ERP软件评估建议
准备升级你的 ERP系统？利用 ERP软件五步评估法，锁定最符合企业需求的选项。
概览
当今市场上有数百种 ERP系统可供选择，这些系统在功能、优缺点、适用性和价格方面各不相同。挑选 ERP系统看似复杂，但通过系统性的比较，你的团队可以在合理时间内作出明智的决策。
下面简单介绍了一种久经验证的评估方法，可以帮助你锁定最符合企业特定需求的解决方案。这种方法很简单，但如果企业在选择 ERP供应商时没有按照这些步骤顺序执行，很容易遭遇一系列问题，比如延误、成本增加和进行不必要的定制等。相反，如果企业采用卓越的 ERP系统评估实践，不管是挑选过程还是后续的实施，通常都会更加顺畅。这样，企业就能更早享受现代 ERP系统的优势，在数字化时代更有效地开展竞争。
ERP系统五步评估法
企业决定更换遗留的 ERP系统后，第一步是组建项目团队，负责推进 ERP软件的比较、选择和实施工作。在这个阶段，项目团队首先需要制定初步计划，更确切地说，是总体战略。
选择 ERP供应商的过程可以概括为以下五个步骤：
图：ERP评估过程中的五个主要步骤
1. 确定 ERP系统要求
你需要向潜在的 ERP供应商介绍企业的具体情况和需求，让他们能够据此提供合适的解决方案，包括合理的配置、配套产品和定价。首先，找到一些重要的在线资源，如产品演示和博客，用于展示企业的情况。
用概括性的方式描述企业的业务及流程，而不是列出一长串具体的需求和流程。向潜在 ERP供应商介绍企业的业务规模、业务量和交易量、各种流程的复杂程度，以及所有与众不同的特点或因素。着重强调能为企业带来竞争优势的流程和要求。这些能让你的 ERP系统从竞争中脱颖而出，因此你必须仔细考察每种系统的配置方式，了解它们能否支持这些独特的流程和功能。
简要说明当前 ERP系统的优势，确保新系统至少同样具备这些优势，并列出当前系统缺少或有待改进的功能。同时，指出新系统必须能够通过标准功能或简单调整（而非深度修改）来实现的定制应用、功能或修改。换言之，企业应重点考虑自己独特需要的功能，并确保这些功能可通过 ERP软件的标准功能实现。（你可以在接近决策点的演示和最终评估阶段核验这一要求。）
企业应重点考虑自己独特需要的功能，并确保这些功能可通过 ERP软件的标准功能实现。
关于确定 ERP系统要求的重要建议
不要依赖 ERP系统要求清单。清单是行业过去的标准做法，无法有效区分不同的解决方案，不能真正帮助你选择恰当的 ERP系统。清单上的大多数项目是每个系统或多或少都具备的功能和特性，同类 ERP供应商可能会以最宽泛的方式解释其系统功能，并在清单上勾选“是”。
为项目团队选择合适的人选。确定 ERP系统要求并非易事。团队成员必须对企业高度忠诚，熟知企业情况，并有充足的时间投入到项目中。尽量避免选择充满热情但缺乏经验的人员。
确保招标书中包含以下信息：
对企业业务及流程的描述
当前系统的优势
当前系统有待改进之处
你希望新系统具备的其他功能（按重要性排序）
2. ERP 招标
接下来，你需要向选定的 ERP供应商发出响应邀请书。邀请的 ERP供应商数量视具体情况而定，但需要注意的是，你必须仔细审查每一份邀请书。经验表明，候选 ERP供应商数量越少，向他们提供的信息越详细，得到的回复质量就越好。最好将候选供应商数量缩减到 12 个或以下，再从中确定最终入围名单。
经验表明，候选 ERP供应商数量越少，向他们提供的信息越详细，得到的回复质量就越好。
作为回应，ERP供应商应推荐一款系统，且该系统应具备必要的功能和特性，能够满足你提出的要求。投标书中还应包含供应商的公司信息、产品介绍、业务经验、他们将为你的 ERP 实施项目投入的资源，以及为赢得你的信任和业务机会而提供的其他信息。
