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一位男士和一位女士看着平板电脑

什么是流程自动化?

 

 

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如何让当今企业领导者在夜晚起床?对于 一 件事,就是竞争比以往更加激烈。另一个担忧是,客户和市场需求的变化和不断演变的闪电速度。为了竞争和发展,企业需要抓住一切可能的优势,提高竞争力和盈利能力,同时提高企业韧性和敏捷性。这就是流程自动化的核心所在。 

 

如今,企业越来越倾向于将流程自动化作为增强竞争力和盈利能力的强大工具。事实上,根据 Gartner 最近对全球行业领导者的调查,80% 的受访者将自动化视为成功的关键业务优先事项和策略之一。 

流程自动化定义

流程自动化是指使用软件和技术实现业务流程和功能的自动化,以实现既定的组织目标,如生产产品、雇用和入职或提供客户服务。

流程自动化是一种更简单、更快的方法,可提高业务效率和灵活性。在此演示中,您将了解如何在不编码的情况下构建工作流和自动化任务,以及如何使用预构建的内容快速入门。 

业务流程自动化 (BPA) 和数字化转型

业务流程自动化最初是业务流程管理 (BPM) 中较大总体领域的单一方面。BPA 专注于通过接管耗时的重复性任务来提高后端生产力。然而,如今,BPA 不再是 BPM 的一个组成部分,它已经成为其背后的驱动力和任何数字化转型之旅的核心基石。数字化转型由人工智能和机器学习等技术提供支持,这意味着现代业务流程自动化的范围和可扩展性几乎无限。现可将现代 BPA 解决方案集成到后端和前端应用程序中,从而简化从供应链到人力资源、财务、客户服务等流程。  

描述业务流程自动化阶段 (BPA) 的图表

业务流程自动化的阶段

业务流程自动化示例

即席或一次性活动或任务不是流程自动化的理想候选项。此技术更适用于具有正式步骤、序列和规则的重复性任务。自动化可确保每次都能正确完成业务流程,包括正确的人员、正确的顺序、考虑正确的信息,以及在指定的时间范围内。计划和建模的业务流程是通过减少冗余任务和活动来提高效率的第一步。尽管流程自动化优先事项因企业而异,但下面部分领域通常能从流程自动化中获益。  

 

  • 招聘。 流程自动化工具可以帮助简化各种招聘活动,包括快速、高效地上传简历和样板客户,以及快速处理评估、拒绝或跟进,以便您找到最优秀的人才。 
  • 员工入职和培训。从记录处理到合规和培训,流程自动化有助于简化招聘和入职任务。这样可以更快地培养敬业且高效的员工。  
  • 付款和工资核算流程。过去几年,在多个地区工作的零工和远程员工数量大增。自动化流程有助于企业简化定期薪资核算活动,以及承包商和外部供应商的支付流程。  
  • 劳动力计划。员工调度管理工作非常困难,尤其是在多个地点和部门之间。能够跨部门同步休假申请和商务差旅,这意味着缺勤得到满足,人力资源和工资核算团队可以更好地自动化管理任务。  
  • 更简单、更一致的开票。虽然理想情况下发票生成应该是会计部门的汇款,但情况并非总是如此。自动化开发票流程有助于缓解错误、会计混合甚至法律风险。 
  • 客户体验。在竞争激烈的市场环境中,如果客户遇到麻烦和延迟,他们会更容易被淘汰。流程自动化有助于打造更加个性化的客户体验,并通过流程流快速、准确地迁移客户。 
  • 合规性和监管任务。各种业务流程必须遵守合规性和法规要求。处理自动化解决方案日志文件并留下可见的数据跟踪,从而更轻松地实时监控和审核这些活动。例如,在维护人员访问发电厂工作之前,经理可以确认所有潜在危险系统均已成功完成,并记录必要的关闭安全协议 

核心业务流程自动化技术

机器人流程自动化和工作流自动化解决方案是任何数字自动化转型的核心。 

 

机器人流程自动化 (RPA)

RPA 不指装配线上可能看到的物理机器人。相反,RPA 工具和机器人集成到业务系统中,以实现各种任务和交互的自动化和简化。RPA 是 BPA 的主要组件。它描述了编程用于模拟和复制人工操作以完成重复性业务任务的软件和机器人。RPA 软件机器人可以导航系统、读取和输入数据,并执行各种基于规则的任务。 

 

工作流自动化

工作流自动化通常与 RPA 交换使用,但这并不准确。工作流自动化可以定义为根据定义的业务规则独立执行工作相关活动的任务、文档和信息流,并参考整个工作流中的特定任务。  

