什么是专业服务自动化软件？
专业服务自动化 (PSA) 软件能够提供统一框架，帮助企业实现更加高效、可预测的业务运营。
PSA软件概览
最近，专业服务自动化 (PSA) 软件引起了人们的热切关注。究其原因，可能是因为专业服务企业发现自身处境十分复杂，迫使他们寻求新的出路和解决办法。
市场对专业咨询服务和专业知识的需求正在激增。然而，在寻求专业知识的同时，客户还希望获得具有成本效益的服务，加快周转速度，并提高计费透明度。此外，工作环境也在不断变化，优秀人才可能只接受混合或远程办公模式，而一些行业的传统人力资源也在逐渐减少，这使得情况变得愈加复杂。
因此，很多专业服务企业正处于进退两难的境地。一方面，市场对专业服务的需求很大；另一方面，企业难以高效安排人员并优化业务运营，无法在瞬息万变的市场环境中快速发展。此外，这些专业服务企业仍然采用手动业务管理方式，而且业务管理流程彼此脱节，这导致他们难以及时调整并革新传统业务模式。
值得庆幸的是，基于云的 PSA软件已然成熟，可以帮助他们应对这些挑战。这种 PSA软件能够与 ERP 等现有核心管理系统顺畅集成，更为重要的是，软件所提供的功能不止适用于专业服务企业，而是能够满足他们的独特需求，帮助他们把握独特商机。
PSA软件的定义
PSA软件的用户通常是专门的专业服务企业，计费服务是这类企业的主要收入来源。但是，这类软件也能为运营着复杂服务部门的其他企业带来收益。
PSA软件的主要用途是构建统一的框架，帮助企业实现更加高效、可预测的业务运营。利用 PSA软件，企业可以更好地管理人员配备、财务、营收、计费、绩效、开票和市场营销，同时与现有业务系统无缝集成，并支持按需访问仪表盘和跨职能报告功能。
PSA软件系统的核心组件
PSA系统将一系列必备功能整合一体，打造成一个面向项目和服务驱动型企业的集成式套件。PSA软件常见的核心组件包括：
ERP 云
PSA软件的核心是一款内置业务流程的 ERP 云解决方案。借助这款解决方案，企业能够管理和自动运营关键业务，包括项目管理、资源分配、工时追踪、计费和财务管理等。
运用云技术，ERP 云解决方案可以简化并优化专业服务企业的运营。这种解决方案还支持企业实时开展协作，提高数据可访问性和可扩展性，从而有效管理项目、资源和财务。
销售支持
从初始咨询直到项目完成，PSA 工具能够全程支持你落实营销策略，并巩固客户和销售关系，同时持续留住客户并提供客户服务。如果企业可以准确锁定销售线索、衡量客户参与度并优化提案，PSA 工具就能帮助企业确保配备最具价值的资源，并在及时满足客户期望的同时保证盈利。
资源和人才管理工具
随着专业服务企业紧缩开支，专业性强的高薪咨询师普遍会出于现实需要而承担管理工作。即使是优秀的计划人员和策略师，也无法手动评估每个项目牵涉的所有环节和团队。遗憾的是，这两种情况都会导致资源使用效率低下且不透明。PSA软件的核心组件之一是资源管理。资源管理不仅能帮助企业针对每项任务，快速找到并启用具备恰当技能的合适人员，还能协调这些团队和调度计划，确保充分实现价值。借助 PSA软件，企业还可以分析团队内部技能情况，以及外部承包商、当前和未来项目、工时追踪、可用日程安排和预算容差，从而保持盈利能力并按时完成任务。
项目绩效管理
如今，各个企业都在收紧各项举措。客户需求变幻莫测，并且可能随时转向其他竞争对手；而企业也面临着通货膨胀的压力，还需要应对复杂的劳动力问题。换句话说，专业服务企业现在几乎没有犯错的余地，不能再一味放任业务瓶颈和超支问题，而是要制定严密高效的项目计划。PSA 的项目管理组件通常包括一系列丰富功能，比如端到端的任务和里程碑追踪与管理、实时费用情报、响应迅速的客户沟通和报告、资源跟踪以及时间或预算风险预测。从本质上讲，PSA软件可以提供广泛、全面的实时报告和运营工具，这些工具涵盖了所有业务、项目和团队，并将其整合到统一且透明的计划系统中。
开票、计费和核心财务管理
