了解采购与购买的区别

比较采购与购买时，重点不在于二者之间的差异，而是它们如何协同运作。采购是一种整体实践，是支撑企业支出管理活动的流程与分析框架。购买则在采购流程的后期进行，当尽职调查完成之后，便进入实际启动和完成交易的阶段。

二十年前，采购和购买团队主要依赖电子表格和手动分析，因此能掌握的洞察种类和数量十分有限。如今，借助先进的技术和软件，利益相关方能够基于更丰富的智能洞察采取行动，并发现有利于整个企业发展的战略机遇。本文将从现代实践的角度，探讨这两项活动。

什么是采购？

采购的目的是通过供应商寻源及商品和服务购置，满足企业的短期和长期需求。采购的核心目标包括优化供应网络、管理采购商品全生命周期成本，以及维护与关键供应商的稳固关系。采用高效的采购流程和技术，企业能够自动执行订单管理与招标流程，实现数据整合，从而提升效率、透明度和合规性，同时达成更广泛的业务目标。

采购流程的基本步骤

尽管企业的运营流程各不相同，但采购流程通常包括以下步骤：

• 需求识别与确认： 采购流程的第一步是对企业各部门的具体需求进行全面评估，确保采购工作既契合整体业务目标，也能满足运营需求。
• 基于战略寻源的供应商调研与甄选：卓越的战略寻源实践是稳健且基于数据进行的。这些实践包括开展有条理的调研工作，从而发现潜在供应商，并依据价值、可靠性、商业伦理与质量等核心标准对他们进行评估。
• 品类管理：这一步需要将支出划分为不同的产品或服务类别，尽可能地降低成本和风险，并确保充分实现每项采购的价值。品类管理通过支出分析来识别节约机会，并优化供应商谈判流程。
• 谈判与合同管理：在这一阶段，企业将与供应商就交易条款进行协商，内容通常涵盖定价、交付时间表、质量标准，以及处理变更或争议的方式。
• 持续的供应商关系管理与评估：健全的采购流程不会止步于合同签订，而是会持续对供应商关系进行评估与管理。这一步不仅涉及标准设立，还包括迅速响应问题，以及明确违约后果。

什么是购买？

购买是采购流程中更偏向交易执行的环节，侧重于购置维持运营所需的实物商品与服务。这一职能涉及与供应商直接沟通，处理下单以及管理交货和付款等事宜。高效的购买团队还会持续跟进供应商，确保获取最有利的价格和履约方案。

购买流程的基本步骤

• 购买申请与审批：整个购买流程始于“申购单”，这是由部门或个人出具的内部文件，需经指定的利益相关方审核批准，确保申请内容符合预算限制和业务需求。
• 供应商甄选与下单：申请获批后，购买部门会向供应商征集投标和报价，并对标书或报价进行评估，然后综合考虑价格、质量、交货条款等因素，确定最合适的供应商。随后，购买部门会签发正式的购买订单，从而确立合同协议，明确交易双方约定的条款和条件。
• 收货与核对：商品或服务交付后，购买部门会进行验收，确认是否符合合同中规定的规格与质量标准，并在发现问题或不一致情况时，直接与供应商沟通并协商解决。
• 付款处理：最后，应付账款部门将根据约定条款处理付款，从而完成整个购买流程。

采购与购买的主要区别

前面我们讨论了采购与购买在宏观层面上的关联，下面我们来看看这两个经常被混淆的术语一些更细微的差异：

• 范围与重点

  • 采购涵盖从识别和确认业务需求到甄选供应商和合同谈判，再到持续管理供应商关系的所有环节。采购关注的是从长远角度为企业创造最大价值，不只是节约成本，还包括提升产品质量、优化服务交付、提高客户满意度以及推动供应商创新。
  • 相比之下，购买更侧重于当下执行，涉及商品与服务的下单、收货、质量和数量检验以及付款处理等具体活动。购买主要关注的是购买流程的效率和成效，注重控制成本、遵从预算计划，以及按时交付商品与服务。

