ERP 投资回报率的计算看起来非常简单：分别汇总所有成本和收益，然后对比这两组数据即可。然而，要确保结果的有效性和实用性，计算时需要考虑一系列因素。我们必须全面了解现有系统和接受评估的新系统当前及未来的成本与收益。以下是我们基于数十个 ERP 实施项目提供的专业建议。

做好 ERP 投资回报率分析准备工作

为投资回报率分析设定合理的时间范围。为了确保分析覆盖成本与收益的整个生命周期，分析的时间跨度应不少于五年。

比较新旧 ERP 系统之间的成本差异。为此，企业需要全盘考虑旧系统的当前维护成本以及未来的 ERP 升级成本。请注意，更换系统的关键驱动因素是添加新功能，保持竞争力。因此，务必切合实际地估算旧系统的升级成本。

考虑所有成本和收益。确保完整收集所有成本估算项目，包括新系统的购买、实施和运维成本。许多情况下，新系统的运维成本会低于旧系统。此外，由于有些收益是随着时间推移逐步实现的，因此计算 ERP 投资回报率时还要考虑这部分预计收益。

持乐观态度，但也要切合实际。如果是产品导向型企业（例如分销商或制造商），可以预期库存会大幅减少，但最好进行全方面调查，了解哪些成果最为常见。另请注意，成本节约不会自动发生，也不会立竿见影。

为什么要如此细致？投资回报率通常是制定财务计划不可或缺的指标。另外，了解项目的总体成本和收益也很重要，有助于证明 ERP 投资的合理性，并在实施系统后对比预期数据评估系统性能。下面的 ERP 投资回报率计算工作表可以帮助你准确计算成本，同时还提供了各种技巧和建议，确保整个过程更加顺畅。

使用工作表

本页面将引导你完成一系列需填写的表格，每个步骤都会提供相关信息协助你填写这些表格。

完成该流程后，你可以基于这些表格创建自己的电子数据表。另外，我们还准备了可下载的 ERP 投资回报率模板工作表，帮助你进行计算。

计算 ERP 升级的投资回报率主要分为三步：

• 计算成本
• 估算收益
• 计算投资回报率

1. 计算 ERP 成本

你的 ERP 系统将采用何种部署模式？

ERP 系统的部署模式对成本估算影响极大。主要有以下几种部署模式：

• 本地部署：本地部署是过去数十年来 ERP 系统的传统实施方式。在这种模式下，企业需自行采购硬件与软件，将其安装于自有服务器上，并负责系统的日常维护及版本升级。
• 云部署：在云部署模式下，系统基于互联网运行，所有软硬件通常归第三方提供商所有，并由第三方提供支持。企业以订阅方式使用该服务。采用这种许可模式的 ERP 被称为软件即服务 (SaaS) ERP。
• 混合部署：在这种模式下，本地部署和云部署的元素可以结合起来，形成混合云环境。这种模式能给企业带来极大的灵活性，但需要更多的 IT 人员参与。

你想对比哪些部署选项？

计算新旧 ERP 系统的成本

工作表的这一部分专门用于计算新旧 ERP 系统的总体拥有成本，通常涵盖四大投资领域：

• 基础设施
• 软件
• 实施
• 持续的人员成本

在项目初期论证阶段，必须先估算这些成本，然后再对外征求建议书和报价。虽然这里列出的大多数项目可能都已经包含在整体报价中，但需预留一部分预算用于支付额外的服务、培训、硬件和软件费用，确保项目完整落地。

若现有系统版本老旧、缺乏良好的开发商支持或版本滞后（即未更新开发商发布的修复补丁或最新版本），则系统扩展和支持成本将显著攀升。

ERP 基础设施成本

除初始成本外，还需要估算首次购买之后的升级成本和扩展成本。由于此成本估算具有时间周期性，所有费用将在系统全生命周期（至少五年）内重复发生且逐年递增，建议将这些升级成本和扩展成本估算到后续年份中，因为在系统上线初期通常不需要升级或扩展。

• 初始硬件成本：购置或租赁计算机、服务器、打印机等设备的费用。在对比表中，"旧系统"的此项费用应为已经发生。
• 持续升级与维护费：上述硬件基础设施的持续性投入。若采用 SaaS 模式，此类维护成本将趋近于零或极低。
• 系统软件许可费：包含操作系统、数据库、实用工具等的许可费用。
• 系统软件升级与维护费：上述系统软件的持续性费用。在 SaaS 模式下，此类维护成本基本为零或极低。
• 网络设备及服务费：网络设备和服务的初期预算。
• 终端设备成本：涵盖各类个人电脑、平板电脑、扫描仪等终端的购置、更换及维护支出。
• 基础设施场地费：系统运行所需的机房空间租赁、电力供应等的量化成本。

