比较采购与采购执行时，重点不在于二者之间的差异，而是它们如何协同运作。采购是一种整体实践，是支撑企业支出管理活动的流程与分析框架。采购执行则在采购流程的后期进行，当尽职调查完成之后，便进入实际启动和完成交易的阶段。

二十年前，采购和采购执行团队主要依赖电子表格和手动分析，因此能掌握的洞察种类和数量十分有限。如今，借助先进的技术和软件，利益相关方能够基于更丰富的智能洞察采取行动，并发现有利于整个企业发展的战略机遇。本文将从现代实践的角度，探讨这两项活动。

什么是采购？

采购的目的是通过寻找并获取商品和服务，满足企业的短期和长期需求。其核心目标包括优化供应网络、管理所购商品在整个生命周期内的成本，以及与关键供应商保持稳固的关系。最高效的采购流程和技术能够实现订单管理与招标自动化，并通过整合数据来提高效率、透明度与合规性，同时助力实现更广泛的业务目标。

采购流程的基本步骤

尽管企业的运营流程各不相同，但采购流程通常包括以下步骤：

• 需求识别与确认：采购流程的第一步是对企业各部门的具体需求进行全面评估，确保采购工作既契合整体业务目标，又能满足运营需求。
• 基于战略寻源的供应商调研与筛选：卓越的战略寻源实践流程严谨且由数据驱动。这些实践包括开展系统的调研工作，进而发现潜在供应商，并依据价值、可靠性、商业伦理与质量等核心标准对他们进行评估。
• 品类管理：这一步需要将支出划分为不同的产品或服务类别，尽可能地降低成本和风险，并确保充分实现每项采购的价值。品类管理通过支出分析来识别节约机会，并优化供应商谈判。
• 谈判与合同管理：在这一阶段，企业将与供应商就交易条款进行协商，内容通常涵盖定价、交付时间表、质量标准，以及处理变更或争议的方式。
• 持续的供应商关系管理与评估：完善的采购流程不会止步于合同签订，而是涵盖对供应商关系的持续评估与管理。除制定标准外，此环节还包括快速响应任何问题，以及明确界定不合规行为的后果。

什么是采购执行？

采购执行是采购流程中更偏向交易执行的环节，聚焦于购置维持运营所需的实物商品与服务。该职能涉及与供应商直接互动，以完成订单下达、交付管理及付款处理。高效的采购执行团队还会密切跟进供应商，确保获得最优价格和履约方案。

采购执行流程的基本步骤

• 请购与审批：采购执行流程始于由部门或个人发起的内部文件“请购单”，此单据需经指定利益相关方审核批准，以确保请求符合预算限制和业务需求。
• 供应商选择与下单：审批通过后，采购执行部门向供应商询价并评估其报价，然后综合考虑价格、质量、交货条款等因素，确定最合适的供应商。随后，签发正式的采购订单，确立合同协议，明确商定的销售参数与条件。
• 收货与核对：商品或服务交付后，采购执行部门需检查并确认一切符合合同规定的规格与质量标准，并直接与供应商沟通解决任何问题或不一致情况。
• 付款处理：最后，应付账款部门将根据约定条款处理付款，从而完成整个采购执行流程。

采购与采购执行的主要区别

前面我们从宏观层面探讨了采购与采购执行的关联，下面我们从更细微的层面来区分这两个常被混用的术语：

• 范围与重点

  • 采购涵盖从识别确认业务需求到筛选供应商和开展合同谈判，再到持续管理供应商关系的所有环节。采购关注的是从长远角度为企业创造最大价值，不只是节约成本，还包括提升产品质量、优化服务交付、提高客户满意度以及推动供应商创新。
  • 相比之下，采购执行更聚焦于“当下”，涉及商品与服务的下单、收货、质量和数量检验以及付款处理等具体活动。采购执行主要关注购买流程的效率和成效，强调成本控制、预算执行以及商品和服务的按时交付。