• 流程持续时间

  • 采购是一个持续、循环的流程，涉及长期的规划和管理。采购流程需要不断评估和调整，才能适应不断变化的业务需求和市场环境。
  • 相比之下，购买通常是一个周期较短且侧重于特定任务的流程。商品或服务收货并完成付款后，购买周期就结束了（尽管后续的绩效评估和支出分析可能会影响未来的购买决策）。

• 决策制定

  • 采购流程既包括制定决策，还包括提供信息和洞察来 指导 决策。从管理层到一线基层，企业依靠采购团队提供的智能洞察，帮助他们根据企业的成本、风险、可持续发展及合规目标，快速、自信地作出决策。
  • 购买团队的主要目标是高效满足即时需求，确保未超出预算限制，并遵循购买的“五个正确”原则：正确的质量、数量、价格、地点和时间。

• 与供应商的关系

  • 采购的目标包括建立良好的供应商关系，确保持续创造竞争优势，同时推动双方共同成长并取得成功。供应商关系管理包括定期评估、协同改进及联合开发等工作。
  • 尽管购买流程确实包含了供应商关系管理 (SRM) 的一些要素，但通常这种管理更侧重于交易层面和具体任务，其重点在于履行合同条款，而非建立更深层次的战略联系。

• 风险管理与合规

  • 采购通常会从更广泛、更全面的视角来看待风险，重点关注可能引发供应链中断的全球性问题、复杂的合规与监管问题，以及整体市场变化和各类事件。采购还将全面的风险评估与应对策略纳入了供应商甄选与管理流程。
  • 尽管购买也可能会涉及这些更广泛的风险，但其核心关注点仍在于与交货、规格合规以及支付流程相关的运营风险，其目的是确保通过购买活动来优化日常运营，避免业务中断。

什么是电子采购软件？电子采购软件如何助你一臂之力？

电子采购软件是一种基于云端或本地部署的平台，用于促进各种采购流程的电子化处理，包括实现寻源、采购申请、采购订单管理、发票处理、供应商管理等流程的自动化。通过将这些流程整合到统一平台，电子采购软件提供了一种更连贯、更高效的采购任务管理方法。借助这类软件，采购部门可以实现数字化转型，打造精简的数据驱动型采购流程，实现大量业务优势：

• 提升成本效益：通过实现日常采购任务自动化，比如自动发布采购订单和处理发票，企业可以尽量减少劳动密集型工作，加速实现更准确的业务成果，并降低管理成本。此外，电子采购软件通常还提供更出色的预算管理和支出追踪工具，帮助企业控制财务预算，同时优化支出。
• 优化流程：电子采购软件具备电子采购订单、自动化审批工作流和集成电子支付等功能，可以帮助企业加快采购流程，缩短寻源到付款周期，并减少出错的可能性。采购效率的提升不仅可以节省时间，还能提高团队工作效率。
• 提高可视性：电子采购软件将分散于多个系统的数据集整合到统一的综合性仪表盘，帮助团队更深入地了解供应链各层级的运转情况，从而实现更精准的支出追踪和基于 AI 的实时分析。
• 增强供应商管理：卓越的电子采购软件包括供应商信息管理、供应商绩效追踪及供应商关系优化管理等功能。依托集中、互联的平台，这些软件支持企业随时获取供应商数据，并与供应商开展更有效的沟通与协作。
• 加强风险管理：借助电子采购软件，企业能够建立标准化流程，并确保遵守本地及全球的税务、政府和可持续发展法规，从而提高合规性并降低风险。利用强大的审计追踪功能和多层级供应链可视性，企业可以主动应对风险。此外，企业还可以采用这些软件监控供应商绩效，并保存详细记录，进一步避免企业遭受损失。
• 提供战略决策与寻源支持：基于 AI 的采购解决方案支持各种战略寻源计划，包括物料需求计划。这些解决方案提供详尽的分析和洞察，可以在各个采购环节为企业提供有力支持，帮助企业选择合适的供应商和产品、提高采购活动的效率等等。

阅读文章