什么是采购管理？
采购是指围绕企业运营所需的各种商品和服务进行寻源、购买、收货和检查的流程，采购管理是对采购流程的系统化管理旨在以最佳成本获得高质量物资和服务，优化资源配置，提升供应链稳定性，从而支持企业可持续发展。
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采购职能往往被企业所忽视，直到出现问题才会引起重视。采购部门负责保障企业正常运转，确保所需物料与物资在需要时及时到位。由于侧重于运营，采购此前通常不被视为战略职能，但如今，这种情况发生了改变。
成本控制始终是重中之重，尤其是在通胀与物资成本不断上涨的背景下。然而，成本控制只是当今采购部门面临的诸多压力之一。面对供应短缺威胁和额外库存费用带来的双重压力，采购部门必须设法提高供应链韧性，确保从容应对气候事件或其他阻碍交货的供应链中断危机。为了采购可持续的商品，并确保遵守不断增多的法规要求，企业必须在寻源流程中增设数据收集和审核环节。此外，企业还需应对地缘政治压力和风险及其引发的物资短缺问题，采购工作骤然被推到了风暴中心。
如今，首席采购官 (CPO) 不再只是局限于降低成本和确保合规的后端职能角色。
采购的定义
采购是一项至关重要的业务职能，负责获取企业所需的所有商品和服务。对于制造企业而言，物资的可用性尤为关键，因为没有必要的原材料，就无法生产成品。采购部门必须与内部利益相关方密切协作，收集他们的需求预测与要求，然后以最优成本寻源并筛选最佳供应商。
根据记录供应和运输细节的纸莎草卷轴记载，采购职能可以追溯到金字塔建造时期。随着时间推移，采购职能经历了多次变革，从单纯的记录工作演变为需要战略思维与谈判能力的专业领域。
工业革命期间，制造业务迅猛发展，企业亟需寻找、采购和运输大量物料，采购的重要性大幅提升。到了 20 世纪中叶，经济进入繁荣期，市场机遇与竞争性招标再次重塑了采购实践。从业人员开始接受全面的供应链管理培训，获得职业地位。采购从此被视为一项管理职能，而非文书工作。
如今，采购再次经历重大转型，其重要性不亚于过去任何一次变革。
为什么采购对企业如此重要？
曾经只是后端管理职能的采购部门，如今已走到舞台中央，成为高管层复杂战略决策中的战略合作伙伴。
采购部门还掌控着很大一部分的企业成本，据某些估算，占比达 40%-80%，因此是企业制定预算时必须考虑的因素。此外，高效的采购实践能够优化风险评估、加强供应商监管，并提升在供应链内部的价值创造潜力。
以下是采购在企业中发挥重要作用的几个关键方面：
- 成本节约：采购是企业降低成本和稳定现金流的第一道防线，直接影响企业的盈利能力和最终收益。通过竞争性寻源与合同谈判，企业可以节约大量成本。此外，采购流程的精简优化也能对财务成果产生切实影响。
- 质量保障：适时采购所需的原材料，对于生产高品质产品至关重要。质量贯穿采购流程的各个环节，因为原材料与供应商的选择直接影响产品和服务的质量。将质量放在优先位置，是降低声誉、生产及法律相关风险的关键。
- 目标协同：战略寻源能够确保采购行为与企业目标保持一致。例如，如果提升敏捷性和韧性是企业的核心价值，就应将实现这些目标的工具嵌入采购流程中。对市场及内部需求进行细致分析，有助于找到最能满足企业需求的供应商。
- 风险管控：从需求分析不准确到供应商交付问题，采购流程的每一步都可能产生风险。此外，合规义务应对不力、道德标准不清晰、自然灾害、全球供应链中断等挑战也会带来风险。如今由技术驱动的采购流程能够提供所需的可视性，帮助企业主动识别、评估并降低风险。
- 可持续性与道德规范：在环境影响、道德采购以及环境、社会和治理 (ESG) 承诺等方面，采购团队必须与企业的价值观保持一致，以确保合规，并防范风险、声誉损害和不必要的支出。管理可持续寻源与合规是采购部门的一项核心职责。
