应付账款自动化：什么是应付账款自动化及其工作原理
应付账款自动化技术能够实现交易数字化，并尽可能减少全球范围内的手动任务，简化发票到付款流程，提高效率和合规性，并优化运营资本。
如今，企业领导者对应付账款 (AP) 自动化的兴趣越来越高，这充分反映了当今企业领导者普遍的心理：尽管新机遇层出不穷，但竞争也空前激烈，企业已经没有余地容忍繁琐的程序和低效的运营实践。随着现代技术搭载 AI 驱动的强大功能，加之企业对精益化和战略性的日益重视，流程自动化已真正崭露头角——企业很快意识到其巨大威力：既能摆脱繁重的纸质化操作桎梏，又能规避手动处理会计任务的差错风险。
在最新的调查中，财务运营与领导力研究所 (IFOL) 发现，56% 的应付账款团队每周光花在手动处理发票上的时间就超过了 10 小时。众所周知，这种数据输入方式很容易出错，耗财又费力。事实上，如果你与 IFOL 报告中的受访者情况类似，你也会认为“数据错误、异常和不一致”是最主要的会计问题之一。庆幸的是，应付账款自动化能帮助企业轻松应对这些挑战。
什么是应付账款自动化？
应付账款自动化使用强大的 AI 驱动技术，帮助你端到端简化和增强应付账款流程。应付账款自动化流程的第一步是电子发票处理，比如通过门户直接从供应商处接收发票，或者将发票从纸质格式转换为数字格式。然后，系统将快速验证主数据，并将发票与采购凭证（如采购订单和货物收据）无缝匹配，从而实现快速审批和及时付款。
此流程减少了手动干预需求，因而降低了出错风险并提高了整体效率。卓越的应付账款自动化解决方案支持实时数据处理和自信决策，这对于维护企业的现金流和财务健康至关重要。通过更快速、更准确地处理交易，你不仅可以简化运营，还能加强与供应商的关系。
纸质应付账款流程的缺陷
手动的纸质应付账款流程会降低组织的运营效率；阻碍你和供应商及时获取发票和付款状态信息；因手动处理、数据输入和对账工作而消耗大量资源。而且，当团队忙于追查票据和处理付款状态电话问询时，他们就无法执行更具战略性和更紧迫的任务。这可能会造成供应商焦虑和不满，从而对你的业务产生直接影响，包括影响你的谈判能力和争取提前付款折扣的能力等。
应付账款自动化的优势
“快速、精准、高效”，这是人们提到流程自动化时通常最先想到的三大关键词。而当集成式业务解决方案与现代应付账款卓越实践相结合，受益的不仅仅是应付账款系统，你的所有团队和利益相关方还可以加强协作，并提高可视性。实现整个发票到付款流程自动化后，你将获得诸多收益。以下列举了部分重要收益：
- 提高效率： 通过切实有效地简化开票和付款流程，应付账款自动化可以减少审批所需的时间，并提高整体效率。
- 降低成本： 通过大幅减少人工输入和相关劳动力成本，同时减少与文档存储和处理相关的费用，自动化可以显著降低发票处理成本。
- 优化现金流管理： 应付账款流程自动化有助于缩短付款周期，创造提前付款折扣机会，以及根据需要提供关于资产负债表的洞察，从而帮助优化运营资本和现金流。
- 改善供应商关系： 除了确保更及时的付款外，应付账款自动化还为打造令人放心的可预测流程和可靠的通信渠道铺平了道路，有助于建立更密切的供应商关系并提高供应商满意度。
- 紧跟全球法规： 通过集中管理全球各地更新的合规数据，企业可以显著降低风险，并加快决策速度，及时把握新的全球机遇。
- 提高准确性： 大多数错误都是无意的，但也不是全部如此。集成式应付账款自动化工具可以帮助你提前预防意外错误，并发现欺诈性错误。
- 管理非采购订单发票和服务发票：借助人工智能和机器学习的强大功能，如今的应付账款自动化系统可以整合并处理各种不同的数据集，全程流畅无阻。
什么是应付账款流程自动化？
应付账款流程自动化是一种通过尽可能减少人工干预、消除易错环节来优化应付账款（或贸易应付款）流程的方法，需要用到应付账款软件，并且让软件与连接业务合作伙伴的数字化商业网络相集成。
应付账款流程自动化的工作原理是什么？
早期的流程自动化工具更像是装配线机器人。他们反复地做同一件事，不能有效应对任何偏差或复杂情况。在如今的 AP 解决方案中，人工智能与云端互联的核心系统可以游刃有余地处理复杂问题。这些系统可以在运行过程中持续学习，轻松处理不同类型的数据，继而交付可定制的工作流，并按需生成报告。以下是当今顶级 AP 自动化系统中的核心技术引擎：
