数字化工作场所与数字化工作空间

“数字化工作场所”与“数字化工作空间”经常互换使用，两者的共同点在于都能提供积极的员工体验，提高员工敬业度和工作效率。本页面将通篇使用“数字化工作场所”一词，与你探讨其核心功能、优势及用例，并为成长型企业提供实用建议，帮助他们制定数字化工作场所战略，提高整体业务敏捷性。

了解数字化工作场所

要想了解数字化工作场所，重点在于理解其核心功能、业务价值和对人才管理的影响，同时掌握相关的新兴趋势。

核心功能

• 协助远程办公：数字化工作场所能够为企业提供平台，确保员工成功开展富有成效的远程工作。数字化工作场所集先进技术、协作平台与云解决方案于一体，为员工营造不受场所限制的工作环境，让他们在任何地点都能开展工作。此外，数字化工作场所还融入网络安全技术，帮助企业保护敏感信息，并解决数据安全方面的问题。数字化工作场所不仅支持远程办公，还能通过提高现代职场环境的灵活性、协作性和工作效率，进一步优化远程办公模式。
• 促进沟通协作：数字化工作场所旨在帮助企业促进沟通协作。数字化工作场所超越了传统的电子邮件功能，可以基于云平台搭建数字化共享工作空间，提供即时消息、视频会议及社交网络等功能。团队成员可以实时访问并编辑文件和项目，不同地区和时区的团队成员也能突破地域限制，无缝开展协作，从而培养团结精神与共同使命感。
• 实现自动化：自动化是一项重要功能，涉及使用软件处理各项日常任务，包括安排会议、管理工作流等。自动化工具有助于提高工作效率，减轻行政工作带来的负担，让员工专注于更具战略性、更有创造力的工作。
• 提高移动办公的灵活性：数字化工作场所能够满足企业一线非坐班员工的需求，例如，支持现场员工在客户场所安装、维护和升级设备。利用数字化工作场所，现场员工可以在笔记本电脑、平板电脑、手机等移动设备上访问所需信息，完成工作单，查询相关信息，与前端部门沟通，并在工作完成后更新工作状态。

业务价值

• 提高业务敏捷性：借助数字化工作场所，企业能够提高敏捷性，快速适应市场变化，并满足客户需求。面对当今快节奏的商业环境，企业必须采用数字化工具，迅速制定决策并加以落实。
• 制定由数据驱动的决策：数字化工作场所支持企业随时访问高质量的统一数据，并全面获取各项洞察 ，包括员工工作效率、客户偏好等。利用这些数据，企业能够制定明智的战略性业务决策，并根据市场需求更有效地定制服务与产品。
• 提升自助服务效率：借助数字化工作场所，员工能够轻松获取信息及资源，快速找到业务问题的解决方案，并以契合员工需求的方式管理工作。

对人才管理的影响

• 培养员工技能：要想充分利用数字化工作场所，员工必须持续学习并培养各项技能，特别是在数字素养和软技能方面，包括沟通能力、协作能力、生产力和工作效率等等。如今，身处由数字化驱动的工作环境中，提高这些领域的技能对于员工的职业发展至关重要。
• 增加工作机会：数字化工作场所的普及带来了更广泛的工作机会，尤其是远程办公和灵活办公的岗位。专业人员可以不再受到地域限制，能够获得全球范围内的工作机会，这极大地丰富了他们的职业发展道路和成长机会。
• 扩展人才渠道：借助数字化工作场所，企业能够有效充实人才渠道，在更大范围内网罗人才。他们可以招聘位于任何地点的远程办公人员，并与其签订劳动合同，确保在全球范围内找到合适的人才填补特定的岗位，实现人岗匹配。

新兴趋势

• 人工智能 (AI)：当前，AI 正日益融入数字化工作空间，同时改变着企业的运营方式。借助生成式 AI，企业能够进一步推动创新，实现创造性任务自动化，并提供个性化的客户体验。企业还可以更轻松地创建内容并解决复杂的问题，从而革新客户和员工与技术交互的方式。
• 自动化：自动化工具可以与数字化工作空间相集成，支持业务用户接收流程更新通知并直接执行任务。例如，企业可以采用机器人流程自动化 (RPA) 技术或软件机器人，在数字化工作空间内执行重复性任务及流程。自动化工具适用于各种业务场景，包括数据录入、发票处理、工作流审批以及 IT 服务交付。
• 集成：数字化工作空间可以充当关键业务应用与企业数据的统一访问点。借助数字化工作空间，企业能够整合应用和数据，以便管理项目并开展沟通与协作，支持客户从不同系统无缝访问数据，确保整个企业的信息一致并实时更新。

