品类管理全面指南
品类管理是一种采购方法，是指将相似的产品和服务进行组合，形成不同的品类，目的在于整合支出并尽量节约成本。
如今，全球供应市场持续波动，业务需求瞬息万变，采购流程的复杂性也随之显著增加。企业亟需调整战略，主动管理供应商，并优化采购支出。这正是品类管理的优势所在，也是品类管理如今成为众多企业重要卓越实践的原因所在。
品类管理的定义
品类管理是指根据商品和服务的相似特征（如类型、价值、供应商、风险、位置或部门）将其归入不同的品类，并据此进行采购的流程。品类管理流程有助于企业了解和控制每个品类的总体拥有成本，尽可能地节约成本并提高每笔采购的价值。借助品类管理，企业还能够精简采购流程，增进供应商关系，优化支出分析，降低风险，等等。
“全面优化品类管理后，企业有望节约多达 1.14 亿美元的成本，获得 500% 以上的投资回报率，同时还能降低风险。”– Future Purchasing 公司
品类管理的发展历程
品类管理起源于 20 世纪 80 年代，过去一直是一项手动工作，需要使用孤立的电子表格、文档和演示文稿，手动执行分散、耗时的步骤。采购团队需要花时间手动收集和分析数据并创建报告，导致他们没有足够的时间制定战略和创造价值。
如今，品类管理软件能够以更快的速度自动执行该流程中的很多步骤。这样可以帮助品类管理人员轻松分析海量数据，精简品类战略的开发、执行和监控流程，从而显著提升日常工作的效率和战略性。现代品类管理解决方案能够提供品类洞察、流程指导、模板和 AI 建议等，帮助品类管理人员实现甚至超额完成他们的支出管理目标。
品类管理与战略采购的区别
品类管理和战略采购这两个术语有时候被互换使用，实际上并不是同一概念。战略采购是一种采购流程，侧重于选择合适的供应商，协商理想的价格，实现企业的短期目标。战略采购的首要目标是降低成本。品类管理则是将采购内容划分为不同类别，帮助品类管理人员发现各种机会，进而节约成本，并提高质量、供应商绩效和运营效率。品类管理是一个长期持续的流程，而且战略采购往往是这个流程中的一项前期步骤。
品类管理的六大优势
品类主导的采购能够减少冗余环节并简化供应商谈判流程，因此可以带来很多显著优势，帮助采购团队更加严格、高效地管理采购流程，发现新机会：
1. 提高洞察力：通过执行品类支出管理，并为所有相关供应商设置单一联络点，企业可以更深入地了解成本、供应商绩效和潜在的供应链问题。此外，企业可以利用对合同、价格和市场趋势的深入了解，制定更明智、更具盈利性的采购决策。
2. 节约成本：品类管理人员可以充分利用通过品类管理获取的品类专业知识和洞察，争取更优惠的价格，提高绩效，从而降低成本。此外，由于品类管理人员着眼的是长期采购，他们可以充分发挥规模经济效益，进一步节约成本。
3. 降低风险敞口：凭借对各家提供商的深入了解和与他们建立的卓有成效的长期合作关系，品类管理团队可以采取更积极主动的供应商管理方法，降低与不熟悉或不可靠供应商进行交易的风险。
4. 提高采购效率：借助经受了时间考验的自动运行的数字化流程，品类管理团队可以更快速地响应市场变化，并腾出时间从事更有价值的活动。
5. 高效践行 ESG 和 SR 承诺：通过确保契合品类管理目标，提高透明度并实施监控，企业可以更轻松地践行环境和社会责任 (SR) 承诺。
6. 增加受管控的支出：借助智能自动化功能，采购部门可以管理更多的品类，并最终增加受管控的支出。
采购品类的类型
品类划分因企业而异，取决于所在的行业和特定市场以及企业的支出管理政策。一般来说，每个采购品类会包含具备相似特征的一组产品或服务，这些特征包括类型、供应商、价值、位置和部门。举例来说，HR、技术、维护和差旅都是常见的品类。