ERP 软件成本 – 业务应用和生产力应用

在此项预算中，需要估算初次购买之后的升级成本和扩展成本。年度费用可能随用户规模扩大或应用数量增加而上涨，具体幅度取决于供应商的定价策略。

• 永久许可费（初期成本）：主要为本地部署的前期投入，部分托管及混合许可方案亦适用。对于旧系统，此项成本已发生。
• 永久许可年度维护费：含系统版本更新及基础技术支持。对于 ERP 系统，年度维护费通常为软件标价的 16%-20%。如果按 20% 年费计算，相当于每五年重新购置一次许可。
• 年度订阅费 (SaaS)：采用云应用时，以供应商报价或预估订阅成本计入。
• 年度维护费 (SaaS)：未包含在订阅费中的附加技术支持成本。大部分 SaaS 软件维护费已包含在订阅费中。

ERP 实施成本

接下来，你需要估算系统初始部署及五年内计划升级的实施成本。多数软件供应商每年会发布 1-2 个主版本更新，每次版本升级实质上都是一个小型实施项目。项目团队必须先研判新版本对现有业务流程的全局影响，然后再加载新版本并进行测试。上线之前，还需为用户提供充分的新软件培训。在这个过程中，需要考虑的潜在成本包括：

• 项目团队人力成本：计入 IT 人员及业务用户的标准工时与加班预算。
• 咨询服务费：用来确定供应商支持范围外其他必要初始协助的咨询费用。
• 数据转换、录入及测试成本：涵盖内部员工或临时人员执行数据录入、测试及其他基本任务所需的成本（此项常被低估，易引发数据质量问题）。
• 用户培训费：供应商将为最终用户提供一些基础培训，但为了充分释放系统价值，强烈建议为用户提供进一步的培训。

持续的 ERP 人员成本

此外，你还需要估算维持新 ERP 业务系统稳定运行的常规运维成本。在考量持续性（周期性）支出时，请基于实际运营情况，合理预估年度成本递增及通胀因素。主要成本构成包括内部 IT 团队与外部顾问的工时投入及相关费用，例如：

• 基础设施支持成本：供应商建议范围外的技术支持工时预算。采用 SaaS 模式时，此类成本趋近于零或极低。
• 备份和灾难恢复：涵盖外包或内部实施的灾备方案。
• 网络和设备支持：网络设施、个人电脑及移动终端等设备的预估维护投入。
• 定期漏洞修复：IT 团队持续进行漏洞修复的成本。
• 软件集成维护：随软件版本更新定期对集成进行维护所需的费用。
• 定制化功能维护：在系统升级周期中更新或重新应用定制化功能所需的成本。
• 用户移动端支持：进行移动应用开发与支持所需的资源投入。

计算新旧 ERP 系统的总成本

根据上述四个表格，将各投资领域总成本及新系统成本的子项合计迁移至下方汇总表。你将能清晰看到新旧系统的总成本差异。在“五年期成本差值”一列，可能部分子项会呈现正值，部分呈现负值。

数据解释和使用说明

• 若“五年期成本差值”为正值，则意味着旧系统的维护成本高于更换成本。该差值即为直接收益，需计入到表 8：ERP 收益汇总（见下文）。
• 若“五年期成本差值”为负值，则意味着新系统的实施成本高于旧系统的维护成本。其他收益分析详见后续章节。
• 新系统的五年期总成本将作为“投资成本”用于投资回报率计算。

2. 预估 ERP 带来的收益

如果新系统的五年期成本高于旧系统的维护成本，那么你需要识别足够的额外收益来证明更换系统的合理性，否则就没有理由更换系统。

例如，如果你预计升级到新 ERP 有助于增加营收和利润，或者新系统会创造更多价值，提高客户支持水平，那么这些收益就可以作为 ERP 升级的理由。

虽然有些收益可能比较难单独归因于新系统，但努力分析仍十分必要。多数情况下，直接收益已足以支持新系统实施。但记录和预估间接收益将有助于更好地规划项目、确定优先事项以及衡量 ERP 实施项目为企业带来的成果。即使无法为这些收益赋予货币价值，也应将其列入投资回报率分析表和项目计划中。