那么，如何将 ERP供应商数量缩减到 12 个或以下，从而集中精力筛选出最合适的供应商？如何从数百家 ERP供应商中筛选出少数几家？首先，你可以参阅有关“ERP 成功案例”的行业文章（请注意，这些文章可能不会提及实施过程中遇到的困难或失败之处，因此请务必客观看待其中的信息）。其次是利用行业人脉（例如各种协会和企业集团），找到其他近期曾选择和实施 ERP系统的专业人士。
此外，还有许多在线目录、选择工具和系统选择服务，这些都可以帮助你找到具备所需功能和/或行业实施记录的软件。
如需获取个性化建议，你可以求助会计师事务所的咨询部门，也可以联系当地和/或业内的独立咨询顾问。请务必核查这些机构或个人的背景和从属关系，确保他们是真正独立的，而不是与一家或多家 ERP供应商存在关联。
如果你出于其他原因对某家 ERP系统供应商感兴趣，也可以将其纳入选择范围。比如，你的一个或多个重要的大客户都在使用某款 ERP系统，并向你推荐该系统；或者你企业的母公司或所在行业集团已经在某个 ERP 平台上建立标准化流程。这种情况下，你可以邀请这些 ERP供应商提交投标书，并在决策时公平公正地进行评估。
关于 ERP 招标的重要建议
确保所有利益相关方都确定了自身的需求。招标书中应包含所有利益相关方的意见，否则，你选择的 ERP系统可能只服务于部分业务职能部门，导致其他职能部门不得不另外投资其他系统。你需要选择适用于整个企业的系统，并制定合理的的实施计划，确保优先交付关键模块。
注意需求的优先级排序。通常，招标书会分成不同的职能领域，由每个部门分别填写相应的部分。各个职能部门（无论是 HR 还是运营部门）一般都会按优先顺序列出各自的功能需求，但他们的优先事项可能与企业的整体业务目标不一致。这时就需要项目评估团队从更宏观的角度调整优先事项，比如，哪些需求至关重要或比较重要，哪些只是锦上添花。
核实实际的功能可用性。软件企业通常都拥有强大的市场营销部门，有些企业甚至会销售尚未完全开发或测试的产品。所以，你需要研究各项功能是“未来版本”中提供的，还是当前样板客户正在使用的。当然，你可以考虑还在开发中的功能，但不要将项目寄托在未来的功能上，尤其当这些功能关系到项目的成功时，更应谨慎对待。
评估流程。ERP软件包中内置的流程被认为是“卓越实践”。经验丰富的 ERP 顾问和实施人员会告诉你，考虑到卓越实践的问题，通常最好是调整现有流程来适应软件，而不是修改软件来适应现有流程，当然，最终如何决定取决于你自己。不过请记住，新流程可以让你更好地发挥新系统的作用，实现更多改进和收益。另外，所有现代 ERP软件都支持定制，你可以在不修改代码的情况下，灵活调整屏幕布局和流程、程序、数据特征以及处理方法等。
考虑 ERP 投资回报率。大多数企业在批准和投资任何重大项目之前，都要求进行 ERP 投资回报率 (ROI) 分析。顾名思义，投资回报率是指购买和实施新系统的总成本，外加与现有系统相比的运营成本差异。除了直接的成本节约外，投资回报率还考虑了其他收益，包括绩效提升、客户服务的完善以及员工工作效率的提升等。
3. 初步筛选评估 ERP系统
评估分两个阶段进行。在第一阶段，你需要评估所有投标书，看这些 ERP系统是否适合你的环境，能否满足你在招标书中列出的要求（这一阶段不包含 ERP供应商比较，该项工作将在评估的第二阶段完成）。
该阶段的目标是剔除不符合要求的投标书，并对符合要求的投标书进行排序，最后生成最佳投标书入围名单。你将只需要对这些投标书进行详细评估，再作出最后的选择。
如果要审查的投标书很多，会很容易混淆细节，很难记住哪些投标书特别好或不好，具体体现在哪些方面。这种情况下，你可以借助数字评分法让一切清晰有条理，同时记录决策过程。
关于记录步骤，以下给出了几点建议供你参考：
