什么是灵活用工管理？终极指南
灵活用工管理是指物色、聘用及管理临时员工和自由职业者的流程。
受疫情影响，临时员工管理已经从权宜之计迅速演变为重要的基本战略。在近期的 Economist Impact 报告中，75% 的 CPO 认为，灵活用工管理和相关的支出管理是他们企业的头等大事。然而，只有 35% 的企业认为他们能够充分了解这些活动。从初创企业到全球企业集团，如今所有企业都在想办法应对这种新局面，同时提高灵活性，以便在当今复杂多变的工作环境中实现快速发展。
什么是临时工管理？
50% 的企业选择通过增加外部劳动力来满足用人需求。这些外部员工大部分是各自领域的专家，例如人工智能专家、视频制作人员和应用专家，他们能够按需为企业提供重要的技能。
什么是临时工？ 临时工是指临时为企业工作的人员，并非企业的正式员工。
由于临时工不是正式员工，因此他们的管理方式有所不同。如今，采购和 HR 部门越来越多地开展合作，通过专门的灵活用工系统共同管理这些员工。灵活用工系统通常是更广泛的供应商管理系统 (VMS) 的一部分，往往与人力资本管理 (HCM) 解决方案集成，并提供各种工具，覆盖从初始招聘申请和谈判到入职、互动、开票、付款和离职的所有环节。如果没有合适的工具和技术，这个流程就会变得相当复杂，违反劳动法、税务法规和其他法规的风险也很大。
临时工包括独立合同工、自由职业者和咨询顾问，并且只是外部劳动力的一部分。外部劳动力的另一部分由服务提供商组成，他们来自提供人员服务的公司，例如市场营销机构、律师事务所和 IT 外包公司等。 服务采购是指企业聘请并管理服务提供商为其提供人员服务。由于外部劳动力已成为全球劳动力战略的重要组成部分，因此对外部员工的管理必须向对待传统员工一样，给予同等的重视和关注。
高效管理临时工的重要性
有效的临时工管理可以为企业带来诸多收益，包括专业的技能、更高的灵活性和响应能力。企业往往非常关注临时工本身的优势和挑战，但也必须认识到有效管理这一不断增长的领域是一项基本需求。
1. 提高经济灵活性：成功的临时工计划能够帮助企业充分利用和培养一支灵活的员工队伍，助力他们提高竞争力和韧性，尤其是在业务中断或经济波动时期。
2. 应对市场波动：当前许多现代企业都希望在未来几年平衡和合理调整外部劳动力。为实现这一目标，这些企业需要培养优秀的临时工团队并投资相关解决方案。
3. 节约成本：近 40% 的企业将成本节约计划视为雇佣临时工的一个驱动因素。成功的管理战略对于通过临时工招聘实现预期成果至关重要。
4. 灵活制定灵活用工计划：这是当今企业的首要驱动因素，能够帮助企业精简预算并提高决策流程的敏捷性。但是，如果没有强大的灵活用工管理平台和战略，这个目标就无法轻松实现。
5. 获取专业技能：灵活用工管理有助于确保企业能够随时根据需要找到专业人才。通过加速这一流程，企业能够充分提高竞争力和响应能力。
6. 提高可扩展性和敏捷性：能够按需扩大或缩小劳动生产力有助于提高企业敏捷性，帮助企业更轻松地管理工作负载波动和项目特定的需求。
7. 提高运营效率：妥善管理临时工可以确保与企业流程无缝集成，从而提高整体运营效率和生产力。
灵活用工管理面临的挑战
每次变革和创新都需要做出一些调整。好消息是，你并不孤单。当今的优秀企业都认识到这些常见的临时工问题，并且正在利用解决方案和流程快速适应和改进，更好地应对这一新常态。
1. 合规性和法律问题：每年，就业法、税务法规和员工分类的法律环境都会变得更加复杂。明确的协议和专门的解决方案有助于规避风险和处罚。
2. 质量控制和一致性：确保各个项目和团队之间的一致性并非易事，尤其是在临时工参与关键任务或项目时。遵守官方标准可以为临时工及其雇主带来更好的结果。