数字化工作场所的工作原理是什么？

数字化工作场所整合了技术基础架构、工作流及相关流程，并融入了 AI 与自动化技术。

技术基础架构

• 云服务：作为数字化工作场所的核心支柱，云服务能够提供可扩展的灵活资源，支持用户托管应用、执行数据分析等。云服务能为远程数据存储、访问和管理提供便利，支持各个团队在任何地点开展协作和工作。
• SaaS 平台：作为数字化工作场所的关键组成部分，软件即服务 (SaaS) 平台具备安全性和可扩展性，并且支持用户访问一系列应用，涵盖视频会议、团队沟通、IT 服务、简化运营以及按需协作等功能。
• 定制软件：当前，许多企业都在投资开发定制软件，满足员工的特定需求，尤其是现场员工和非坐班员工的需求。这类软件能够与现有系统无缝集成，提供现成软件不具备的独特功能，帮助企业赢得竞争优势。

工作流与流程

• 数字化流程与运营：企业必须持续改进流程与运营，才能紧跟不断变化的市场需求。因此，业务用户越来越需要以更快的速度，调整、改进并完成任务。数字化工作场所可以提供各种工具及技术，支持企业简化流程，让员工能更快速地执行任务。
• 团队协作：项目团队通常会利用数字化工作场所，支持团队成员积极互动，并沟通交付成果的状态及截止日期。借助项目管理工具，他们可以设置项目时间表，分配资源，并在整个项目期间跟踪进度。
• 反馈机制：数字化工作场所能够提供一系列工具，例如员工互动平台与绩效管理系统，帮助企业搭建起反馈机制。这些工具提供持续反馈、绩效考核和员工调查功能，有助于保持沟通渠道畅通，并营造追求进步和认可的企业文化。

AI 与自动化技术的作用

• 自动执行任务：基于 AI 的工具可以自动执行重复性任务，例如计划排程、数据录入甚至部分客户服务工作。这些工具可以大幅减少处理日常工作所需的时间，让员工能专注于更加复杂、更具创造性的工作。
• 开展数据分析：在分析大型数据集方面，AI 技术能够发挥重要作用，从数据中挖掘可转化为行动的洞察。AI 算法能够识别趋势、预测结果，并协助制定由数据驱动的战略决策。
• 优化客户服务：在客户服务领域，AI 和自动化技术正在革新企业与客户互动的方式。利用聊天机器人、智能副驾、虚拟助手及自动化支持系统，企业能够提供快速、高效的客户服务，提升客户体验，并减轻员工的工作负担。

数字化工作场所的要素

数字化工作场所包含三大要素：技术堆栈、职场文化和转向线上办公。

技术堆栈 在数字化工作场所中，技术堆栈通常包括数据、流程、内容、应用、分析、用户管理、生命周期管理、安全性及治理功能。借助这些功能，企业能够支持远程办公和实时协作，并提高数据一致性和安全性。

职场文化 数字化工作场所可以营造灵活自主、持续学习的职场文化，相比过程更加注重结果，鼓励员工开展创新并提高敏捷性。这种职场文化以信任为基础，让员工可以独立管理自己的工作，并且通常采用异步工作模式。

转向线上办公 在数字化工作场所中，实体办公室不再是集中的工作枢纽。相反，以数字化工具及平台为代表的虚拟空间已经成为主要的办公场所。采用数字化工作场所后，员工更加期望像在同一间办公室工作一样，实时开展沟通和协作。这种转变充分说明，数字素养与适应能力对于员工和企业而言都非常重要。

数字化工作场所的重要性

数字化工作场所的重要性不言而喻，能够帮助企业提高业务连续性，增强竞争优势，并提升员工体验。

业务连续性

• 提高适应能力与韧性：疫情期间的经验表明，数字化工作场所能够发挥关键作用，确保企业持续运营。由此可见，数字基础架构能够支持远程办公，保障企业的业务连续性。借助数字化工作场所，企业能够提高适应能力与韧性，更有效地应对市场变化，同时保持生产力并保障服务交付。
• 加强危机管理：数字化工作场所能够提供强大的解决方案，应对各种危机场景，包括自然灾害、经济低迷等。借助这些解决方案，企业能够快速调整业务运营，尽可能地减少业务中断。数字化工作场所本身具有灵活敏捷的特点，可以支持企业快速制定决策并进行实时沟通，而这些正是危机管理的必备条件。

赢得竞争优势

• 占据市场领先地位：采用数字化工作场所有助于企业占据市场领先地位。运用数字化工具与实践，企业能够提高敏捷性和创新能力，从而快速响应市场趋势，并满足客户需求。在竞争激烈的行业中，这种快速响应能力往往是重要的差异化优势。
• 提高创新能力：数字化工作场所是创新的温床，能够打破地域与物流方面的障碍，帮助营造良好的企业文化，支持员工自由分享创意并自发展开协作。这种职场环境有利于开展创新，推动企业开发新的产品、服务及解决方案，确保始终占据业内领先地位。
• 节约成本：数字化工作场所能够显著降低新员工启用成本，同时支持员工远程办公，减少所需的线下办公空间。

