直接采购负责确保企业获得生产核心产品所需的关键原材料，间接采购则涵盖维持企业平稳高效运营所需的其他一切资源。

直接采购活动通常涉及更高预算，并采用统一的方式进行战略性管理。然而，人们常常忽视了一点，那就是在许多企业中，间接采购成本也占据着采购相关支出的很大一部分。尽管如此，间接采购管理大多分散且缺乏一致性，存在巨大的改进空间。借助当今的先进技术和支出管理实践，企业能建立统一的全方位支出管理流程，实现团队、数据及系统的无缝整合和协同运转。

什么是直接采购？

直接采购是指企业购买直接用于生产所售商品或服务的原材料、零部件和劳动力的过程。

这类支出活动与企业的主要业务运营紧密相关，负责为生产线供应所需材料，并直接影响提供给客户的最终产品的质量。以汽车制造商为例，其钢材和轮胎采购就属于直接采购。从另一个角度来看，直接采购的特征是与企业核心业务直接相关。没有办公用品，车企仍可生产，但若缺少金属或橡胶等原材料，核心业务将立即陷入停滞。

卓越的直接采购实践通常采用电子采购解决方案和工具，包括支出分析、战略寻源和物料需求计划 (MRP) 等。这有助于企业确保供应商可靠且管理高效，从而提升运营效率和韧性。

什么是间接采购？

间接采购是指获取对企业运营至关重要但不直接进入核心产品或服务生产的商品和服务。这类支出包括维护、维修和运营 (MRO)、IT 服务、软件即服务 (SaaS) 订阅、营销、不动产及外包专业人员等。

尽管间接采购的定义在过去 50 年间基本未变，但当前的数字化转型已彻底改变企业及其客户的业务模式。某些间接支出（如保洁服务、办公用品）依然存在，但有些支出类型已经发生巨变，比如，企业开始依赖 SaaS 解决方案、网络安全应用，以及功能日益强大的专业化软件。如今，企业的支出管理团队大多都在减少文具、广告服务甚至不动产等领域的开支，但这更多反映了向数字化、自助式营销工具和远程办公的转型，而非间接支出的整体缩减。随着企业和制造商日益数字化，尽管某些“硬性”业务成本降低，但对其他工具和解决方案的需求却持续增长，以支持竞争力提升和业务增长。

直接采购与间接采购的区别

这两种采购模式的主要区别在于 目的 和用途，而非执行方式。无论是直接采购还是间接采购，均需在从寻源到付款的整个流程中严格应用卓越实践。

• 业务连续性与战略重要性：直接采购活动直接关系到业务连续性。原材料供应中断将直接导致停产，影响销售和利润。间接采购虽不会对企业产生直接影响，但若有效管理这类支出，长期累积下来，也将对企业的整体业务健康状况做出重大贡献。
• 预算规模与合同期限：直接采购通常预算规模较大、合同期较长，而间接采购通常金额较小且波动性更高、合同期较短，聚焦每年甚至每天的不同运营需求。
• 计划性支出与临时性支出：直接采购需进行严格规划和预测，确保匹配生产计划和市场需求。而间接采购更加灵活，通常是根据当下的运营需求按需采购。
• 供应商关系的重要性：在直接采购中，供应商关系管理 (SRM) 通常更具战略性，注重长期合作，以确保合规性、获取供应商的专业知识和建议，并保障稳定的供应与质量。而在间接采购中，重点是引导员工从合格的供应商处进行采购，以获取批量折扣、加强质量控制，并遵守各项准则和法规。
• 库存管理：直接采购中的库存管理属于战略性任务，旨在平衡成本与生产需求，避免库存过剩或短缺。而在间接采购中，因采购内容多为非生产性物资或服务，因此库存短缺或过剩的风险较低。
• 组织架构：一直以来，直接采购都由专门的采购团队管理，预算和 KPI 明确；而间接采购的管控和监管通常较为松散。不过，尽管过去直接采购与间接采购界限分明，但如今优秀的支出管理专业人员正以更加系统化、更加互联的方式管理间接采购。