与其他行业相比，专业服务企业的一些计费和财务管理流程最为复杂。客户希望专业服务企业对其花费的时间负责，并且日益期望获得关于工时追踪和不同定价服务（如专业咨询与管理工作）的详细说明。要想保持高效和盈利，制定应对战略并提高准确性势在必行。值得庆幸的是，PSA系统擅长财务管理，包括跟踪和预测花费的总计时间或特定细分时间。这样，专业服务企业可以实时累计成本并自动执行开票流程。此外，PSA系统还提供收入确认和盈利能力分析等功能，并支持在项目的任意阶段定制和生成财务记录。
仪表盘、报告和商业智能
对业务情况缺乏了解，可能会影响企业发展。当前，专业服务企业必须能够快速应变，才能充分把握机遇并规避风险。如果能快速获得由数据驱动的洞察，并打造实时、可定制的报告流程，业务负责人就不必浪费时间了解业务情况。通过与 ERP 和其他业务系统集成，PSA 工具可以支持用户使用多个数据点来设定报告参数，例如花费的小时数、未清发票、特定的内部 KPI 或由客户驱动的 KPI、日程安排等，从而实时生成报告，并提供准确的预测结果和建议。
PSA 为专业服务企业带来的七大关键优势
如今，企业运营变得空前精简。专业服务企业的领导者也在寻找合适的解决方案，帮助企业提高资源利用率，快速招揽所需的人员，并让他们迅速上手工作。这些解决方案的每一项优势都至关重要，尤其是在提高敏捷性和盈利能力方面。
- 减少管理工作，延长计费小时数。确保安排合适的人员完成适当的工作。通过提高可视性，专业服务企业可以减少时间和资源的浪费。此外，专业服务企业还可以参考和重复利用过去的项目模板，提高人员配备效率，并将以往的知识和经验应用于当前项目。
- 提高工作效率和可视性。无论是通过某一次互动还是从整个企业的角度，专业服务企业可以实时查看所有级别的业务活动，清晰了解利润、盈利能力和效率。此外，专业服务企业还可以提前发现业务瓶颈、浪费或延迟情况，并获得由数据驱动的洞察，了解如何解决这些问题，提高业务透明度和盈利能力。
- 增强预测能力。专业服务企业可以获得有关财务、工时追踪和其他项目相关核心活动的定制报告，更清晰地了解业务情况并明确业务重点。此外，借助基于 AI 的数字化解决方案，专业服务企业不仅可以使用各种各样的数据集进行今昔对比，还能预测未来的挑战和机遇。
- 无缝交付线上/远程服务。当前，客户和日益增多的远程办公员工对线上/远程服务交付的需求不断增加。借助统一的 PSA 解决方案，专业服务企业可以提供全面、准确且一致的数字体验。
- 提升客户满意度。通过严格且透明的计费和预测工具，PSA 解决方案可以帮助专业服务企业预测客户需求，打造令人满意的客户体验。
- 减少收入流失。对于服务型企业而言，信息壁垒和效率低下是大忌。什么人在做什么事？什么人购买了哪些服务？我们计费的金额是多少，计费的时间是什么时候？能否实时回答这些问题，是决定企业盈亏的关键。
- 加快付款周转速度。利用透明的自动化计费、开票和跟进流程，专业服务企业可以缩短应收账款周转天数 (DSO)，并确保项目更快速地实现盈利。
PSA 工具的用户
相较于其他行业，专业服务企业能够提供更多专业化和定制化的服务和咨询。过去，开发独立的自动化工具十分困难，而且非常耗时。但现在，PSA软件解决方案能够为企业量身定制一款精简、统一的云解决方案，因而在越来越广泛的业务实践中发挥着不可或缺的作用。这些业务实践包括：
财务、税务、审计和会计咨询公司 如果按小时计费，企业可能面临超出客户预算并丢失业务的风险。如果采用固定价格或预付费用的计费模式，企业则会面临相反的挑战，需要花费比预期更长的时间才能完成项目，进而导致无法盈利。如今，考虑到行业利润日渐稀薄，企业已经无法承担效率低下带来的严重后果。面向金融服务的 PSA软件能够帮助企业追踪和分析活动、工时和产出，并实施更顺畅的流程和更高效的自动化技术。借助 PSA软件，企业能够优先处理利润最高的服务，并确保客户获得快捷的增值服务。
管理咨询公司 与专业服务行业的所有领域一样，业务和管理咨询企业都处在竞争激烈的市场环境，都需要应对瞬息万变的客户需求和态度。企业要想按照客户需求，提供高度专业化且行之有效的咨询服务，同时保持业务增长和盈利能力，就需要革新自身的基础结构。PSA 解决方案可以帮助业务咨询企业更好地管理工时和服务，并确定其优先级。随着资源和员工数量的减少，资源计划和工时追踪能力变得至关重要。此外，这些企业还需要构建可追踪且透明的计费和客户管理流程。PSA软件能够帮助企业自动执行并协调管理任务，让咨询专家腾出精力，专注于他们最擅长的领域。