流程自动化中使用的一些技术和术语

流程自动化可以很简单,仅包含几个核心任务,也可以属于更大的 IPA 和超自动化过程。以下是实现最佳流程自动化成果的一些技术和技术:  

 

  • 超自动化
    超自动化不是技术本身,而是组织承诺尽快识别、审查和自动化尽可能多的业务和 IT 流程的战略计划。为此,高度自动化依赖于多种技术、工具和平台的集成和编排,包括人工智能/机器学习、RPA、现代 ERP 系统和低代码/无代码开发工具。  
  • 智能流程自动化 (IPA)
    麦肯锡将 IPA 定义为“结合了基本流程重新设计与机器人流程自动化和机器学习相结合的新技术”。它使用人工智能和下一代工具来增强业务流程,有助于自动化和简化重复、可复制和例行任务。这意味着 IPA 不仅能够模仿人类的活动和任务,而且能够真正学会完成它们。人工智能和认知技术支持将决策能力融入基于规则的自动化中,从而提高员工绩效,提高速度,降低风险,并增强客户旅程。 
  • 低代码/无代码自动化
    低代码/无代码 (LCNC) 是指配备了拖放功能、可视化工具和大量预构建内容的应用程序和集成工具。LCNC 工具使很少或没有编程或编码技能的人员能够根据其广泛的相关主题专业知识自动执行流程。但是,LCNC 自动化技术也配备了坚固的护栏,以确保 IT 团队能够实施总体治理,并确保任何新的自动化流程或应用程序都能在系统内完美集成,从而满足最严格的安全和合规标准。 
  • 大数据
    数据并没有仅仅因为其数量而被归类为“大”。大数据由一系列与其数量相关的标准定义,同时也与其复杂性和速度有关。结构化数据的格式是线性的,就像您在电子表格中看到的内容一样。所有内容都适合一列或一行。另一方面,非结构化数据可以包含不太可量化的信息,例如客户反馈、电子邮件、视频或图像。大数据可以集成并直接用于业务流程自动化,基于定义的业务规则,或利用人工智能 (AI) 和机器学习功能。然后,这些综合数据可用于指导决策,加快流程并减轻重复性任务和评估的负担。 
  • 人工智能
    RPA 技术的构建是为了更好地处理结构化数据,但您的许多最有价值的洞察和集成都保存在半结构化和非结构化数据中(扫描图像、网页、PDF 文档等)。AI 技术能够处理数据并将其转换为 RPA 能够理解和使用的结构化格式。 
  • 自然语言处理 (NLP)
    最优秀的 NLP 驱动的聊天机器人从人类演讲的信息内容中学习,但也学会了解读上下文和语气。在流程自动化中,NLP 工具有助于更好地指导交互,并回答内部和客户提出的标准查询。 
  • 机器学习
    大数据提供了机器学习技术所依赖的大量数据,帮助他们制定决策。当机器学习(以及为其提供支持的算法)与 RPA、AI 以及 NLP 等其他工具集成时,它将能够发现趋势和模式,并从数据和人类用户处学习。这使得流程自动化更加准确和有用。 
  • 智能 ERP 系统
     
    多年来,企业一直依靠 ERP 系统管理和协调日常和财务任务。但是,如今的 ERP 系统(借助人工智能和机器学习技术)已经发展壮大,为几乎所有业务领域及其运营部门提供智能和支持。许多自动化功能已经是现代 ERP 系统的一部分。  

业务流程自动化的优势

流程自动化的最大驱动因素是速度和效率的提高,以及更大的灵活性和创新机会。 这些收益包括:

 

  • 提高整体敏捷性和韧性  
  • 更高效的运营,包括更快的周期时间和首次正确的费率 
  • 通过更直观的数据跟踪和监控,提高合规性 
  • 减少缓慢的手动流程的负担,为创新和增长创造更大的自由 
  • 跨组织实时协作、建立团队合作以及员工成功/满意度
  • 提高客户服务质量,缩短响应时间 

流程自动化:数字化转型之旅的后续步骤

实现端到端流程自动化是任何成功的数字化转型之旅的重要支柱。最近,麦肯锡对成功实现业务流程自动化目标的行业领导者进行了一项调查。他们发现,在基本上每种情况下,这些成功都有三个共同的战略组成部分:  

 

  1. 在整个企业中,必须将自动化作为战略优先事项,而不仅仅是孤立地解决几个孤立流程的问题 
  2. 流程自动化应专注于让技术为人们所用,而不是相反 
  3. 市场目前尤其不可预测,因此,关注可扩展性对于持续实现流程自动化至关重要 

 

与所有业务转型之旅一样,它不必一次完成。最重要的第一步是准备管理变更,并在整个员工队伍中明确传达既定目标和里程碑。  

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