直接采购的常见挑战

直接采购的许多挑战都源于企业外部。要想解决这些问题，企业需加强内部团队与供应商的协作，并确保采用由数据驱动的方式统一管理所有直接采购活动。

• 供应链波动性：过去几年的情况表明，“永不妄言绝对”已成为当今商界的基本信条。从极端天气到政治动荡，越来越多的全球性事件都可能导致供应链中断。直接采购团队必须与供应链管理部门紧密协作，收集并分析整个企业的相关数据，增强业务韧性，这比以往任何时候都更为重要。
• 质量控制：即使供应商初衷良好，仍可能出现质量问题。通过采用有效的供应商关系管理策略，并持续监控全球及区域市场趋势，企业可以提前预判质量问题，并根据需要做出调整。
• 商品价格波动：某些行业对核心生产原料的价格和供应波动尤为敏感。通过实时追踪市场动态并在预算中建立缓冲机制，企业能更好地应对此类不确定性。
• 供应商依赖风险：寻获优质供应商后，企业容易产生懈怠心理。但即使供应商本身无过失，也可能突发断供。如果没有其他经过审核的备选供应商，企业将陷入危险境地。
• 法规合规与可持续性：直接采购通常金额较大，涉及原材料、长途运输、海外劳动力等复杂因素。直接采购团队必须严格遵守全球和本地的环境、社会和治理 (ESG) 标准以及各种法律法规，这些要求对间接采购活动的影响通常较小，但对直接采购至关重要。

间接采购的常见挑战

间接采购挑战多源于企业内部。这既是坏消息，也是好消息。坏消息是：若继续容忍部门壁垒和过时的工具与实践，问题将进一步恶化。好消息是：相比政治和极端天气等不可抗力，只要企业愿意采取行动加以解决，这类挑战完全可控。

• 支出可视性低：即便各个部门遵循正确的流程，若企业不能采集此类支出并与其他支出整合，也将无法对其进行统一管控，导致难以识别成本节约机会或消除不必要的开支。
• 违规采购：大部分违规采购的出发点是好的，只是因为员工认为正式采购流程过于繁琐或缺乏自动遵守采购协议与政策的解决方案。然而，这类行为可能造成重大损失，包括推高成本、增加采购不符合企业要求或法规要求的风险。
• 数据孤岛与分散性：间接采购数据需与企业其他核心业务数据统一收集、统一进行标准化和分析。如果没有严格的政策和实践来采集和集中管理这些信息，企业将无法发挥数据价值，如提高预测准确性、降低成本等。
• 冗余与浪费：因部门间协调不足或计划不当，间接采购常导致物资过剩或服务重复。自动化解决方案提供的全局可视性可以帮助企业释放冗余资本，将其投入能产生更大影响的领域。
• 企业文化阻力：旧习惯往往难以改变。对于间接采购，很多企业一直以来都缺乏统一的战略。仅靠先进的软件还不能对间接采购实施集中化管理，企业需要实现透明的沟通，明确传达提高支出可视性和打破部门壁垒的重要性。

直接采购和间接采购对支出管理的影响

直接采购虽占总成本的很大比例，但是企业可以通过规模经济和批量折扣有效控制库存成本。相比之下，间接采购支出虽不直接影响销货成本，但低效的间接采购可能导致费用增加、运营延迟甚至业务中断，因而对企业成功的影响与日俱增。因此，全面的支出管理对于平衡这两类（及所有）支出至关重要，可以确保每笔支出都能最大程度地促进企业的财务健康、业务增长和顺畅运营。

选择直接/间接采购软件时的考量因素

在推进数字化转型的过程中，企业应选择具备以下功能的软件，以便能够更好地集成、定制和自动执行支出管理任务：

1. 全面的集成功能：无缝集成 ERP 与支出管理系统，可以确保采购数据与生产运营需求保持一致，这对平衡直接采购和间接采购至关重要。
2. 高级分析和报告：直接采购与间接采购在关注点和影响方面均存在差异，而分析软件可以帮助识别和应对两者各自的独特挑战与机遇。
3. 用户友好型界面：任何工具的价值最终都取决于团队的使用意愿和操作能力。因此，建议选择搭载直观界面和仪表盘的系统。
4. 自动化工作流管理：自动化工具能简化流程，减少人工操作，并提升准确性与速度，让团队能够专注于战略事务，同时确保持续监控手动任务。
5. 强大的供应商管理工具：无论供应商提供何种服务或商品，可靠的标准化供应商管理功能都至关重要，可以帮助确保直接和间接采购的质量与稳定性。
6. 灵活的定制选项：从报表生成到工作流和自动化流程，定制功能可以确保团队适应不同供应商或业务场景下的独特需求和挑战。
7. 安全与合规功能：在确保监管合规性和保护敏感交易数据方面，由 AI 驱动的强大安全功能对于保护企业的声誉、客户、供应商和团队成员至关重要。
8. 移动端优化支持：随着采购活动变得愈加精准并深度融入整体业务中，企业的支出管理解决方案必须支持用户通过桌面和移动设备灵活使用。