律师事务所 美国律师事务所的员工流失率从 2019 年的 16% 上升到 2021 年的 27%，增幅高达 61%。英国、加拿大等地的律师事务所也出现了类似情况。此外，律师事务所还需要满足比以往更高的客户需求，为客户提供更优惠、更高效的服务。通过实现更加精益的运营，现代化的律师事务所需要采用合适的解决方案，在行政和法务等业务领域创造更大价值。借助 PSA 解决方案，律师事务所能够识别和分析工作和计费模式，并自动执行和简化任务。PSA 解决方案提供的其他功能，还可以帮助企业管理报价、合同和客户服务生命周期。
软件、高科技和 IT 服务企业 技术领域的所有从业人员都认为，软件开发和 IT 服务高度依赖团队和资源之间的顺畅协调。客户希望缩短周转时间，并实现准确可靠的业务成果。从工时追踪到依赖关系和业务瓶颈，PSA 解决方案能够为复杂的项目管理流程提供全方位支持。这些企业能够使用工具实时报告当前的冲刺期，并且预测和告知有风险的交付成果，从而管理并满足客户期望。
建筑和工程企业 在通货膨胀和预算削减的时期，客户不仅希望获得更优惠的报价，还会降低对成本超支和项目延期的容忍度。建筑和工程企业必须能够探索新的项目类型和业务模式，并在竞争日趋激烈的市场环境下保持领先地位。如果可以自动计费并追踪费用、薪资和物料成本等，建筑和工程企业就能创造巨大的业务价值。在这一领域，PSA 解决方案有一项功能作用特别显著，那就是自动化投标和报价。利用这项功能，企业可以提交紧凑、精简且准确的投标方案，在满足所有要求的同时超越客户期望，从而在竞争中保持领先地位。
数字营销和广告代理机构 如今，营销代理机构需要在瞬息万变的媒体、趋势和技术环境中运营业务。他们的客户希望开展更加复杂的增值营销活动，快速取得业务成果。借助 PSA 解决方案，营销代理机构能够高效地自动管理整个客户服务生命周期，包括销售和推销、报价、项目管理和开票等各个环节。通过与 CRM 系统和市场营销自动化工具等集成，营销代理机构能够获得统一的集中式解决方案，并借助解决方案提升绩效、追踪和分析成果并发掘新的商机。
PSA 与 ERP 云等的集成
一直以来，专业服务行业实施数字化转型的速度都落后于其他行业。但在过去的几年里，提高效率和竞争力成为企业的迫切需求，促使大多数现代化企业纷纷采用基于云的 ERP 系统来保持领先地位，并寻求未来的发展壮大。
现代 ERP 云系统的优势在于能够完全契合专业服务企业的需求。传统 ERP 系统的设置和配置是为了满足企业当下的运营需求，但如果业务模式或市场环境突然发生变化，企业就会缺乏快速调整系统和适应变化的韧性。与之相反，ERP 云系统支持一切皆服务 (XaaS) 模式。这意味着，原生集成的 PSA 和项目解决方案能够顺畅、轻松地与 ERP 云系统协同工作。随着全球业务模式的改变、扩展并实现多元化，专业服务企业可以轻松获得所需的管理工具，而无需针对每一项运营需求投资开发单独的系统。
PSA软件的实际应用
阅读以下示例，了解全球领先的专业服务企业如何利用 SAP S/4HANA Cloud 解决方案实现收益和回报。
Agilita 公司：项目管理和许可业务大步迈向云时代。
McGrathNicol 公司：简化工作流，构建灵活、高效的最终用户接触点，并支持更轻松地访问信息，从而提高工作效率。
卓越 PSA软件的必备功能
如果你已准备好迁移至专门的 PSA 解决方案，请确保你所做的选择能支持当前和未来的业务模式。请寻找符合以下条件的云解决方案：
与现有系统集成，并自动执行从投标到收款的各项任务
预先配置相关的卓越实践和流程模型
支持实时访问各种数据，包括财务、营收、利润、人员配备等
支持在云端运行，可随企业及其快速变化的需求不断升级和扩展
提供简洁、成熟的用户体验，提高团队的准确性和利用率