先事项,并采用以人为本的方法来巩固员工体验方面的 HR 管理功能,从而实现可观的业务价值。这种更全面的方法表明 HR 流程的优先级和管理方式发生了变化。

图表:展示 HXM、HCM、HRMS 和 HRIS 之间的关系

图表:展示 HXM、HCM、HRMS 和 HRIS 之间的关系

 

为什么 HRMS 软件现在如此重要?

多年来,企业一直在考虑使用新技术和新方法来更好地实现 HR 流程自动化。疫情爆发后,员工队伍发生了前所未有的巨大变化。一夕之间,HR 团队不得不开始使用新技术,为分散在各地新近开始远程办公的员工队伍提供支持,并对其进行管理。

Whirlpool:HRMS 应用的成功案例

实施 HRMS 以后,Whirlpool 公司的 HR 运营成本降低了 20%。

起初,许多企业的转型之路遭遇了重重困难,但一年多后的今天,HR 负责人在实践摸索中提高了创造力和适应能力。美国人力资源管理协会 (SHRM) 的一篇文章指出,事实证明疫情倒逼企业转型是无奈之下的额外收益。整个员工团队几乎在一夕之间就实现了远程办公,HR 团队率先响应了这种商业模式,许多其他部门和团队负责人也带头实施变革。疫情爆发以后,许多企业突然意识到他们的 HR 部门拥有一座数据金矿,其中蕴含着丰富的员工分析信息,能帮助他们为整个企业的战略和决策提供依据。

 

如今,HRMS 软件的作用重大,能够帮助企业适应、了解和简化瞬息万变的工作环境。HRMS 解决方案将复杂的 HR 流程整合于统一平台,帮助企业集中存储员工数据,并为他们提供自动化功能以及嵌入式 AI 和高级分析功能。此外,借助先进的用户友好型人才管理功能,企业还能招聘、培养和保留他们所在行业的优秀人才。

HRMS 软件面向哪些用户?

下面列出的许多领域过去都彼此孤立,某一个领域的反馈或新数据不一定会传达给其他领域。现代 HRMS 不仅能优化和完善这些专业领域的流程,还可确保各领域人员收集的数据和提供的反馈得以共享,能够为更广泛的员工分析提供信息。

  • HR 人员:对 HR 团队而言,HRMS 的用途非常广泛,从基本的员工数据编辑和访问,到提供由数据驱动的复杂报告以及自动执行复杂的人才管理任务,都可以发挥作用。
  • 招聘人员:HRMS 工具为招聘人员提供了集中式门户,支持他们通过该门户发布招聘信息,培养和搜寻候选人,以及访问和定制入职管理功能。
  • 管理人员:管理人员可以在自己的移动设备上使用 HRMS 软件来监管团队结构,追踪工时与缺勤情况,审批休假申请,以及跟踪员工绩效,了解他们是否需要支持或反馈来帮助他们实现目标。
  • 员工:通过统一的用户友好型门户,员工可以编辑自己的个人数据,查看组织结构图,输入工时和休假申请,查看学习任务,甚至管理自己的职业目标和发展计划。
  • 应聘者:如今,应聘者能通过专门的 HRMS 门户,搜索和申请职位,跟踪职位申请状态,并使用电子签名确认接受电子版录用通知书。

HRMS 软件的组件

HRMS 软件能提供清晰的洞察,帮助简化流程。借助该软件,企业可以将劳动力数据整合到统一平台,这么做不仅能够简化业务流程,还能共享不同数据源和部门提供的洞察与分析数据,进而提供切实可行的准确建议和报告。

 

以下是 HRMS 解决方案的组成要素:

  1. HRIS:核心 HR 与薪资核算

    员工自助服务:HRIS 工具能帮助员工和团队负责人消除传统纸质化 HR 管理任务带来的杂乱局面。借助支持移动设备的自助式功能,企业可以在众多领域提高员工的工作效率和信息透明度,例如员工数据管理、报告和分析、工时和考勤管理以及薪资核算。

    福利管理:随着混合办公模式兴起,企业的处境比以往更加艰难,他们很难满足美国各地的诸多福利要求。自动化福利管理功能可以将 HR 团队从堆积如山的文书工作中解放出来,让他们能够在这些生活的重要领域为员工提供有见地的建议和指导。员工还可以借助支持移动设备的自助式员工门户,及时了解自己和家人的福利。