- 人工智能 (AI) 和机器学习 (ML)： 以这些技术为核心引擎，AP 自动化系统可以通过学习历史数据不断做出改进。这样，即使是最复杂的工作流也能快速启动，从而提高整个流程的准确性和速度。
- 光学字符识别 (OCR)： OCR 可将输入的本文、手写文本或打印文本的图像转换为机器可读的编码文本，而且这些图像多来自扫描文档。AI 的应用显著提高了 AP 自动化系统的准确性和灵活性。
- 机器人流程自动化 (RPA)：RPA 不使用物理机器人，而是使用软件机器人（机器人）来自动执行重复的手动任务。与其他所有技术一样，这类机器人在过去几年中实现了巨大发展，现在可以处理更复杂和更难预测的任务。
- 数字化工作流自动化： 这涉及创建自动化发票审批路径，根据发票金额、供应商或成本中心等特定条件自动传送电子发票，从而确保由合适的人员在恰当的时间审批正确的发票。
- 电子数据交换 (EDI)： EDI 支持业务合作伙伴之间以标准电子格式实现计算机间的业务文档自动交换。这有助于提高准确性和速度，并实施更严格的隐私和安全控制。
哪些应付账款任务可以实现自动化？
每家企业都有自己的独特协议和工作流。下表仅列出了一些最常见的自动化任务：
- 数据输入和发票捕获： 通常，OCR 技术与 AI 相结合，可以快速、准确地捕获发票数据，以及其他任何需要数字化的纸质文档。
- 发票匹配和验证： 自动化系统可以将发票与相应的采购订单和收据进行匹配，在进一步处理前验证发票准确性。这有助于确保仅对核验无误的交易进行付款，从而强化财务管控。
- 审批路径和工作流： 为发票批准流程建立预定义规则，确保将正确的文档传送给对应权限人员（并匹配相应的安全等级）。
- 付款计划和执行： 自动化系统根据到期日期和企业现金流策略安排付款时间。然后，系统会执行付款、管理电子资金转账、优化财务资源并确保遵守地区法规。
如何实现应付账款自动化
阻碍数字化转型项目的并非系统故障，而是糟糕的规划与沟通不畅。这些久经验证的策略可帮助你创建并执行成功的应付账款自动化项目：
- 评估当前应付账款流程并确定差距： 首先，全面审核现有应付账款流程，发现效率低且可从自动化中获益的领域。这项评估将有助于确定具体需求，并为量身定制自动化解决方案奠定基础。
- 选择适合你的 AP 自动化软件： 选择契合企业特定需求的软件。考虑一些关键因素，例如与现有系统的兼容性、易用性、可扩展性以及支持全球运营的能力（如有必要）。
- 设置数字发票捕获（OCR 和电子发票）： 实施 OCR 和电子开票等技术，从纸质格式转换为数字格式，这是减少手动数据输入和提高准确性的必要流程。
- 配置自动化工作流和审批层次结构： 建立明确的发票处理和审批规则与工作流，而且设计宗旨必须是简化流程、减少延迟以及确保符合企业政策。
- 制定强有力的沟通、反馈和培训战略： 最成功的软件集成，往往源于管理者愿意花时间了解核心团队的实际痛点与需求愿景。因此，领导者需要花时间传达企业自上而下的目标以及选择新解决方案的理由；重构角色与职责，确保自动化并非取代人力，而是让团队腾出精力培养更具战略价值和满足市场需求的技能。
如何选择应付账款自动化软件
面对前所未有的竞争和不确定的市场力量，你必须抓住每一个机会，让企业变得更精益、更敏捷，同时提升数据驱动的洞察力和可视性，全面了解各个运营环节。短短几年前还被视为锦上添花的技术，如今已经变得不可或缺。你需要制定明智的长期战略，打造精准匹配企业独特需求且能随业务环境变化轻松扩展和调整的技术产品组合，这一点比以往任何时候都更重要。以下是评估 AP 自动化软件涉及的一些步骤：
- 了解你的应付账款流程要求： 明确定义你的自动化需求，包括解决当前流程中特定挑战的基本功能。
- 评估可扩展性和灵活性： 确保软件能够满足业务增长需求，并适应不断变化的业务流程和法规。
- 确保与现有系统集成： 为了保持数据一致性并简化各业务职能部门的运营，AP 自动化软件应与现有 ERP 和财务系统无缝集成。
- 优先考虑用易用性和直观的界面： 选择具有直观界面的软件，尽可能减少学习难度并充分提高员工的采用率。易用性是充分利用软件功能的关键。
- 评估安全性和合规性功能： 软件必须配备强有力的安全措施来保护敏感财务数据，同时确保遵守企业运营所在国家/地区的法规要求，这一点至关重要。
- 审查供应商声誉和支持服务： 调查供应商在市场上的声誉和客户支持的质量。可靠的客户服务对于快速解决问题以及确保持续稳定的系统性能至关重要。