此外，一种常见的做法是将生产性支出（核心业务产品和服务所需的物料，如原材料和包装用品）与非生产性支出（支持日常业务运营的商品和服务，如办公用品）各自归类。非生产性支出往往由企业各部门独立管理，通过划分非生产性支出品类，企业可以规范并降低非生产性采购的成本。
一些企业在确定品类时，会参考“联合国标准产品与服务分类代码 (UNSPC)”等全球标准，但大多数企业会创建自己的内部支出分类体系。无论品类的具体构成如何，成功的品类管理都需要采用一个标准框架，用于划分企业运营所需的商品和服务。
品类管理流程的三大步骤
尽管品类管理流程因企业而异，但通常包括以下三个步骤：
- 确定品类档案。首先，团队需要分析当前的支出情况，并权衡各种因素，包括风险、法规、明确的业务逻辑等，从而确定品类。这样就可以确立统一的采购品类分类体系，这种分类体系可以在整个企业使用。
- 制定战略框架和详细策略。在这个步骤中，各个团队根据定价、供应商绩效、供需预测等因素评估品类，从中可以发现优化支出和创造价值的机会。基于这些信息，团队可以制定一个主战略，用于实现各个品类的目标，再将主战略细分为具体的策略和阶段。
- 执行战略并监控成果。最后，团队开始实施品类管理战略并持续监控业务成果、供应商、业务需求和市场情况，确保团队可以快速响应各种变化，并根据需要优化品类管理战略。
品类管理软件应具备的功能
品类管理软件的目标是打造集中、精简、数字化的品类战略流程，同时提供切实可行的洞察来完善和优化这些流程。为了实现这一目标，理想的解决方案至少需要具备以下功能：
自动化：通过运行智能自动化流程来创建品类支出档案，制定和执行品类管理战略。
分步指导：提供基于系统的建议、引导式流程，以及卓越实践模板、工具和框架。
实时监控和分析：能够实时监控和分析市场情报、品类、价格、供应商绩效、业务成果等。
战略执行：提供各种工具，用于将战略、计划和方案轻松落实为采购项目或活动。
集成：能够与寻源到付款等供应商管理解决方案无缝集成。
人工智能：提供基于 AI 的内置功能，可以基于支出数据和其他因素执行机会分析并提供建议；计划与 ChatGPT 等大型语言模型集成，助力企业制定品类管理战略。
制定有效品类管理战略的卓越实践
企业可以采用以下卓越实践，快速制定致胜的品类管理战略：
建立专门的品类管理团队，认命专职品类管理人员。由于品类和战略支出领域数量众多，需要投入大量时间并进行专门处理，因此，如果从相关部门抽调知识渊博的利益相关者，组建一支专门的团队，将有助于提升流程效率。品类管理人员负责掌握并监督整个品类的市场、法规和价格趋势，并制定短期、中期和长期计划。
在整个企业推行一致的品类分类体系。这项卓越实践是深入了解支出情况、提高支出可视性的关键步骤。有些企业会使用 UNSPC 等通用标准作为指南，但更多的企业会创建自己的内部品类，这些品类更符合他们特有的目标或行业需求。
使用自动化解决方案集中管理支出数据。基于统一平台追踪和监控数据，可以帮助企业更轻松地发现和报告重要洞察，并强化落实治理举措。
充分运用品类管理技术。采用 AI 等先进技术，采购团队可以更轻松地发现规律，自动执行支出品类管理，按品类管理供应商，设定基准，提出建议，自动执行任务等等。
让利益相关者参与其中并掌握最新信息。利用分析工具和软件来传达展示潜在收益和机遇，这样可以更轻松地获得利益相关者的支持，确保与企业目标保持一致。
与供应商建立动态的合作关系。专注于提升整体价值，而不仅仅是降低成本，同时与供应商真诚协作，建立良好的合作关系。
整合第三方数据。建立相关机制，利用第三方提供商的相关外部数据点来补充完善自身的品类管理战略。
不断优化品类生命周期管理流程。通过收集特定品类情报，优化战略，并进行定期审核，改进内外部数据分析。
后续行动
了解如何利用解决方案实现更智能的品类管理，释放更多价值。