• 流程持续时间

  • 采购是一个持续、循环的流程，涉及长期的规划和管理。采购流程需要不断评估和调整，以适应不断变化的业务需求和市场环境。
  • 而采购执行通常是一个周期较短且侧重于具体任务的流程。一旦收到商品或服务并向供应商完成付款，采购执行周期即告结束（尽管绩效评估和支出分析可能会影响未来的采购决策）。

• 决策制定

  • 采购流程既包括制定决策，也涵盖为 支撑 这些决策提供信息与洞察。从管理层到一线基层，企业依靠采购团队提供的智能洞察，帮助他们迅速而笃定地做出符合成本、风险、可持续性及合规目标的决策。
  • 采购执行团队的主要目标是在预算范围内高效满足即时需求，并遵循采购执行的“五个正确”原则：正确的质量、正确的数量、正确的价格、正确的地点、正确的时间。

• 与供应商的关系

  • 采购致力于构建能够带来长期竞争优势、促进双方共同成长与成功的供应商关系。这种关系管理涵盖定期评估、协同改进以及联合开发等。
  • 尽管采购执行确实包含供应商关系管理 (SRM) 的要素，但通常以更具事务性和任务导向的视角看待这些关系，侧重于履行合同条款，而非建立更深层次的战略联系。

• 风险管理与合规

  • 采购通常会从更广泛、更全面的视角来看待风险，重点关注可能引发供应链中断的全球性问题、复杂的合规与监管问题，以及整体的市场变化和事件。其将全面的风险评估与缓解策略贯穿于供应商筛选与管理流程之中。
  • 而采购执行虽可能涉及这些更广泛的议题，但主要着眼于与交付、规格合规及付款流程相关的运营风险。其目标是确保日常运营因采购活动而得到优化，而非受到干扰。

什么是电子采购软件及其如何助你一臂之力？

电子采购软件是一种基于云端或本地部署的平台，旨在实现各类采购流程的电子化处理，包括实现寻源、请购、采购订单管理、发票处理、供应商管理等流程的自动化。通过将这些流程整合到统一平台，电子采购软件为管理采购任务提供了一种更连贯、更高效的方法。借助这类软件，采购部门可以实现数字化转型，打造精简的数据驱动型采购流程，从而获得大量业务优势：

• 提升成本效益：通过实现日常采购任务自动化，比如自动发布采购订单和处理发票，企业可以尽量减少劳动密集型工作，加速实现更精准的业务成果，并降低管理成本。此外，电子采购软件通常还提供更出色的预算管理和支出追踪工具，可以帮助企业控制财务预算，同时优化支出。
• 优化流程：电子采购软件具备电子采购订单、自动化审批工作流和集成电子支付等功能，可以帮助企业加快采购流程，缩短寻源到付款周期，并降低出错率。效率的提升不仅可以节省时间，还能提高团队生产力。
• 提高可视性：电子采购软件将分散于多个系统的数据集整合到统一的综合性仪表盘，帮助团队更深入地了解供应链各层级的运转情况，从而实现更精准的支出追踪和 AI 驱动的实时分析。
• 增强供应商管理：卓越的电子采购软件包括供应商信息管理、供应商绩效追踪及供应商关系优化等功能。依托集中、互联的平台，这些工具支持企业随时获取供应商数据，并与供应商开展更有效的沟通与协作。
• 加强风险管理：通过建立标准化流程并确保遵守本地及全球的税务、政府和可持续发展法规，提高合规性并降低风险。强大的审计追踪功能和多层级供应链可视性还可以帮助企业主动应对风险。此外，这类软件还能帮助监控供应商绩效并维护详细记录，从而更好地保护企业免受损害。
• 提供战略决策与寻源支持：AI 驱动的采购解决方案能够支持各种战略寻源举措，包括物料需求计划。这些解决方案可以提供详尽的分析和洞察，赋能各个方面，包括帮助企业选择合适的供应商和产品、提高采购活动的效率等。