3. 可视性和控制力：过去，在 HR 监督之外聘用外部员工，往往意味着这些员工的信息不会被集成到中央系统中，因此难以跟踪和监控他们的工作成果并将其与投资回报率挂钩。如今的供应商管理系统支持企业将外部员工信息集成到统一系统中。
4. 人才招募和保留：HR 团队和采购团队都在努力应对当今竞争激烈的招聘环境。他们面临的压力包括确保能够以可靠的方式实时接入人才库，以及为所有相关人员打造极具吸引力的顺畅体验。
5. 数据安全和知识产权：这是员工和雇主共同面临的一项挑战。卓越的临时工管理云解决方案能够与你的 ERP 系统和中央业务系统相集成，确保定期执行安全更新和采用集中支持的 IT 协议。
6. 区域化：远程员工和外部劳动力的规模持续增长。对于灵活用工经理而言，这意味着他们需要处理大量的全球和区域规则和文书工作。供应商管理系统可以帮助他们自动执行合规性和劳动法规的定期更新。
多种灵活用工管理方法
对于不同企业，有很多不同变量会影响临时工管理。现代企业都在采取越来越全面的方法进行统筹管理。这包括结合不同的方法，并在更透明的云架构中统一各种活动。
1. 集中管理：这是指由一个企业内部团队或部门管理所有临时工活动。此方法有利于加强管控和提高一致性，但可能缺乏灵活性。
2. 分散管理：分散管理方法支持各个部门或业务部门直接管理各自的临时工。虽然这有助于更好地满足特定需求，但可能会导致不一致和整体可视性不足的情况。
3. 混合管理：混合管理方法结合了集中管理和分散管理的要素，是一种日益流行的方法，旨在实现可控性和敏捷性之间的平衡。
4. 托管服务外包：大型企业都在努力优化和完善内部临时劳动力计划，但许多企业仍然使用专门从事这个领域的托管服务提供商 (MSP)。现代软件解决方案有助于确保企业内部和外部的临时员工管理专家能够协同工作，同时提高可视性和无缝性。
5. 专门的 VMS 云解决方案：基于云的 AI 灵活用工系统可以提供实时数据分析和无缝的系统集成。这可以显著加强临时员工的管理，提供有关成本、生产力、预测和合规性方面的洞察。
6. 战略合作：与人力资源机构或专业雇主组织 (PEO) 建立战略合作伙伴关系，可以简化临时劳动力招聘和管理流程。卓越的灵活用工管理实践包括制定协议，以及利用合适的技术和流程来实现这些目的。
7. 内部人才库：建设和维护经过预先审查的临时工内部人才库，可以加快招聘流程，并确保人才质量的一致性。临时工经理负责确保企业能够以便捷、自动化的方式安全可靠地获取这些资源。
将 DEI 扩展到临时工的重要性
在当前环境下，临时工经理面临着来自各个方面的强烈需求。在采购方面，他们需要快速关注紧急的业务需求。在劳动力管理方面，他们必须同时为招聘人员和招聘对象提供服务和人性化推荐。随着多元、平等和包容 (DEI) 方面的年度诉讼量激增，首席级高管面临巨大压力，必须在每个环节尽可能降低风险并保持合规性。面对这种复杂的局面，临时工经理不仅要确保其战略与企业更广泛的 DEI 目标保持一致，还需要提前了解这些政策对员工的意义和影响。
提高可视性对于有效管理外部劳动力的多样性和保护人权至关重要。而这需要全面了解劳动力，包括了解工作时间、确保准确开票以及坚持公平薪酬制度。这种可视化程度关乎合规性，也是实现公平待遇的重要一步，即确保公平对待所有员工，无论其合同状态如何。
此外，采用数字化流程进行签名和文档管理，实现无纸化流程，符合企业的负责任消费目标。这种向数字化的转变可以简化管理任务，并体现企业对可持续实践的承诺，有助于更好地履行企业社会责任。通过集成这些要素，临时工经理可以营造合规高效的环境，并与不断变化的社会价值观和现代劳动力的道德期望保持一致。
