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你的 ERP 系统使用情况如何？是否准备升级 ERP？也许还没有人直接向你提出这些问题（除非你与销售人员沟通过），但你可能思考过这类问题，只是并未这样明确。你是否也有一点怀疑，你的 ERP 系统可以变得更好？或许你已经听说过一些现代 ERP 成功案例。又或许出现了更明显的信号，例如，你需要满足客户的新需求，或者你的旧系统无法跟上竞争步伐，除非投入大量时间和资金来进行升级或调整。无论是哪种情况，管理层都应持续评估系统性能，发现改进空间和问题苗头，避免在可预见的将来成为大患。

是否存在完美的 ERP 系统？

当然“不存在”。即使在特定时间存在契合企业具体需求的完美系统，这些需求也会不断变化。因此，需要确保与时俱进，了解 ERP 系统能否很好地满足企业当前的需求，并发现可能导致问题的趋势。

现在普遍将已安装的系统称为“旧 ERP”，暗示着技术的老旧和系统的过时。这其实有失公允，因为很多已安装的系统坚持定期维护和不断升级，完全能够持续扩展并适应不断变化的需求。这就是说，尽管软件提供商极力推荐，但升级 ERP 只是一个可选项。重点在于，企业需要及时应用解决方案提供商推出的修复程序和增强程序。如果发现问题或不利迹象，首先需要确保系统已安装所有更新和发布版本，然后了解你的提供商是否已发布其他扩展组件或增强程序，用于解决你发现的问题。

你当前的 ERP 软件是否不尽人意？

总而言之，你需要确保旧 ERP 系统保持最新状态，但同时要留意系统性能。需求会发生变化，因此需要确保你的系统能够真正支持企业和客户的需求。

上述自我评估方法能够帮助你发现旧系统的不足之处和问题所在，其中包括：

• 无法满足新需求，或限制新工作计划的实施
• 不支持新的技术或需求，或者实施起来有难度，需要投入高昂成本，并且会有所延迟。提供商在增加新的功能和特性方面进展迟缓。
• 相关功能难以学习和使用，限制了效率提升。
• 响应速度太慢。信息的存储和检索不完善、繁琐，或者无法满足如今不断扩大的需求。
• 系统维护和支持的成本高、难度大，且提供商支持力度不够。
• 对于提供商支持或技术支持资源不断缩水的旧系统，随着系统日益过时和不稳定，具备相关知识的程序员和分析师无疑会越来越稀缺昂贵。

这些问题会慢慢演变，可能在很长时间里都不被察觉。然后突然有一天，你就发现系统的短板已经造成严重的业务问题，必须马上采取措施。

你在 ERP 方面投入多少资金？

很多企业在分析时会惊讶地发现，继续运行现有 ERP 系统的成本非常高。这似乎有些说不通，因为成长型企业往往会密切关注支出，将其作为日常管理职责的一部分。但是，要区分 ERP 相关的直接成本和间接成本并不总是那么容易。

除了软硬件提供商的月费和年费，各种服务提供商的服务和支持（例如，硬件服务、咨询和网络）也会持续产生成本。如果你发现（或怀疑）需要进行更新或增强，才能解决上述已存在或预计会出现的问题，那么务必将这一部分的成本也考虑进去。

此外还有直接的内部 IT 部门成本，包括工资和福利、办公场地、水电费和办公用品。尽量将 ERP 系统的直接支持成本单独核算。请记住，在升级和实施新系统后，这些成本至少有一部分依然会存在，尤其是将原有本地系统更换为其他本地系统的情况。软件即服务 (SaaS) 云解决方案的成本结构与此不同，但你还是需要一个比较点来作出合理的决策，确定是继续使用现有系统、启动 ERP 升级，还是更换旧系统。

新系统需花费多少成本？

你是否对更换新 ERP 系统的潜在成本感到担忧？这种顾虑完全可以理解。新 ERP 系统的成本很可能是企业当年非生产设备支出的一个大头。然而，若从获得的收益来看，并与现有系统的维护成本相比较，大多数企业都会发现这笔投入完全合理划算。值得注意的是，你需要考虑生命周期成本，也就是一段时期（如五到七年）之内的总成本。

