什么是采购管理？
采购是指围绕企业运营所需的各种商品和服务进行寻源、购买、收货和检查的流程，采购管理是对采购流程的系统化管理旨在以最佳成本获得高质量物资和服务，优化资源配置，提升供应链稳定性，从而支持企业可持续发展。
采购部门往往不会受到企业重视，除非采购工作遭遇阻碍或困难。这个部门负责维持企业的正常运营，确保企业随时获得所需的物料和用品。鉴于他们主要负责运营领域，因此通常不会被视为战略性部门，但如今，这种情况发生了改变。
控制成本仍然是采购部门的一项重点任务，在通货膨胀和供应成本不断攀升的市场环境下，情况更是如此。但是，如今采购部门面临重重挑战，控制成本只是其中之一。面对供应短缺威胁和额外库存费用带来的双重压力，采购部门必须设法提高供应链韧性，确保从容应对气候事件或其他阻碍交货的供应链中断危机。为了采购可持续的商品，并确保遵守不断增多的监管要求，企业必须在寻源流程中增设数据收集和审核环节。此外，企业还需要应对地缘政治压力和风险及其引发的物资短缺问题，这使得采购部门迅速成为关注焦点。
如今，首席采购官 (CPO) 不再只是局限于降低成本和确保合规的后端职能角色。
采购的定义
采购部门是重要的业务职能部门，负责保证企业获得所需的所有商品和服务。对于制造企业而言，供应可用性尤为重要，因为没有必需的原材料就无法生产出成品。采购部门必须与内部利益相关方保持沟通，收集他们的预测值和需求值，然后寻找价格最优惠的理想供应商。
采购职能的历史可以追溯到金字塔的建造，古埃及莎草纸卷轴详细记录了当时的供应和运输情况。随着时间的推移，采购职能历经多次变革，从简单的簿记事务逐渐演变为需要战略性统筹和谈判的专门学科。
在工业革命期间，制造业务迅猛发展，企业亟需寻源、采购和运输大量物料，采购部门的重要性得以凸显。到了 20 世纪中叶，经济进入繁荣期，商业机会和竞争性招标大量增加，又一次催生了采购实践的变革。当时，个人开始接受各个方面的供应链管理培训，成为职业采购人员。采购也从文书性工作转变为管理性职能。
如今，采购领域再次面临重大变革，其重要性堪比过去任何一次变革。
为什么采购对企业如此重要？
采购部门已经从“幕后”的管理角色走到舞台中央，作为战略合作伙伴参与首席级高管的战略决策。
采购部门还掌控着企业相当大一部分的成本，根据估算，控制比例高达 40% 到 80%，因此，企业在制定预算时必须着重考虑。此外，卓越的采购实践能够优化风险评估和供应商管理，并提升供应链创造价值的潜力。
以下是采购部门的重要业务优势：
节约成本：采购是企业降低成本和稳定现金流的第一道防线，会直接影响到企业的利润水平。有竞争力的产品寻源和合同谈判能够为企业节约大量成本。此外，提高采购流程的效率也可以对财务成果产生积极影响。
提高质量：适时采购到所需的原材料是生产出高品质产品的重要条件。质量问题贯穿采购流程的方方面面，因为选择的物料和供应商会直接影响产品和服务的质量。重视质量是降低声誉、生产和法律方面的风险的关键。
契合企业目标：战略寻源能够确保采购实践与企业目标保持一致。例如，如果提高敏捷性和韧性是企业的核心目标，就应该在采购流程中嵌入实现这些目标的工具。另外，详细分析市场环境和企业内部需求有助于确定与企业需求最匹配的供应商。
降低风险：采购流程的每个步骤都可能遇到风险，例如需求分析不准确、供应商交货出现问题等。此外还有各种原因造成的风险，例如未能切实履行合规义务，商业伦理标准不明确，以及遭遇天气相关事件、全球性中断危机等类似挑战。如今，由先进技术驱动的采购流程能够提供所需的可视性，赋能企业主动识别、评估并降低风险。
推动可持续发展并遵守商业伦理：在环境影响、合乎商业伦理的采购以及环境、社会和治理 (ESG) 承诺等方面，采购团队必须践行企业的价值观，确保遵守相关法规，并规避风险、声誉损失和非必要支出。可持续寻源和合规管理是采购部门的一项关键职责。
采购管理的类型
采购主要包括四种类型：
- 直接采购：直接采购是指采购直接用于生产企业所售商品的一切事物，包括原材料、组件、零部件、服务和大宗商品。这些采购物品都对企业的营收、声誉和业务增长有影响，因此，供应商关系对于直接采购至关重要。
- 间接采购：间接采购是指采购与生产没有直接关联的所有物品，包括各种内部用途和日常业务运营所需的物料、商品和服务，例如办公用品、水电费和差旅费。
- 商品采购：直接采购和间接采购都可以归纳到商品采购的范畴。商品采购是指采购各种有形物品，包括成品和非成品，例如设备、原材料、办公椅等等。