AI 如何革新灵活用工管理
AI 可以赋能现代临时工管理解决方案，交付更智能、更快速、更具洞察力的分析结果。这包括可定制工作空间、集成工作流和优化的用户界面。
AI 及其子集机器学习为系统赋予了在运行中学习的能力，支持先进的技能分析和人才智能。例如，基于人工智能的职位描述和招聘流程可以简化寻找和安排临时员工的方式，从而更快速、更合理地匹配企业需求与外部员工拥有的技能。通过与 HR 和其他运营领域无缝集成，AI 还在分析有关员工绩效与合规性的数据方面发挥着重要作用，支持用户访问实时数据并按需分析不同的数据集。
未来的临时工经理将需要平衡这一工具的效能与人类智慧和洞察力不可替代的品质，打造以人为本且高效的未来工作模式。
整体人才管理：为什么采购和 HR 部门必须协同工作
成功的企业需要各种类型的员工，包括全职员工和兼职员工，以及服务提供商和临时工。当这些劳动力细分群体通过不同的系统或由不同的内部部门管理时，通常就会产生挑战。这种分散的方法会导致企业无法全面了解整个员工队伍，并只能通过繁琐的手动流程制定综合劳动力战略。因此，实施整体劳动力管理变得至关重要。
当今的卓越解决方案为劳动力管理提供了统一的方法，确保面向所有劳动力细分群体实施一致的战略和体验，包括计划、人员配备、入职和付款流程。这里的关键在于将所有劳动力数据整合到单一、可访问的视图中，让企业能够集中查看和管理整个员工队伍。这种集成可确保企业拥有合适的人才组合来实现其战略劳动力目标。
但可视性并不是唯一的优势。这些解决方案能为企业提供必要的工具，帮助处理从培训到全球合规的所有事务，从而打造一支充满活力、适应性强的员工队伍。通过实施这种全面的方法，企业可以确保自身拥有必要的资源来实现发展进步并迅速适应不断变化的需求。
选择灵活用工系统的考量因素
借助合适的工具，你可以回答与临时工相关的关键问题，比如谁在特定时间为你工作、他们在从事哪些工作，以及他们需要访问哪些资源，从而避免误用 IT 系统。这些工具还可以提供有关他们的工作地点以及向其支付的薪酬等信息，从而帮助确保企业支付的薪酬符合特定技能的市场薪酬水平。灵活用工系统是更广泛的供应商管理系统的一部分，其中最先进的系统还提供服务采购工具，支持集中管理所有外部劳动力。
以下是选择灵活用工系统时需要考虑的一些关键因素：
全球人才选聘：借助灵活用工系统，企业应能快速寻找和部署人力资源，并对配套的合规措施和协议充满信心。企业应能够实现集中化运营并快速行动，无论业务需求出现在何处。
可扩展性和多功能性：为了提高竞争力，企业需要能够按需调整和重新配置员工队伍规模。这意味着快速访问不同的数据集，以及用于迅速分析、开展协作和执行准确预测评估的工具。
全面的可视性和控制力：企业灵活用工平台应能够提供整个项目生命周期和整个企业中员工的完整视图，并详细说明工作地点、工资水平、项目进度、潜在风险、优化机会等。
与 HR、ERP 和支出管理无缝集成：解决方案应与企业的核心业务系统轻松集成，从而确保数据一致性，降低合规风险，并改善整体劳动力成果和支出管理。
绩效和成果管理：企业需要跟踪和监控关键管理指标，以便准确衡量绩效并不断提高生产力。
分析和决策工具：应考察能让工作更轻松的功能，例如用于制定明智决策的深入分析功能、移动应用支持以及用于快速定制的自助配置功能。
智能自动化：借助基于人工智能和机器学习技术的自动化协议，企业能够做好准备，应对不断变化的劳动力、合规和安全要求，从而获得所需的主动应变能力，而不是被动响应。
可定制功能：是指能够定制模板和字段，从而根据企业流程和优先级构建自定义功能。
后续行动
了解如何优化企业灵活用工平台，提高效率和控制力。