在计算购买和实施替代系统的成本时，请注意软硬件的许可成本只是其中一部分。你还应该在评估中考虑以下项目：

• 网络和外围设备，如条形码扫描仪、远程入口站点、移动设备和客户端软件及支持。
• 新系统的数据转换和录入，以及为归档和访问历史记录进行的配置。
• 灾难恢复准备，包括备份或故障转移系统、数据恢复资源、备用连接和通信等。
• ERP 实施团队以及今后 所有 用户的学习和培训。（这一项非常重要，不能节省。）
• 新工作流的构建和文档记录。
• 实施支持服务。主系统提供商的服务包可能会提供一定的支持，但你可能还需要从提供商、外部咨询公司、会计事务所等获取上述所有或部分环节的协助。
• 实施期间增加的员工工作量（加班）、聘请临时工协助完成日常工作以便员工有时间实施系统，或者用来提高员工积极性的奖金等激励措施。

请注意 SaaS 云系统的成本结构与传统的本地系统有很大不同，后者是采用购买后实施的方法。SaaS 采用订阅模式，因此前期硬件成本很少或根本没有。但是，SaaS 合同通常包含大量的维护和支持成本，因此企业的经常性内部 IT 成本将会大幅减少。大多数企业会发现，SaaS 的五到七年期总成本可能低于“购买+内部支持”模式的总成本。

在考虑是否更换现有系统时，要充分权衡利弊。如果实施新的 ERP 解决方案，企业将获得现代化用户界面以及更丰富的功能和特性，并增强竞争优势。如果保留旧系统，企业就无法充分提高敏捷性、生产力和竞争力。尽管节约成本并非主要初衷，但现代 ERP 系统的成功案例证明，迁移到新系统的成本往往更低，其带来的收益也远远超过了实施系统升级的费用。

如何证明新 ERP 系统的财务价值？

对于这种大型决策项目，大多数企业都需要以投资回报率 (ROI) 报表的形式进行成本收益分析。计算成本很简单，将上述预期成本相加即可。在收益方面，可能直接节约了 IT 成本，但要列举主要的 ERP 收益，企业就需要推想新系统将为工作场所带来的变革，以及在提升绩效、生产力和客户服务方面的作用。

提升绩效

许多 ERP 系统项目的合理性在很大程度上基于预期的效率提升（直接减少劳动力）和成本节约（包括但不限于减少库存），这种做法是正确的，因为在很多成功的 ERP 实施项目中，这些收益都是巨大的投资回报。但是请注意，仅仅采用新系统并不能为企业带来这些收益。ERP 系统采用高效方式整理、分析和呈现数据，让管理者能够更好地发挥员工潜能，制定更明智的决策，这样才能带来巨大收益。在为用户培训和实施优化程序制定预算时，请谨记这一点。

优化客户服务

这不是直接收益，但却更有价值。理论上来说，通过为客户提供更优质的服务，企业能够提升销售额和利润、增加市场份额，甚至提高利润率，因为优质的客户服务可以在不增加产品自身成本的情况下，为客户创造更多价值。在某些情况下，优化客户服务会成为企业存续的关键，因为如果有新客户或优质客户希望使用电子订购或增强的电子报告等功能，企业的 ERP 系统就需要提供这些功能。

革新工作场环境

现代 ERP 系统在设计时都会考虑到易用性（也就是时下的流行词“用户体验”），方便用户快速轻松地获取信息。因为每位用户的工作和工作流都是独一无二的，现代 ERP 系统具有高度定制化的特点，能够为所有用户提供最高效、最舒适的工作界面和流程。这项收益需要视作规避成本，而不是节约成本。通过提升效率，现有员工可以完成和处理更多工作量，让企业无需招聘新人。但将减少员工数量作为实施新系统的理由并不可取，因为这通常难以实现，而且面临失业风险的员工不会积极采用新系统，让其成功发挥效用。

选择 ERP 系统仅仅是开始

在使用上述 ERP 系统评估方法时，企业需要意识到，替换旧系统无法一蹴而就，但这项投资非常值得，因为只要选择和实施得当，新系统就可以带来可观的收益。

在这个阶段，大多数企业最关心的一个问题是：“选择和实施旧系统替代方案需要花费多长时间？”这个问题没有统一答案，而是取决于许多变量，包括企业的规模和复杂性、新旧系统是否有一个或两个都是云解决方案、企业和实施团队的灵活敏捷性、管理层对项目的参与度，以及用户群的配合或抗拒程度等等。有些实施项目几个月即可完成，另一些则可能需要一年以上。在实施计划的早期阶段制定项目计划时，经验丰富的实施合作伙伴可以帮助企业制定切实可行的时间表。

当然，更换企业的战略信息管理支柱系统必定会带来业务中断。这是无法完全避免的，但如果妥善计划和管理实施项目，就能尽可能减少中断。

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