准备一份表单或电子表格，让评审人员可以根据你在招标书中指定的主要标准，对每份投标书进行评分。建议让每位评审人员对每项评估指标进行评分（分值可以是 1-10、1-5 或 1-3，或者你认为合适的细化程度）。评审人员数量可多可少，由你自己决定。
表单需留出一定空间，用于记录备注以及对供应商响应的任何疑问，便于后续跟进。你可以选择在这个阶段就要求 ERP供应商澄清疑问，也可以等到详细评估入围投标书时再要求澄清。另外，根据每项功能或流程对企业的重要程度，为每项评估指标分配权重。
将每位评审人员对各项指标的评分乘以该指标的权重，计算出每家 ERP供应商的总分。通常，会有几家供应商排名靠前，几家稍微靠后，还有一些未能入围。此时，最终入围名单出炉，理想情况下是三到五家候选 ERP供应商进入最后评估阶段。
这时，你很可能已经确定了最佳候选 ERP供应商；如果还不太明确，可以再次查看他们的评估结果并与团队讨论。
关于初步筛选评估 ERP供应商的重要建议
平等对待每一家候选 ERP供应商。不要接受任何现场演示、专门的面谈或实地访问，除非你愿意为所有 ERP供应商提供相同的机会，因为保持公平的竞争环境至关重要。常见的做法是在你的场所举办投标人会议，带领所有候选供应商一同参观你的运营场所，并在所有人面前公开回答他们提出的问题。
请记住，投标书是一份销售文件。ERP供应商的响应不仅会包含你所要求的信息，还可能提供额外的资料。供应商陈述的每项内容应该都是真实的；你可以在评估过程中核实大部分乃至全部内容。但请注意，投标书撰写者在响应你的问题时，会以最有利的方式展示他们的产品。
关注异常值。特别注意评分差距较大的指标。如果一名评审人员因为某项指标对某份投标书评分很高，而另一名评审人员的评分很低，就需要对此加以讨论。以建设性的、不具威胁性的方式询问两名评审人员，分别了解他们的想法。之所以出现这种情况，可能是因为他们中的一人或两人注意到了其他评审人员遗漏或认为不重要的细节。根据讨论结果，你可能会调整特定指标的评分，而这可能导致总体排名发生变化。
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4. 比较和详细评估 ERP系统
确定三到五家入围的 ERP供应商后，下一步就是核实他们陈述的内容，并验证样板客户情况。
如何开展 ERP评估
分别与每家候选 ERP供应商联系，告知其入围的好消息（如果你不介意，还可以告诉他们共有多少入围者，甚至直接告知竞争对手名单）。
有时，你还可以要求 ERP供应商进一步完善他们的投标书。
与现有的系统用户沟通或进行实地考察，最好选择处于相同或类似行业或者企业规模相近的用户。
如果 ERP供应商尚未提供样板客户名单，你需要设法获取这些资料（出于竞争考虑，ERP供应商可能不愿提供样板客户名单，但你必须坚持要求他们提供。你可以向供应商保证你会签署保密协议并严格遵守）。
如何处理 ERP系统演示事宜
在这个阶段，你还需要邀请入围的候选 ERP供应商进行详细的系统演示，但你必须掌控演示内容和流程。
在进行预定的演示之前，你应提前向每家候选 ERP供应商提供一份脚本或清单，说明你希望在演示中看到的功能。提供给所有候选供应商的清单应完全相同。
允许 ERP供应商在演示完招标书中要求的功能和流程后，展示他们想要重点介绍的特色功能。
脚本或清单中应包含你在第一步确定的特殊要求。ERP系统处理常规流程的方式基本相同，真正的挑战在于如何应对常规流程之外的异常情况（例如，能够录入非库存商品订单；支持以套餐、套件或成套的方式销售产品组或产品项目；支持独特的发票匹配流程）。
演示过程中，你要了解如何对软件进行配置和定制，来支持企业独特的流程和程序。另外，要保持开放的心态，你可能会在标准功能中发现一些可以帮助企业优化运营和成果的卓越实践。