- 服务采购：服务采购是指采购基于人员的专业服务，包括咨询机构服务、代理机构服务、律师事务所服务、IT 外包服务、安全服务、软件即服务 (SaaS) 交付以及设施维修服务等。这些服务能够帮助企业提高流程效率并填补劳动力缺口。
采购流程的 12 个步骤
具体的采购流程因企业而异，但通常都包括以下 12 个步骤：
1. 确定需求：所有采购流程的第一步，都是确定企业需要的具体物料、产品、软件或服务。产生这些需求的原因包括出现物品短缺、启动新项目和满足常规的运营需求等。在这个阶段，需要进行需求计划和预测。
2. 寻找供应商：在采购流程的早期阶段，需要对候选供应商进行调查和评估，确定最符合业务需求的供应商。为了防范风险，还需要确定一些后备供应商，作为企业在遇到供应短缺或中断事件时的备选方案。
3. 提交采购申请：提交包含价格、数量和时间范围等具体信息的采购申请，经过内部审核并批准后，即可启动采购流程。
4. 评估并选择供应商：通过提案请求 (RFP)、报价请求 (RFQ)、电子拍卖或”三选一“ (three bids and a buy) 等竞标流程，根据成本、质量、声誉、可靠性、速度和可持续性等指标评估供应商，从中选出最合适的供应商。
5. 协商价格和条款：选好供应商后，采购团队需要与之协商各种交易条款，包括价格、数量、交付时间和付款条款等。
6. 创建采购订单 (PO)：选定供应商并确定交易条款后，企业向供应商发出正式的采购订单，详细列明订单中包含的具体商品、服务和条款。
7. 收货并检查质量：收到商品后，下一步就是仔细检查商品是否完好无误，确保其质量和数量与订单一致。
8. 处理发票并履行付款条款：确认交付的商品通过数量和质量检查后，根据应付账款 (AP) 处理供应商发票，确保及时付款。此外，企业还可以根据合同条款享受提前付款折扣，并使用多种付款方式。
9. 建立和管理良好的供应商关系：采购团队需要从战略层面出发，与供应商建立长期、良性的合作关系。这种合作关系带来的收益包括提升供应商绩效、协作水平和可靠性，以及获得更有利的折扣和交易条款等。
10. 管理合同：采购合同管理包括监控合同、确保合规以及根据需要重新协商条款等。这个步骤非常重要，有助于识别并解决潜在问题，确保真正落实通过协商节约的成本并获得利润。
11.管理风险：采购团队之所以是企业不可或缺的组成部分，一定程度上是因为他们在风险管理方面发挥着重要作用。采购团队需要预测和应对可能出现的问题，包括供应短缺和供应链中断等，并采取措施解决这些问题。此外，及时掌握最新的法规和监管要求，并发现各种违规风险，也是风险管理的重要任务。
12. 审核和分析：采购流程的最后一步是持续的审核和分析。通过审核和分析采购 KPI，企业可以发现差距，挖掘降低风险和节约成本的新机会，这对企业取得业务成功至关重要。
以上 12 个步骤的任务彼此交叠，形成一个连续的流程，因此通常被视为一个完整的采购生命周期。而一个成功的采购生命周期还需要与其他关键业务领域（如预算、预测和供应链管理）无缝整合。
采购与购买及其他相关工作流的区别
很多企业会将“采购”、“购买”、“寻源”和“供应链管理”等术语互换使用，但它们并不是同一个概念。以下是这些术语的不同之处：
采购与购买：购买是指采购流程中主要负责处理交易的环节，包括谈判协商、订购产品、接收商品和服务以及提交付款。虽然购买是采购流程的重要组成部分，但是整个采购流程包含的范围更为广泛。
采购与寻源：寻源是整个采购流程中一个重要的早期阶段，包含确定需求、寻找供应商、提交采购申请、评估并选择供应商以及协商价格和条款等工作。在寻源阶段，企业可以与供应商建立稳固的合作关系。
采购与供应链管理：采购是整个供应链管理流程的一部分，主要负责获取企业制造产品和维持内部运营所需的商品和服务。采购需要与供应链中的物流、库存管理和需求计划等其他环节保持互动。
企业采购数字化转型
随着企业运营环境的复杂化和竞争加剧，传统的采购流程因过于依赖人工操作，存在效率低下、流程复杂的情况，同时数据孤岛和透明度不足等问题也常常使企业面临决策失误、成本上升、供应链协同困难等问题。因此，越来越多的企业开始引入智能化的采购管理系统，借助先进技术和数据驱动手段，实现采购流程的高效、智能与协同，以改变现在所面临的困境。
采购数字化转型的核心内容：
数字化采购管理系统：借助采购管理系统，搭建一体化的采购平台，实现供应商管理、招标、审批和支付流程的线上化与标准化。
数据驱动决策：利用大数据和分析技术，优化采购策略，通过市场预测和成本分析，提升采购透明度与精准性。
智能化供应链：应用人工智能、物联网和区块链技术，实现对供应链的实时监控、风险预测和高效协作。