采购管理的类型
采购主要分为四种类型：
- 直接采购：指采购直接支持企业所售产品生产的物资，包括原材料、组件、零部件、服务和批发货品。这些都会直接影响企业的营收、增长与声誉，因此供应商关系在直接采购中至关重要。
- 间接采购：指与生产无直接关联，用于内部运营和日常业务的物料、商品及服务的采购，包括办公用品、水电、差旅费用等。
- 商品采购：直接采购和间接采购均可归入商品采购。商品采购是指采购各种有形物品，包括成品和半成品，例如设备、原材料、办公椅等。
- 服务采购：指采购基于人员的专业服务，包括咨询、代理、法律服务、IT 外包、安保服务、软件即服务 (SaaS) 交付、设施维修等。服务采购对于保障高效工作流、弥补人力缺口必不可少。
采购流程的 12 个步骤
虽然采购流程因企业而异，但通常包含以下 12 个步骤：
1. 识别需求：任何采购流程的第一步都是识别企业因短缺、新项目或常规运营需求而需要的特定材料、产品、软件或服务。此阶段的工作包括需求计划和预测。
2. 寻找供应商：在采购流程早期，调查并评估最符合企业需求的潜在供应商。开发备选供应商有助于风险管理，在出现短缺或中断时提供替代选择。
3. 提交采购申请：提交包含价格、时间范围、数量等具体信息的采购申请，供内部审核和批准，从而启动采购流程。
4. 评估并选择供应商：通过竞争性招标流程（如提案请求 RFP、报价请求 RFQ、电子竞价、三方比价等）选择最优供应商。评估维度包括成本、质量、声誉、可靠性、交付速度及可持续性。
5. 协商价格和条款：选定供应商后，采购团队就各项采购条款进行谈判，包括价格、数量、交付周期与付款条件。
6. 创建采购订单 (PO)：选定供应商并最终确定条款后，公司向该供应商发出正式采购订单，详细列明订单中的商品、服务及相关约定。
7. 收货并检查质量：收到货物后，仔细检查是否存在破损或错误，确保质量和数量与订单一致。
8. 处理发票并按约定付款：确认货物通过数量与质量验收后，由应付账款部门 (AP) 处理供应商发票，确保及时付款。企业或可享受提前付款折扣，或采用多种付款方式，具体取决于合同条款。
9. 建立并管理良好的供应商关系：采购团队与供应商建立长期积极的合作关系具有战略意义，有助于提升供应商绩效、优化条款、获取更多折扣、加强协作和提高可靠性。
10. 管理合同：采购合同管理包括监控合同执行、确保合规，并在需要时重新协商条款。这个步骤非常重要，有助于识别并解决潜在问题，确保实现谈判达成的成本节约，并将其转化为企业利润。
11. 管理风险：采购团队之所以对企业至关重要，部分归功于他们在风险管理中发挥的作用。采购团队必须预判并管理供应短缺、供应链中断等潜在问题，并采取措施加以缓解。此外，密切关注法规和要求，识别不合规风险，也是风险管理的核心内容。
12. 回顾和分析：这是采购流程的最后一步，需持续进行。通过回顾和分析采购 KPI，发现短板并挖掘新的降本与避险机会，对企业成功至关重要。
由于任务相互重叠，流程持续循环，这 12 个步骤通常被称为采购生命周期。成功的采购生命周期需要与预算、预测、供应链管理等其他核心业务领域深度集成。
采购与采购执行及其他相关流程的区别
很多企业会混用“采购”、“采购执行”、“寻源”和“供应链管理”这些词，但它们的含义并不相同。具体的区别如下：
采购 vs. 采购执行：采购执行是指采购流程中专注于交易执行的部分，包括谈判、下单、收货、付款等。采购执行只是采购的一个关键环节，整体采购流程的范围要大得多。
采购 vs. 寻源：寻源是整个采购流程中一个重要的早期阶段，包括识别需求、寻找供应商、发起采购申请、评估和选择供应商、协商价格和条款等。寻源阶段也是建立稳固供应商关系的关键环节。
