如今，劳动力对灵活性和工作与生活平衡的需求日益增长，促使许多企业考虑采用新的方案来取代长期沿用的工作模式和规范。这包括考虑实行四天工作制。但缩短工作周会带来一些棘手的问题，这些问题必须在推进之前得以解决。
在《四天工作制悖论》一文中，我们探讨了企业为何会考虑做出这一改变，列举了一些缩短工作周的实际示例，并提供了如何提高生产力回报的战略洞察。在本文中，我们将探讨一些需要在试点阶段之前和期间解决的重要细节问题。
在几乎所有情况下，这三大总体原则都将帮助您精准达成目标，同时避免合规与生产力方面的陷阱：
- 与人力资源部门、法务部门和运营主管密切协作
- 通过一个可靠的试点项目来检验您的决策和假设，并在其中捕获有关结果的优质数据
- 在整个过程中与员工就变更、原因和结果进行充分沟通
牢记这些原则，以下是成功推行四天工作制计划所需的七项严谨细致的尽职调查举措。
首先：研究各种各样复杂的人力资源和法律问题
1. 仔细核对适用的劳动法和残疾人法
不遵守劳动法律法规可能会引发法律问题和经济处罚，导致四天工作制试点还未真正启动就偏离正轨。值得重点关注的领域包括劳动与薪酬法规以及反歧视要求。
当然，企业必须始终遵守适用的薪酬和工时法律，例如美国的《公平劳动标准法》或日本的《劳动标准法》，这些法律对薪酬和加班费作出了规定。
必须与法律顾问沟通，以详细了解此类要求。人力资源部门还需要向所有员工清晰传达这些法律及其影响。政策和实践方面的培训将确保所有职能部门的所有管理人员都能始终如一地应用这些政策和实践。
试点阶段是记录和定期审核员工实际工作时间（尤其是非豁免员工）的好时机，以确保您的合规计划得到遵守，并符合您预期的业务需求。工时追踪系统可以减轻管理负担。对于不习惯记录工时的领薪员工，可能需要额外沟通来解释为什么现在需要记录工时。
遵守反歧视法律（例如美国的《残疾人法案》(ADA) 或瑞典的《反歧视法案》）对于确保过渡到每周四天工作制不会对某些员工群体造成不成比例的伤害也至关重要。例如，有精神或身体障碍的员工可能无法延长工作时间或在较少的工作时间内完成相同的工作量。（相反，一些员工可能会声称，每周工作四天且工时有限的工作制是必要的，例如在 2023 年针对 Costco 提起的一起诉讼中所主张的那样。）再次强调，在这个可能存在诸多疑点的领域，咨询法律顾问是明智之举。
2. 评估对受薪员工福利（包括工资、福利和休假）的影响
在推行每周四天工作制时，薪酬可能是一个重大问题，因为它直接影响员工的经济状况和组织的整体工资成本。
在大多数情况下，即使缩短工时，企业也不会降低员工工资。这是因为缩短工时背后的理念在于，期望每位受薪员工通过提高效率来保持相同的生产力水平。
然而，在极少数预期生产力 下降 的情况下，一些组织可能会决定是否相应地调整工资或薪酬水平。不过，如果可能的话，应避免降薪，以最大限度地减少不满情绪和员工流失，除非员工认为自己获得了合理的福利作为补偿。（请参阅下方的侧边栏示例。）
福利可能比薪酬更复杂。例如，如果休假或病假等福利是根据工作小时数计算的，那么减少工作时间可能会减少这些福利。务必审查福利和休假政策，并做出任何必要的调整，以确保员工在转型过程中不会受到不利影响。
您的试点项目成果可能会出乎您的意料
每家企业都各不相同。
芬兰手机游戏公司 Fingersoft 在奥卢和赫尔辛基拥有 110 名员工，希望为其员工探索弹性工作时间选项。该公司报告称，通过测试发现，对于其特定业务而言，有一种比每周四天工作制“更好的替代方案”。
在 2021 年和 2022 年进行的一项为期一年的实验中，约有一半的员工选择每周工作四天（每天八小时）或每周工作五天（每天六小时），薪酬略有减少。一家第三方公司通过调查收集了员工反馈，结果表明，两种模式下的员工在幸福感和工作与生活的平衡方面都得到了显著改善。但总体而言，每天六小时工作制对 Fingersoft 来说是更有效的安排。在每周五天、每天六小时的模式下，生产力几乎保持不变，而每周四天工作制的生产力则有所下降。根据调查结果，Fingersoft 在 2023 年初提供了一个长期选项，即每周工作五天、每天工作六小时。按这些工时工作的员工可领取其全额薪酬的 90%。
值得注意的是，Fingersoft 的结果与其他公司的调查结果有所不同。例如，Josh Bersin 公司的研究表明，大多数企业在减少每周工作时间（包括采用四天工作制模式）时，生产力并未受到任何损失。所有这些情况都表明，企业在寻求提供更大灵活性时，都需要考虑自身独特情况和员工需求。
3. 对兼职员工和按小时计酬的员工也进行同样的审查
由于按小时计酬的员工的福利（包括工资和福利）完全取决于工作时间，因此四天工作制对他们的影响可能与领固定薪水的员工截然不同。需要考虑的问题包括：
- 员工是否需要延长轮班时间，以在更少的天数内达到所需的工时数？
- 是否需要调整员工的时薪，以确保其总薪酬保持不变——例如，United Auto Workers 工会所提议的那样？
- 您将如何处理加班问题？一些按小时计酬的员工希望增加加班时间，而不是减少。任何政策或排班调整会对他们获得这些额外加班时间的能力产生什么影响？
