突破事务性采购方法

如今，采购已从单纯的事务性采购与台账记录演变为一门综合性管理学科，要求从业者具备战术执行、数据分析与人际沟通能力。然而，从本质上看，采购依旧是企业针对开展业务运营所需的所有商品和服务，开展调研、寻源、采购、收货、检验及付款审批的全流程。采购业务涉及的范围非常广泛，包括原材料和机械设备、咨询服务和会议桌等等。

除了将控制成本作为首要任务外，采购团队在企业营收战略中的作用日益凸显。与此同时，这支忙碌的团队还要应对全球供应链带来的机遇与压力，并满足客户对响应速度与流程透明度方面的期待。这促使企业不断探索新的方法来优化流程并保障企业数据安全。

协同采购的定义与优势

协同采购是指对内部部门、供应商及外部合作伙伴之间的采购活动进行战略性协调和整合的过程。该模式能够发挥联合采购优势，助力企业降低成本、提升效率、增强可视性并加强合规性。

参与方不用再孤立运营，而是可以通过共享信息来简化寻源、缔约、采购、供应商管理和付款流程。在 ERP 软件系统中，协同采购解决方案可通过 SAP Business Network [商业网络] 等数字化平台进行集成。这些云原生解决方案能够发挥中央枢纽的作用，实时连接采购商与供应商，自动执行交易并促进协作。因此，即使采购商、合作伙伴和供应商使用不同的软硬件解决方案开展运营，也能显著减少摩擦。

为什么协同采购势在必行

采购专业人员正面临着双重压力，一方面物料供应存在不确定性，另一方面由于成本上涨，多囤货又会产生高额的库存持有成本。尽管如此，采购团队必须保持合规运营并将成本控制在预算范围内，同时确保所有环节顺利运作。过去，采购部门主要充当运营类角色。如今，他们已经可以直接影响业务成果。为了赢得成功，采购团队正在寻找新的工具和流程来帮助内部团队在预算范围内，每日创造更多价值。

传统采购模式难以应对全球业务中断、法规变化及不断增长的客户期望。这种采购模式的特点就是采用手动流程、传统工具和分散的沟通机制。

即便采用现代 ERP 云系统的企业，也常因对供应商流程与时间表缺乏了解而面临挑战。这导致企业难以高效查看库存、订单状态、付款情况等关键信息。

为了解决这个问题，全球采购团队正在将 ERP 解决方案扩展至专为协同采购和其他供应链功能而设计的云平台，进而基于云平台与供应商安全地共享信息并实现自动化数据处理。该举措既能解决一些常见挑战，又带来了诸多优势，包括：

• 支持所有相关方查看每笔交易的状态，提高可视性。
• 自动处理采购订单、发票和付款信息，缩短周期时间。
• 通过共享目标和绩效追踪，增进供应商关系。
• 积极开展协作并制定应变计划，降低风险。

通过充分利用这些新功能，采购团队能够从开展事务性采购转变为实施战略性采购，不仅充分发挥协同采购的优势，更让协同采购成为企业运营的基础支柱。

采购协同中的关键角色、流程与利益相关方

在为采购协同解决方案分配预算、调整工作流或寻求 IT 支持之前，必须先评估需要参与的主体和拟定实施时间表。

推动采购协同业务案例落地的因素包括：企业意识到必须实现现代化转型；需要推行电子发票，提升运营效率；税务法规强制要求使用电子发票；以及将长期节省的成本重新投入其他业务领域。

通常，在主要云迁移项目平稳运行一段时间之后，才会开始讨论并引入相关方案。与利益相关方会面时，提前调研并展示近期现代化升级项目的利好 KPI 数据，能更有力地证明其价值。

除了采购部门外，采购协同还可能涉及以下部门与人员：

• 财务部门：追踪采购支出、预测预算、确保财务合规性，并支持成本效益分析。
• 法务与合规部门：审核合同条款中是否存在与遵守法规要求及内部政策标准相关的问题。
• 运营与供应链管理部门：协调物流、库存、交付细节及采购方式。
• IT 与系统分析师：评估最契合企业需求的解决方案，并监督与采购平台供应商的数据集成工作。

采购协同工具：功能和生态系统

最新的采购协同工具采用基于 API 的云架构，支持灵活扩展、互操作和实时数据交换。然而，即使是仍在本地或混合环境中运行的企业，也可通过中间件和连接器来充分利用这些现代化工具。

尽管采购平台相对较新，但其功能正受到越来越多财务和供应链管理专业人员的关注。例如，SAP Business Network [商业网络] 为超过 300 万家企业之间的交易与协作提供支持。用户既能通过流程自动化节省大量时间，又可借助该平台解决兼容性与集成难题。参与企业只需配置自身业务环境，即可与商业网络中的任何企业发送和接收数据，而不用考虑该企业使用何种 ERP 系统。若提供商或供应商尚未加入网络，企业可发送邀请函邀请其轻松加入，而且通常无需任何费用。

与使用电子数据交换 (EDI) 系统和通过电子邮件收发电子表格等过时流程相比，这无疑是一次巨大的进步。虽然 EDI 系统支持供应商和采购商采用电子方式交换采购订单和发票，但其架构僵化，无法支持自动化准确性校验或合规性核查。这些工作必须由发送方和接收方手动完成，既耗时又容易出错。而且，EDI 系统无法对文档中的数据进行分析，也难以生成富有洞察力的报告。协同采购功能可以有效解决上述诸多难题。