协同与自动化：通过RPA（机器人流程自动化）和智能工作流简化重复性任务，提高运营效率。
可持续采购：引入数字工具追踪和评估供应商的环境、社会和治理（ESG）表现，推动绿色采购。
可持续采购管理
可持续采购将 ESG 标准纳入了采购实践和决策流程。如今，可持续采购不仅仅是采购领域的热门趋势，也是企业要考虑的重要战略。
在可持续采购领域，企业面临的挑战包括降低供应链复杂性、提高供应链透明度、评估绩效、遵守标准以及提高产能。如今，企业已经难以寻找到低排放物料，例如环保型钢材以及回收铝材和塑料，而且以后势必会越来越难。此外，客户越来越青睐能够证明自身具备可持续发展能力的企业，这使得可持续采购成为企业不可或缺的业务优势。
以可持续采购中的减少供应链排放这个环节为例。这项工作可能需要持续数年，因此企业应该立即开始实施转型，这样才能提高未来的竞争力和韧性。
以下是可持续采购方面的一些示例：
绿色寻源或绿色采购：绿色采购是指从战略层面着眼，采购环境影响较小的产品和服务。绿色采购包括消除一次性塑料等只使用一次的物品，引入回收的或升级回收利用的原材料，并采用清洁能源技术或燃料。绿色采购可以降低生产成本，推动企业实施社会责任计划，甚至通过吸引注重环保的消费者来提高销量。
合乎商业伦理的寻源：可持续采购离不开合乎商业伦理的寻源方式。这种寻源方式意味着，企业要从满足以下条件的供应商处购买产品：1）发放能维持员工生活的工资；2）提供良好的工作条件；3）不雇佣童工；4）为所在社区做出积极贡献；以及 5）遵守其他商业伦理标准。
减少碳足迹和能耗：减少企业的碳足迹和能耗不仅是指减少工厂日常运营和运输直接产生的碳排放量，还包括减少整个供应链中的排放量。
采购 AI：实现智能自动化并提供更智慧的洞察
采购 AI 可以帮助企业自动执行并简化复杂的任务，例如支出分析、合同管理、战略寻源和合规管理。此外，采购 AI 还支持企业进行更明智的分析和决策，发现商机、异常和能够节约成本的环节，更轻松地确定新的供应商，同时消除采购欺诈并减少错误。
此外，企业还可以利用 AI 来深入剖析业务需求，挑战固有流程，从新的角度运用知识，并采用各种新的方式设计供应链，从而创造更多业务价值。
生成式 AI 在采购领域也拥有巨大潜力，能够帮助企业自动执行任务，挖掘洞察并提高透明度，从而提升效率和生产力，并优化供应商选择和管理。此外，生成式 AI 还可以帮助企业降低风险和减少支出。
采用 AI 技术，采购部门能够作出更明智的决策，发现新的商机，自动执行任务，并提高运营效率。这样，采购团队就可以专注于最能发挥他们专长的领域。
采购管理系统的功能
采购管理系统通常提供以下关键功能，以帮助企业高效管理采购流程并优化资源配置：
需求管理：支持采购需求的提交、审核和整合，确保采购计划与实际需求一致。
供应商管理：建立供应商数据库，支持供应商筛选、资格审查、绩效评估和关系维护。
采购订单管理：自动生成、审批和跟踪采购订单，确保采购流程清晰、可控。
合同管理：支持采购合同的制定、审批、存储和履行监控，减少合同风险。
支付与对账管理：与财务系统对接，支持采购付款、发票核对及账务处理。
数据分析与报表：提供采购数据的统计分析、KPI评估和定制化报表，助力战略决策。
企业如何选择采购管理系统？
企业在选择采购管理系统时首先要重点考量这些因素：
功能匹配度：评估该采购管理系统是否支持需求分析、供应商管理、采购审批、订单处理、合同管理和绩效评估等核心采购功能。
用户友好性：该采购管理系统的界面设计直观易用，操作简便，员工能够轻松上手，减少企业的培训成本。
安全性与合规性：作为以数据驱动的采购管理系统，必须对数据安全负责，避免出现数据泄露、损坏等现象的出现，同时要符合相关法律法规及行业标准，如GDPR、ISO 27001等。
供应商支持与服务：优质的采购管理系统供应商不仅提供卓越的产品，更侧重于全方位的支持，确保客户能够高效利用系统，实现业务流程的优化与升级。
成本与投资回报：成本与回报时企业在投资采购管理系统重点关注的因素，企业需综合计算系统的采购、实施、维护等总成本，并评估其为企业带来的潜在效益和ROI。
除此之外，理想的采购管理系统应该具备强大的云基础架构和人工智能功能，能够降低采购任务的难度，帮助企业洞悉采购趋势与机遇。同时，它还要能够与现有财务和供应链系统无缝集成，确保数据的高效流通，并且在后续企业的不断发展中，可做到灵活扩展，不断推进企业实现业务增长。
后续行动
探索相关解决方案，开启端到端采购流程的数字化转型。