理想情况下，演示者应使用你企业的实际数据演示系统功能。当然，这种方法并非总是可行，但可以让你更清楚直观地了解系统在你的业务环境中的表现。
关于详细评估 ERP系统的重要建议
不要被精彩的演示迷惑。演示软件的专业人员通常具有十分丰富的经验且极具个人魅力，他们的目的是赢得你的好感，吸引你选择他们的软件产品。无论演示者或销售人员如何巧舌如簧，你都要保持冷静，始终专注于业务流程如何满足你的需求。
充分利用实地考察样板客户的机会。先仔细挑选你计划考察的客户，并致电对方进行一些简单的问询，确保他们已经实施软件，并实现了 ERP供应商承诺的收益。然后协商你希望在考察期间了解的内容以及会见的人员。到达现场后，仔细观察情况，判断能否在你的环境中复制他们的成功。另外，询问对方一些关键性问题，比如：“你们遇到过哪些重大意外情况？”、“如果重来一次，你们会采取哪些不同的做法？”
尽量多提问。鼓励评估团队多提问，即使只是为了让答案更明确。无论是在评标阶段还是演示期间，都要尽量多提问，这样能大大降低实施过程中发生意外的几率。尽可能在谈判开始之前发现问题。另外，在这个阶段你可以免费向 ERP供应商提问并获得答复，因此应尽可能多地获取信息。开始实施 ERP系统后，你可能需要等待一段时间才能获得支持服务，甚至可能需要付费才能得到回复。
5. 选择 ERP系统并签订合同
完成详细评估后，你可能会发现有两三家 ERP供应商符合要求。选择你认为最能满足你当前和未来需求的供应商，但不要彻底放弃其他候选供应商。相反，要告知其他供应商，他们符合条件，只是并非你的首选。这样，如果与首选供应商的谈判未能如愿，你还有后备选项。
现在，你可以与首选 ERP供应商洽谈合同细节了。大多数企业对谈判流程都比较熟悉。但与 ERP评估和选择过程中的其他步骤一样，谈判过程中你也可能遇到一些意想不到的情况。
在谈判过程中，你是占主导权的一方，但建议你将 ERP供应商视为企业未来成功路上的合作伙伴，而不是谈判对手。争取达成对双方都有利的公平交易，确保 ERP系统能够高效实施并有效运行。
系统实施和后续支持的每个环节都应详细讨论并记录在案，包括价格、责任方，甚至是需要的时间。合同包含的内容很多，包括但不限于：
软硬件的初始购买、租赁或许可情况
软硬件的实施（指明‘实施’的具体内容）
会议室试点的成本及时间安排（在支付软件款项之前还是之后）
初始和后续培训费用
软硬件的后续维护支持（包括具体的等级）
数据转换以及与其他系统的集成
网络与安全
定制功能（初始版本和未来版本）
关于最终选择 ERP软件的重要建议
谈判前不要公布最终选择。在详细评估阶段结束时，团队可能会迫不及待地想要宣布“胜出者”。然而，此时向主要候选人公布最终选择并不符合公司的最佳利益。谈判过程中经常会有意外发生，你可能会需要重新审视自己的选择。
制定长期计划。即使急于启动项目，也请仔细审核长期成本，确保估算准确，避免 ERP 投资回报率出现偏差。有些 ERP供应商会提供较长时间的免费服务，有些则会将长期支持服务外包给按次收费的企业。有些 ERP供应商对年度维护费或订阅费的涨幅设定了上限，有些则没有。另外，有些 ERP供应商最开始会设定较低的软件即服务 (SaaS) 订阅费，几年后却大幅提高价格。还有些 ERP供应商虽然每年提供软件更新，但更新期间不会提供重要的支持。因此，应尽量多提问，并要求对方提供书面答复，确保充分了解长期成本。
成功实施 ERP 项目离不开群策群力（至少需要一个团队）
项目团队是 ERP系统评估取得成功的最重要因素。项目团队应尽早建立，并负责推进招标书的制定、分发和评估以及新 ERP系统的选择。
从以往的经验来看，团队在开展详细调查和评估时，往往会选择走捷径。但如果项目团队能遵循上述五个步骤并参考以往的经验，将能正确找到最佳解决方案，满足企业当前和未来的要求。