提升员工体验

• 平衡工作与生活：数字化工作场所给企业文化带来的一项重大影响就是实现工作与生活平衡。员工可以灵活选择工作时间与地点，享受更加平衡的生活方式。然而，这也会为企业带来各种挑战，例如工作与个人生活之间的界限变得模糊。因此，企业需要细致管理员工，并提高文化敏感度。
• 提高灵活性：通过访问数字化工作场所，员工有更多机会以契合自身需求的方式开展工作。数字化工作场所整合了一系列工作工具，包括商业分析、任务执行、协作及团队管理工具，让员工能够随时随地灵活开展工作。此外，员工还能快速访问所需工具，确保始终以高效、自主的方式满足自身需求。

数字化工作场所的益处与优势

数字化工作场所能够给企业带来诸多益处和优势，包括节约成本、提高灵活性与工作效率以及加强员工和团队互动。

节约成本

• 降低间接成本： 数字化工作场所最显而易见的一项优势就是降低间接成本，其中包括节约办公室、水电及办公用品方面的成本。随着越来越多的员工开始远程办公，企业可以缩小线下办公空间，或者采用混合办公模式，从而大幅降低成本。
• 优化资源：借助数字化工作场所，企业能够更高效地优化资源。通过采用云计算技术和 SaaS 平台，企业可以减少采购昂贵软硬件的需求。此外，企业还能利用数字化工具优化劳动力管理，确保高效且有效地使用资源。

提高灵活性与工作效率

• 支持远程办公：数字化工作场所能推动企业实施远程办公模式，支持员工灵活选择最适合他们的工作地点。这种灵活性有助于提升员工的工作满意度和工作效率。
• 推动异步协作：异步协作是数字化工作场所的一项特色功能，可以支持不同时区的团队成员有效开展协作。这项功能可以帮助企业提高员工的工作效率，同时尊重员工的工作节奏与生活方式，有助于营造更加包容的职场文化。

真实用例与示例

数字化工作场所拥有大量真实用例与示例，应用场景非常多样化，以下列举了部分应用场景。

用例

• 整合全球团队：在数字化工作场所中，全球任何地区和时区的员工都能使用自助服务，查找所需信息，执行复杂流程，并分享内容与知识。跨国企业可以充分利用数字化自助服务工具，开展沟通、协作与项目管理，更有效地管理分布于各大洲的不同团队。
• 支持现场员工移动办公：数字化工作场所能够全面满足现场工作人员的需求，支持他们访问信息与资源，从而加速完成工作，与总部协作解决问题，记录所有已执行工作，并更新记录系统以跟踪工作进度和分析效能。
• 支持非坐班员工移动办公：数字化工作场所非常适合经常四处走动的工作人员，包括穿梭于大型卖场的零售人员、医院医护人员以及工地建筑工人。通过访问信息与协作工具，非坐班员工能够全天保持联系，并提高工作效率。
• 构建供应商门户：通过扩展数字化工作场所，企业可以构建供应商门户，实现集中的供应商沟通与协作、文档共享与管理、访问控制与安全，并提供分析与报告功能以及用于简化供应商互动流程的自动化功能。
• 实施危机管理：自然灾害事件和疫情期间的情况充分证明，数字化工作场所在危机管理方面发挥着至关重要的作用。数字化工作场所能够克服物理条件的限制，帮助企业维持正常运营。面对重重危机，企业纷纷采用数字化工具协调应对工作，并管理远程办公团队。
• 优化客户体验管理：借助数字化工作场所，员工能够随时随地访问关键的企业信息。这样，企业就能动员分散在全球各地的团队，为客户提供全天候的支持服务。此外，企业还可以利用数字化工作场所，自动执行面向客户的流程，并打造个性化的客户互动体验，例如开展有针对性的营销活动，与客户进行个性化沟通，以及基于客户偏好提供量身定制的产品与服务。

行业特定示例

• 高科技行业：在高科技行业，数字化工作场所已经相当普及。高科技企业会使用一系列数字化工具来开展协作、创新及沟通。一些高科技企业认为，他们推出的数字化工作场所在效率与创造力方面堪称典范，而且他们往往会使用自身的产品来推进工作流程。
• 医疗卫生行业：数字化工作场所彻底改变了医疗卫生行业，远程医疗保健、电子病历以及远程病患监护都是绝佳的例子。现在，医院和诊所需要使用数字化系统来进行患者护理和行政管理，而医疗系统成员可以通过电脑或电话来安排线上或电话诊疗。这样不仅提高了工作效率，还能提升患者的治疗效果。
• 教育行业：大批教育机构纷纷转向采用数字化工作场所，尤其随着在线学习与虚拟教室的兴起，这种趋势愈加明显。一些教育机构提供在线课程与数字化协作平台，支持远程学习，让全球各地的学员都能访问教育资源。这种转变不仅扩大了教育机构的业务范围，同时也使学习方法变得更加多样化。