    工时管理:薪资疏漏 (payroll leakage) 是因员工和管理者记录工时不准确造成的,给企业带来的损失可能高达总薪资支出的 2.5%。薪资疏漏有时是有意为之,但通常要归咎于过时的系统和不准确的手动操作所导致的错误。值得庆幸的是,在各种运营损失中,薪资疏漏是很容易预防的,只要采用智能 HR 软件解决方案就能大幅降低风险。HRMS 工具的可定制化程度高,能够与休假、应计项目及其他业务规则实现同步。这类工具将工时和薪资的自动计算功能与薪资核算功能集成,并为员工提供自助访问权限,帮助他们全面了解自己的工时记录情况。

  2. 人才管理

    招聘和入职:尽管过去一年新冠疫情导致失业率大幅攀升,但雇主们发现应聘者的态度和期望发生了转变,而且很难找到合适的候选人。HRMS 解决方案可以帮助雇主优化招聘流程,确保他们能够找到并吸引优秀人才。这其中就包括更有效地支持雇主在全球范围内寻找人才,以及管理应聘者关系。该解决方案还能提供更全面的求职者追踪功能和简化的流程,支持企业制定继任计划。
    HRMS 的入职管理工具可以为新员工提供统一的门户,其中包括无纸化和自动化的新员工工作流,以及更具吸引力的个性化培训和入职流程。

    绩效管理和薪酬管理:绩效管理极具挑战性,要求企业在保持客观性的同时平衡定性和定量数据。HRMS 工具能够帮助企业管理员工目标和考核,在提供引导式行动计划功能的同时,实施持续的绩效管理。

    薪酬管理还需要评估企业内外的多种因素,因此也可能让企业感到非常棘手。HRMS 软件能够帮助企业有效地设计和制定薪酬计划。

    学习与职业发展:个人成长和职业发展是员工体验的关键要素。HRMS 工具可以利用智能技术将企业内外部的人员、信息和行业专家连接起来,打造更加个性化和更有吸引力的学习体验。对于员工而言,这有助于他们更合理地安排时间和制定职业规划目标。具体来说,他们可以轻松安排必要的学习和合规培训,并根据他们的独特需求和承诺,将领导力培养和继任计划等长期目标纳入个人日程表。

    销售绩效管理:业务负责人普遍认为,当销售团队专注于开展销售工作和培育销售线索时,最能发挥自身潜能。HRMS 能够帮助企业简化并集中管理销售相关问题,比如佣金、销售区域和销售任务,甚至是代理绩效。

  3. 劳动力计划与分析:由数据驱动的洞察是保持 HR 目标与企业整体战略一致的关键。利用指标和 KPI、报告功能、预测性劳动力建模功能以及基于人工智能的分析工具,HR 负责人能够更好地支持企业执行战略和运营计划,制定预算,并实施绩效管理。

  4. 员工体验管理:随着员工体验越来越受重视,企业必须寻找创新性方法,来更好地了解员工在从应聘到离职的各个阶段对工作体验的感受及其背后的原因。

    员工之声 (VoE) 技术和工具可以收集此类信息,包括全方位的反馈评估、调查以及行为和情感分析等。利用这些洞察,企业可以在整个员工服务周期内,为每位员工提供个性化的工作体验,提高他们的敬业度和工作效率。

HRMS 系统及 HR 数字化转型的后续步骤

HR 数字化转型与任何重大的运营变革一样,最初总会碰到一些阻力和惯性思维,同时也会带来一些不可避免的风险。要想为迎接运营变革做好准备,最好的方法是开始共享和沟通项目主旨与目标。一旦团队负责人、高管和 HR 专家之间建立了畅通的沟通渠道,企业就能逐步打破部门之间的壁垒。有效的变革管理和计划策略可以帮助团队做好充分准备,及早获得认可支持。

 

下面重点介绍了一些重要的检查事项,能够帮助你顺利开启 HR 数字化转型之旅。

  • 数据完整性:在开始迁移数据之前,企业需要保证拥有合适的资源,同时提升或培养 IT 人才的技能,从而确保数据迁移任务能够顺利完成,并尽可能减少人为错误。 
  • 成本和工作量:量化所有受影响的业务领域的项目要求,包括实施和集成方面的要求。制定切实可行的预算和时间表,确保成功部署。
  • 当前和未来需求: 从一开始就要与部门和团队负责人密切合作,确保了解他们各自的目标、要求和挑战。同时,确保你部署的 HRMS 具备可扩展性,能够满足所有利益相关方不断变化的需求。
  • 合规性:确定法规、雇佣以及其他方面的法律要求,并确保新系统满足各个地区的合规要求。
  • 启动准备: 尽早让 HR 团队参与进来,帮助制定培训计划和目标。按月设置里程碑节点,确保所有管理员、经理和员工都得到适当培训,并准备好充分挖掘新 HRMS 系统的价值。

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