采购协同解决方案中值得关注的增值性功能和特性包括：

• 文档共享：支持自动处理电子采购订单、发票、付款并自动确认。
• 供应商搜索：搜索符合特定标准或评级的新供应商、发布采购需求、接收投标书等。
• 供应商自助服务门户：支持供应商管理客户画像、响应报价请求、将采购订单转化为发票、提交发票以及追踪订单。
• 分析仪表盘：助力深入洞察支出情况、供应商绩效和流程效率。
• 工作流协调：自动审批、上报和处理异常情况。
• 合规保障：匹配采购订单和发票，确保订单和发票符合采购商标准和合同约定，在各个国家和地区使用经批准的供应商，并满足法规要求。
• 与 ERP 系统集成：确保数据一致性，并消除 ERP 环境中大部分手动输入操作。

协同采购平台支持安全的无接触交易和实时协同。作为涵盖寻源、物流及资产智能网络的广泛生态系统的一部分，这类平台可帮助企业构建统一的数字化供应链。

规避常见协同采购陷阱

尽管采购协同平台优势显著，但相关项目要获得认可和支持仍面临诸多挑战。这通常有几个原因：转型疲劳、时机不当、供应商抵触或投资回报率数据缺失。考虑到涉及的团队数量、技术规划及初始投资，这种情况是可以理解的。

然而，明智的采购管理人员可通过向利益相关方列举具体痛点和积极成果来解决上述问题。具体示例如下：

缺少集成：分散的系统会阻碍数据顺畅流动，降低可视性。
解决方案：采用原生 ERP 平台实现无缝集成。

供应商参与度不足：供应商采用数字平台的进展可能较为缓慢。
解决方案：提供启用支持并强调互利互惠优势（如加快付款速度、减少错误）。采购商可能会发现他们的很多客户和供应商已加入该网络。

存在安全与合规风险：跨组织共享数据带来安全隐患。
解决方案：选择具备强大安全与审计追踪功能且通过合规认证的平台。

缺乏可视性：系统分散脱节，需要采用多步骤的手动采购流程。
解决方案：基于共享系统共同编辑合同、开具电子发票和追踪绩效。

产生额外成本：管理层可能不愿安排更多预算。
解决方案：启动试点项目，提供经验证的投资回报率数据，进而争取更多投资。

若管理层仍未被说服，可使用第三方报告消除其顾虑。根据 IDC 业务价值白皮书“The Business Value of SAP Business Network — for Buyer Organizations”（SAP Business Network 对采购组织的业务价值）¹，客户预计将获得以下投资回报：

• 加快产品上市速度。
• 提高产品和订单交付速度。
• 加快启用新合作伙伴。
• 提高文档交付速度。
• 提高电子采购订单的使用率。
• 缩短发票审批周期。
• 处理更多发票，并减少异常情况。

其他宝贵的第三方资源包括 IDC 业务价值计算器² 及 IDC 业务价值白皮书“The Business Value of SAP Business Network — for Selling Organizations”（SAP Business Network 对销售组织的业务价值）。³获得认可支持后，企业可以制定路线图，将现有流程转变为省时的工作流。

为采购负责人制定协作路线图

尽管相较于整个企业的云迁移，集成采购协同解决方案属于小项目，但为了取得出色的业务成果，仍建议制定战略路线图。这不仅有助于各方深入思考自身需求、要求及期望，同时也是规划变更管理步骤或培训的良机。这样，新的采购协同工具上线后，员工即可立即上手使用。建议参考以下步骤：

1. 评估当前成熟度：评估现有采购流程、系统及利益相关方参与情况。了解以下问题：团队面临的主要挑战是什么；哪些环节最容易出错或出现沟通不畅；团队不希望改变哪些事情。
2. 明确协作目标：与业务优先事项保持一致，包括节约成本、提高敏捷性或实现可持续发展。企业的优先事项是什么？如何定义成功？是加快开票速度，还是降低错误率，亦或是打造更具韧性的供应链？
3. 选择合适的平台：选择能够与 ERP 系统集成并满足协作需求的工具。现有提供商或供应商是否已使用采购平台？如果没有，需确保供应商能够轻松入驻平台，提高采购平台的采用率。
4. 让利益相关方参与进来：在一开始就让采购、财务、IT 和供应商参与进来，获取建议、解答问题并达成共识，最终选择最契合各方需求的采购平台。
5. 试点并迭代优化：从少数供应商或品类开始试点，评估业务成果并持续优化。例如，若主要供应商已加入所选网络，则优先与其互联。构建工作流、培训团队，并在三个月等固定周期内评估改进成果。
6. 实现规模化与优化：如果取得了可观的收益和投资回报率，则可以向其余合作伙伴、供应商和采购商推广。加强协作，完善业务流程，使用分析工具推动持续优化。

立即开启采购协同之旅

借助基于云的网络，减少交易摩擦，逐步淘汰手动、孤立的事务性采购流程。采用新型协同工具，采购团队能够更轻松地实现以下目标：

• 快速发掘新供应商并缔约
• 更敏捷地响应不断变化的供应链环境
• 全面掌握销售和采购流程各环节的动态
• 严格遵守内外部政策和法规

利用协同采购平台，企业可以更深入地了解供应链，并提高供应链效率和合规性。你可以随时采用合适的解决方案，并利用众多可选方案支持企业转型。