采购 vs. 供应链管理：采购是整个供应链管理流程的一部分，主要负责获取制造产品和维持内部运营所需的商品和服务。采购与供应链的其他环节（如物流、库存管理和需求计划）动态协同。
可持续采购管理
可持续采购是一种将 ESG 标准融入采购实践和决策的采购模式，这不仅仅是一种采购趋势，更是企业必须重视的关键考量。
可持续采购面临的挑战包括供应链复杂性和透明度、绩效衡量、标准合规以及能力建设。寻找低排放物料（如环保钢材、再生铝材和再生塑料）本已不易，未来只会更加困难。此外，客户越来越青睐能够证明自身可持续发展资质的品牌，这使得可持续采购成为了企业运营中不可或缺的组成部分。
以可持续采购中的减少供应链排放为例。这个过程可能需要数年时间，因此现在开始转型，将有助于企业在未来提升竞争力与韧性。
以下是可持续采购的一些示例：
- 绿色寻源或绿色采购：绿色寻源是指以战略方式采购对环境影响较小的产品与服务，具体实践包括淘汰一次性塑料及其他一次性用品、使用再生或升级再造的原材料，以及采用清洁技术或清洁能源。绿色采购可以降低生产成本、助力企业践行企业社会责任举措，甚至通过吸引具有环保意识的消费者来促进销售。
- 合乎道德的寻源：可持续采购依赖合乎道德的寻源。这意味着从满足以下条件的企业采购产品：1）保障生活工资；2）提供良好工作条件；3）不雇佣童工；4）为所在社区做出积极贡献；以及 5）遵守其他道德标准。
- 减少碳足迹和能耗：减少企业的碳足迹和能耗，不仅仅是指减少工厂日常运营和运输直接产生的碳排放，还包括减少整个供应链中的碳排放。
采购 AI：实现更智能的自动化和洞察
采购 AI 可以自动化和简化复杂的任务，例如支出分析、合同管理、战略寻源及合规管理。此外，采购 AI 还能支持更智能的分析和决策；帮助发现商机、潜在成本节约点和异常情况；更轻松地识别新的供应商；同时防范采购欺诈并减少错误。
企业还可以利用 AI 深入剖析业务需求、优化既有流程、利用来自新视角的知识，并以创新方式设计供应链，从而创造业务价值。
生成式 AI 在采购领域也拥有巨大潜力。该项技术能够帮助企业实现任务自动化、挖掘洞察并提高透明度，从而提升效率和生产力，并优化供应商选择和管理。此外，生成式 AI 还能帮助降低风险和减少支出。
通过利用 AI 技术辅助制定明智决策、识别新机遇、实现任务自动化和提高运营效率，采购团队将能专注于最能发挥人类专业价值的工作。
企业如何选择采购管理系统？
企业在选择采购管理系统时首先要重点考量这些因素：
功能匹配度：评估该采购管理系统是否支持需求分析、供应商管理、采购审批、订单处理、合同管理和绩效评估等核心采购功能。
用户友好性：该采购管理系统的界面设计直观易用，操作简便，员工能够轻松上手，减少企业的培训成本。
安全性与合规性：作为以数据驱动的采购管理系统，必须对数据安全负责，避免出现数据泄露、损坏等现象的出现，同时要符合相关法律法规及行业标准，如GDPR、ISO 27001等。
供应商支持与服务：优质的采购管理系统供应商不仅提供卓越的产品，更侧重于全方位的支持，确保客户能够高效利用系统，实现业务流程的优化与升级。
成本与投资回报：成本与回报时企业在投资采购管理系统重点关注的因素，企业需综合计算系统的采购、实施、维护等总成本，并评估其为企业带来的潜在效益和ROI。
除此之外，理想的采购管理系统应该具备强大的云基础架构和人工智能功能，能够降低采购任务的难度，帮助企业洞悉采购趋势与机遇。同时，它还要能够与现有财务和供应链系统无缝集成，确保数据的高效流通，并且在后续企业的不断发展中，可做到灵活扩展，不断推进企业实现业务增长。
采购常见问题
