全球供应市场持续波动，加上业务需求瞬息万变，采购工作已变得极为复杂。企业需要一种更有效的方式，来主动管理供应商并优化采购支出。而这正是品类管理的价值所在，也是品类管理如今成为众多企业重要卓越实践的原因。

品类管理的定义

品类管理是指通过将商品和服务按照相似特征（如类型、价值、供应商、风险、地点或部门）归并为不同品类来进行采购的流程。这一流程有助于企业更轻松地了解和控制每个品类的总体拥有成本，并大幅增加每笔采购带来的成本节约与价值。借助品类管理，企业还能够精简采购流程、增进供应商关系、优化支出分析、降低风险等。

品类管理的发展历程

品类管理起源于 20 世纪 80 年代，过去一直采用人工操作模式，流程分散、耗时，且依赖相互独立的电子表格、文档和演示文稿来完成。采购团队将大量时间花费在手动收集、分析和报告数据上，导致用于战略规划和价值实现的时间大幅减少。

如今，品类管理软件能够自动化并加速流程中的许多环节，可以帮助品类经理分析海量数据，简化品类策略的制定、执行与监控，让他们能够更高效、更具战略性地开展日常工作。现代品类管理解决方案能够提供品类洞察、流程指导、模板和 AI 驱动的建议等，帮助品类经理实现甚至超额完成支出管理目标。

品类管理与战略寻源的区别

品类管理和战略寻源这两个术语有时会被混用，但二者本质不同。战略寻源是一个采购流程，聚焦于选择合适的供应商并通过谈判获取最优价格，以满足企业的短期目标。战略寻源的主要目标是降低成本。品类管理则是将采购项目细分为不同类别，帮助管理者发现节约成本、提高质量、改善供应商绩效和提升效率的机会。品类管理是一个长期持续的流程，通常将战略寻源作为其初始环节。

品类管理的六大优势

得益于冗余环节减少、供应商谈判简化，以品类为导向的采购具备一系列显著优势，能够帮助采购团队实现精细化运营并挖掘新机遇：

1. 获得更深入的洞察。通过按品类归集支出，并为所有相关供应商设置统一联络点，企业能更清晰地掌握成本、供应商绩效及潜在供应链问题。此外，对合同、价格与市场趋势的深度理解，可帮助企业做出更明智、更具盈利性的采购决策。
2. 节约更多成本。依托品类专业知识和品类分析带来的洞察，品类经理可通过谈判获得更优价格，并提升绩效，降低成本。此外，由于品类经理着眼于长期采购，他们可以利用规模经济效应进一步节约成本。
3. 降低风险敞口。凭借对每家供应商的深入了解和长期稳定合作，品类管理团队能够更主动地开展供应商管理，降低与不知名或不可靠供应商合作的风险。
4. 提高采购效率。借助经过验证的数字化、自动化流程，品类管理团队可以更快速地响应市场变化，并腾出时间开展更有价值的工作。
5. 更好地履行 ESG 和 SR 承诺。通过品类目标对齐、透明化管理和持续监控，企业可以更轻松地履行环境和社会责任 (SR) 承诺。
6. 增加受管控支出。借助智能自动化，采购部门可以管理更多品类，最终增加受管控支出。

采购品类的类型

品类划分因企业而异，取决于所在行业、特定市场和支出政策。通常，每个采购品类由一组具有相似特征（如类型、供应商、价值、地点或部门）的产品或服务构成。人力资源、技术、维护和差旅都是常见的品类。

将生产性支出和非生产性支出各自归为一类也很普遍。生产性支出是指核心业务产品和服务所需的物料，如原材料和包装耗材。而非生产性支出是指支持日常业务运营的商品和服务，如办公用品。将原本在企业内分散管理的非生产性支出进行归类，有助于实现标准化并降低间接采购成本。

一些企业会采用联合国标准产品与服务分类代码 (UNSPC) 这类全球标准来确定品类，但大多数企业会建立自己的内部支出分类体系。无论品类的具体构成如何，成功的品类管理都需要采用一个标准框架，用于对企业运营所需的商品和服务进行分类。

品类管理流程的三个关键步骤

尽管不同企业的流程有所差异，但品类管理通常包含以下三个步骤：

1. 定义品类画像。首先，团队会分析当前支出，并综合考量一系列因素，包括风险、法规、基本业务逻辑等，以此确定品类，最终形成一套可在整个企业使用的统一的采购品类分类体系。
2. 规划品类战略。在此步骤中，团队会基于价格、供应商绩效、供需预测及其他因素对各品类进行评估，并识别优化支出、提升价值的机会。基于这些信息，他们会制定实现各品类目标的总体战略，并将其分解为具体策略与实施阶段。
3. 执行战略并监控成果。最后，落地执行战略，并持续监控实施效果、供应商表现、业务需求与市场变化，使团队能够快速响应变动，并按需优化品类战略。

品类管理软件应具备的功能

品类管理软件的目标是打造集中、精简、数字化的品类战略流程，同时提供可执行的洞察来完善和优化这些流程。为实现这一目标，理想的解决方案至少需要具备以下功能：

• 自动化。提供智能自动化流程，用于生成品类支出分析报告、制定并执行相关战略。
• 分步指导。提供基于系统的建议、引导式流程，以及卓越实践模板、工具和框架。
• 实时监控和分析。能够实时监控和分析市场情报、品类、价格、供应商绩效、业务成果等。
• 战略执行。提供各种工具，用于将战略、计划和方案轻松落实为寻源项目或事件。
• 集成。能够与寻源到付款软件及其他供应商管理解决方案无缝集成。
• 人工智能。内置 AI 驱动的功能，可以基于支出数据和其他因素执行机会分析并提供建议；计划与 ChatGPT 等大型语言模型集成，助力企业制定品类管理战略。

制定有效品类管理战略的卓越实践

遵循以下卓越实践，企业可以更快制定成功的品类管理战略：

• 设立专职的品类经理和团队。管理大型品类和战略性支出领域需要时间和专业知识，由来自相关部门、具备专业知识的利益相关方组成专职团队，可让管理流程更高效。品类经理负责监控和了解整个品类的市场动态、法规要求与价格趋势，并制定短、中、长期计划。
• 在企业内部建立统一的分类体系。这是获得深入的支出洞察与可视性的关键步骤。部分企业会采用 UNSPC 等通用标准作为参考，而更多企业会结合自身的独特目标与行业需求，搭建内部专属品类分类体系。
• 使用自动化解决方案集中管理支出数据。通过统一平台追踪和监控数据，可以更轻松地发现和报告重要洞察，并强化治理流程。
• 利用品类管理技术。利用采购 AI 等先进技术，团队可以更轻松地发现规律、自动归类支出、按品类管理供应商、设定基准、提出建议和自动执行任务等。
• 确保利益相关方积极参与并及时同步信息。借助分析工具与软件同步相关的进展和机会，更容易获得利益相关方支持，并确保品类战略与企业目标保持一致。
• 构建积极的供应商合作关系。关注整体价值，而不仅仅是成本，通过开放协作建立良好的合作关系。
• 整合第三方数据。建立机制，利用第三方机构提供的外部有效数据，完善品类战略。
• 持续优化品类生命周期管理流程。通过收集品类专属情报、完善管理策略、定期复盘评估，不断提升内外部数据分析能力。