更复杂的是，“加班”的定义和法律要求，甚至“工作时间”的定义，不仅因国家而异，甚至因地区或州而异。在加利福尼亚州，一天的工作时间超过八小时即开始计算加班，而在科罗拉多州则是超过 12 小时。其他州则按每周超过 40 小时计算，而非按天计算。
除了排班、时薪和加班之外，您还需要考虑请假、病假工资、带薪假期以及任何其他福利，特别是与累计工时相关的福利。
4. 审查对签证（例如 H-1B 签证）的影响
工作周的调整可能会影响持有签证的员工的身份。
例如，美国的 H-1B 签证要求持有人必须从事全职工作，而劳工部文件明确指出“在任何情况下，每周少于 35 小时的工作均不得被视为全职工作”。其他签证（包括适用于跨国公司内部调动人员的 L-I 签证、适用于澳大利亚专业人员的 E-3 签证，以及根据《北美自由贸易协定》(NAFTA) 适用于加拿大和墨西哥专业人员的 TN 签证）也均对雇佣性质和期限有具体要求。
即使缩短工作周，也必须确保持有签证的员工仍然符合签证要求。这种转变可能会导致您的人员配置、招聘或签证担保计划发生变化。
下一步：根据上述信息和决策采取进一步行动
5. 审查政策、雇佣合同和职位描述
根据法律和政策审查提供的信息，您可能需要修改当前的员工合同以及工作场所政策。
例如，
- 部分合同中规定的工时或工作天数可能会与计划推行的四天工作制发生冲突。
- 休假和病假政策也需要与新的工作安排保持一致。
- 同样，您可能需要考虑法定节假日，具体取决于您选择的工作周结构。如果节假日恰逢大多数或所有实行四天工作制的员工原本应休息的日子，您可以选择额外提供一天带薪休假，或减少该周剩余工作日的工作时长。
根据您的业务情况，与外部个人服务提供商和自由职业员工签订的合同协议不太可能受到影响，但仍然需要进行审查。例如，在某些情况下，外部贡献者完成任务的能力可能会受到员工日程安排变化的影响。
6. 评估潜在的成本节约和生产力提升
一旦掌握了员工薪酬、福利和排班方面的任何潜在变动，您就可以开始切实评估其对您公司的整体财务影响。
向四天工作制转型可以节省成本并提高生产力。例如，如果每周多关闭办公室一天，组织可能会在公用事业和办公用品方面节省开支。然而，生产力的损失可能会抵消这些节省的成本，而如果部分员工采用四天工作制而其他员工不采用，也可能会产生类似的影响。
此外，安排轮班和缩减工时可能会导致需要招聘额外员工来填补空缺。而且，从另一个角度来看，这些变化可能会创造新的收入机会，并改善运营。总之，需要评估、准备和监控各种结果。
- BBC 的一篇文章指出，英格兰盖茨黑德的 Citizens Advice 投入了相当于额外 3 名全职员工的资金，使 45 名呼叫中心员工得以参与每周四天工作制的试点项目。
- 在社交媒体软件公司 Buffer，对客户支持员工排班进行了一次看似复杂的调整，最终不仅缩短了支持服务的时间，还提高了客户满意度评分。
- 在 Bamboo HR 引用的一项研究中，一家瑞典医疗机构的骨科部门将护士的工作时间改为六小时轮班制，导致每月额外支出 123,000 美元。但是，通过引进 15 名新员工填补空缺，该科室得以延长手术时间，使手术量增加了 20%，并将手术等待时间从数月缩短至数周。
显然，对总体效果的评估可能很复杂，需要考虑各种正面和负面结果。
尽早、频繁并贯穿始终
7. 与员工互动——异步、持续且富有同理心
员工自然会担心这会对他们的工作负载、薪酬和工作与生活平衡产生什么影响。为了解决这一问题，企业必须在流程早期就与员工进行沟通，征求他们的意见，并打消其顾虑。这可能包括开展调查、召开全体员工大会，以及为员工提供提问和反馈的机会。
清晰有效的沟通在计划制定之初就至关重要。这包括传达变革的原因和目标、为员工带来的福利，以及（最终）对员工在转型期间的期望。组织应建立清晰的沟通渠道（电子邮件、团队会议和内联网更新），并确保所有员工都能随时随地访问所需信息。
有趣的是，Josh Bersin 公司的研究表明，在缩短工作周的情况下，异步沟通变得至关重要，因为不同员工可能在不同的工作日或时间工作。这意味着，员工可能需要额外的沟通支持——不仅涉及四天工作周，还包括他们在日常工作流程中的沟通。
允许员工通过项目管理工具控制其通知偏好，有助于针对特定项目开展沟通。制定和记录有关如何使用这些工具的新规范也很重要。“除了减少现场会议外，还要采用书面或记录的形式发布状态更新，这样员工就可以根据自己的时间安排来获取信息，”Bersin 建议。此外，他们建议确定可能需要加快处理或上报问题的紧急情况——明确界定哪些情况需要上报，以及应在何时通知哪些人员。他们写道：“明确界定真正需要上报的情况非常重要，这不仅有助于员工在工作日保持专注，而且如果可以暂缓处理，还能保障员工的休息日不受打扰。”
开展试点，总结经验，持续改进，蓬勃发展
试点阶段是检验成效的关键阶段。当您完成尽职调查并建立起强有力的双向沟通渠道后，您的四天工作制试点计划将具备以下特点：
- 更不易违反法规
- 更以数据为依据
- 更容易招募志愿者参与
- 更有可能准确反映您所提模式的实际利弊
- 更易于评估和改进
然而，这并不意味着无需做出改变，也无法保证您不会遇到意想不到的障碍。事实上，试点阶段的“成功”不应仅仅定义为验证或否定你的方法，更在于对其进行优化调整，从而为企业及其员工带来最佳成效。
毕竟，这正是四天工作制值得一试的原因。