数字化工作场所的类型

根据功能或企业规模与业务复杂度，数字化工作场所可以分为不同类型。

功能

• 完全远程办公：完全远程办公的数字化工作场所是指所有员工都不在传统的实体办公室内工作。这种工作场所高度依赖数字化沟通协作平台，能有效提高员工工作效率，在没有实体办公室的情况下也能满足员工需求。
• 混合办公模式：混合型数字化工作场所将线下办公与远程办公相结合，支持员工根据个人喜好或工作要求，灵活选择居家办公或前往办公室。如今，这种模式愈发受到以高科技公司为代表的一众企业的青睐，不仅可以提高员工灵活性，还能保留实体办公空间用于开展协作和举行会议。
• 同地办公但依赖数字化技术：所谓同地办公但依赖数字化技术的办公模式，是指员工主要在办公室工作，但高度依赖数字化工具及平台开展日常运营。在采用这种办公模式的常见行业中，员工必须前往办公室才能完成工作，但可以利用数字化技术提高工作效率。设计工作室及工程公司就是这种模式的典型例子，需要使用数字化工具进行设计、计划与协作。

企业规模与业务复杂度

• 初创企业：初创企业之所以采用数字化工作场所，通常是为了确保业务敏捷性和经济效益。利用可扩展且灵活的数字化工具，他们能够快速实现发展并适应市场变化。云服务及协作工具也在初创企业得到广泛应用，因为这些工具能够提高工作效率并轻松实现集成。
• 成长型企业 (SME)：利用数字化工作场所，成长型企业可以与大型企业展开公平竞争。通过采用数字化工具，成长型企业往往能以较低的投资成本，提高运营效率，扩大市场范围，并加强客户互动。
• 大型企业：利用数字化工作场所，大型企业能够管理复杂的业务运营以及分布全球的员工队伍。数字化工作场所集成了先进的数字化解决方案，例如企业资源规划 (ERP) 与客户关系管理 (CRM) 系统，能够帮助大型企业简化流程并提高决策能力。通常情况下，大型企业会组建专门的团队，负责管理并优化数字化工作场所的基础架构。

企业如何充分利用数字化工作场所

要想充分发挥数字化工作场所的优势，企业必须采用全面的战略性方法，将技术、文化及组织流程囊括其中。他们需要考虑以下重要事项，确保充分利用数字化工作场所：

• 投资开展培训：企业可以开展数字素养培训，举办协作工具研讨会，并提升数字架构相关领域的员工技能，帮助整个员工队伍做好准备，充分发挥数字化工作场所的优势。
• 营造注重协作沟通的企业文化：企业必须鼓励开放式沟通、知识共享与团队合作，才能充分利用数字化工作场所，促进实时沟通、文档共享及项目协作。
• 注重加强用户授权与访问控制：数字化工作场所的一大关键优势就在于，能让用户轻松获取信息及工具。但是，企业必须实施统一的身份管理来控制用户访问，妥善处理身份验证、身份配置及角色配置等事务。单点登录功能可以满足这一需求，帮助企业准确追踪并授予访问权限，让用户无需分别登录各个系统即可访问每项资源，从而享受更好的用户体验。
• 重视网络安全：采用数字化工作场所后，企业需要使用云服务、SaaS 平台以及其他在线工具，网络安全因此成为一项重要的考虑因素。企业应优先采取强有力的网络安全措施来保护敏感数据，确保通信安全，并防范网络威胁。具体来说，企业可以执行加密协议与多因素身份验证，并定期进行安全审计，确保数字化工作环境安全无虞。
• 寻找自动化机会：企业要想获得成功，必须不断识别数字化工作场所中重复且耗时的任务，并针对这类任务打造自动化流程，让员工能够腾出时间，专注于更有价值的工作。如今，借助 AI 的强大功能，企业能够以前所未有的速度和效率实现自动化。最终，企业能够根据自身需求快速开展创新，开发并集成新的应用及工具，从而提高用户满意度。
• 追踪工作进度，鼓励给予反馈：无论关注的是节约更多成本和加强协作，还是集中精力提升客户体验，企业都必须制定清晰的目标，基于关键绩效指标 (KPI) 追踪工作进度，鼓励员工给予反馈，并作出相应的调整。这有助于企业了解业务成功的标准，并充分发挥数字化工作场所战略的优势。
• 寻求功能强大且久经验证的产品与服务：在评估市面上的数字化工作场所产品时，企业需要寻找功能全面的稳健解决方案，才能提高用户工作效率，加强互动，为用户与企业全面提供积极体验。