ERP 收益示例

在此工作表中，ERP 收益 示例 分为五个优化领域：

• 员工工作效率
• 决策
• 财务与会计
• 运营
• 业务技术

以下列出了一些收益示例。除此之外，你和你的团队在研究客户成功案例、分析报告、业务需求、软件选项和新技术的过程中，还将发现更多收益。你需要列出所有可能实现的收益，并记录对流程优化及其财务价值的初步估算结果。

员工工作效率

• 支持移动设备，实现随时随地办公。
• 提高数据录入的效率和准确性（旧 ERP 系统很难使用，流程繁琐，响应速度慢）。
• 提供基于角色的现代化用户界面，有助于缩短新用户培训时间，加快上手速度。
• 提供标准流程，帮助建立受控的托管环境，减少变动。

决策

• 整合系统，提高数据准确性，并消除冗余数据。
• 集中管理信息，打造统一的真实数据源，从而提高企业内部沟通效能，避免误解和混乱。
• 利用现代分析工具访问大数据，获取洞察，助力明智决策。
• 提供简单易用的工具（如预警功能和仪表盘），支持快速准确的自助查询。

财务与会计

• 简化整个企业的财务和会计流程。
• 加快月度结算，提高财务报表的准确性。
• 减少应收账款周转天数，优化应收账款管理。
• 减少审计压力（因为数据既准确完整又井然有序，且可以直接使用）。
• 提高合规性。

运营

• 优化整个企业的业务运营，革新过时的流程。
• 将电子商务流程整合到客户和订单管理中。
• 优化计划系统，降低运营劳动力成本。
• 在报价时提供确切的生产日期或交货日期，提高客户满意度。
• 让采购变得更加主动和受控，告别混乱和加急处理。
• 通过优化库存计划和加强库存控制，在降低库存水平的同时，规避缺货风险、订单积压和客户满意度下降问题。

业务技术

• 更换阻碍业务发展的过时基础设施。
• 优化各部门业务系统之间的交互。
• 整合独立运行的旧应用，减少 Excel 电子表格和手动应急方案的使用。
• 积极采用人工智能、机器学习和物联网等新兴技术。
• 采用能够随业务发展而不断扩展的现代化系统，支持弹性扩展。
• 采用最新的系统和控制措施，提高数据安全性。
• 解决供应商不再为旧系统提供技术支持的问题。

记录 ERP 优化情况

下面是一个工作表示例，用于记录你实际观察到的流程改进点及预估的财务价值。请务必完整填写各列数据。

• 针对前述五大改进领域分别创建一个工作表。
• 在各工作表内列明将优化的具体业务流程。
• 估算年度直接收益和间接收益金额。
• 计算五年期总值。
• 即使无法确定金额，也需文字描述具体收益。

确定企业各个部门获得的直接和间接收益。以下为财务和会计领域的收益示例。你将需要为每个部门创建一个类似的工作表。

汇总所有 ERP 收益

完成各部门改进收益评估后，将各工作表中"五年期总收益"项加总，得出系统升级总收益值。

另外，若 表 6：ERP 成本汇总 中“五年期成本差值”为正值，表明维护旧系统的成本高于更换系统的成本。该差值即为直接收益金额，需填入下表中的第 6 行。若差值为负（新系统成本高于旧系统），则在第 6 行输入零 (0)。

3. 计算 ERP 投资回报率

此阶段不需要使用电子表格。

此时，你已获得所需的全部信息，可以使用以下公式计算 ERP 投资回报率：

投资回报率 =（总收益 - 投资总额）/ 投资总额

数据来源说明：

• “投资总额”是指“新系统五年期总成本”，即 表 6：ERP 成本汇总 中的总计值
• “总收益”是指 表 8：ERP 收益汇总 中的“ERP 项目总收益”

大多数情况下，总收益将大于投资总额，此时投资回报率大于 1。

例如，如果五年期总收益为 2,000,000 美元，五年期投资总额为 575,000 美元，则比值为（2,000,000 美元 - 575,000 美元）/575,000 美元 = 2.479，四舍五入为 2.5。

将该比值乘以 100， 即可得出升级 ERP 系统的投资回报率。在上面这个示例中，比值为 2.5，即表示投资回报率为 250%。

后续步骤

如果收益和投资回报率都不错，接下来就可以将 ERP 项目纳入企业的规划与预算编制流程。鉴于系统升级会同时影响运营支出和资本支出预算，因此可能需要让更多利益相关方参与进来。

• 与支持项目的高管和负责估算工作的团队成员密切沟通。
• 提供支持性的销售数据、成本明细及其他佐证文件。
• 按年份对具体的销量和成本进行预测。
• 为计算总体拥有成本、投资回收期和其他内容准备财务分析数据。