人力资源管理系统 (HRMS) 的定义

HRMS 的全称是人力资源管理系统，通常是指人力资本管理 (HCM) 软件。企业使用 HRMS 管理和自动运行核心 HR 流程，包括员工数据存储、福利管理、工时与考勤管理以及薪酬核算流程。此外，HRMS 还提供各项人才管理功能，比如招聘、入职、绩效管理、目标计划、学习和培训、薪酬管理以及继任计划等。

内置 AI 功能的现代人力资源管理系统能够取代传统的劳动密集型电子表格和纸质流程，自动执行重复且耗时的手动流程。借助该系统，HR 团队成员能够减少人为错误并专注于价值和回报更高的工作。

人力资源管理系统的发展历程

20 世纪 70 年代，为了提高效率并减少错误，大型企业开始对数据量庞大的基础性管理流程进行数字化革新，尤其是薪酬核算和会计流程。这些早期的人力资源管理系统功能主要局限于记录保存。到了 20 世纪 90 年代，得益于企业计算技术的进步和互联网的兴起，企业能够自动执行更广泛的核心 HR 职能，包括员工记录、福利管理以及招聘工作流程，这为后来构建更集成化的 HR 系统奠定了基础。

如今，随着云计算的发展和 AI 在人力资源管理领域的广泛应用，HR 系统已从单纯处理事务性工作，发展为主动支持员工决策和组织决策。

现代人力资源管理系统将劳动力数据和技能数据整合至同一系统，能够提供实时洞察，助力企业适应不断变化的业务需求、区域要求和监管条件。嵌入式 AI 为 HRMS 的发展提供了有力支持，通过挖掘相关洞察、自动执行日常任务，以及引导员工、管理人员和 HR 团队完成日常工作流，帮助企业以更加敏捷、透明和可信的方式开展运营。

HRMS、HRIS 和 HCM 的含义

人力资源管理系统 (HRMS)、人力资源信息系统 (HRIS) 和人力资本管理 (HCM) 都是 HR 术语，通常可以互换使用，但也存在一些重要区别。

HRIS 通常包含对员工数据的集中管理，用于支持由数据驱动的核心 HR 流程，比如薪酬核算、福利管理以及工时和考勤管理。

相比之下，HRMS 是一款综合全面的系统，既包含 HRIS 的功能，还包含用于管理人才、绩效、学习和员工敬业度的先进功能。更广泛的功能为企业实施更全面的劳动力管理方法提供了有力支持，使企业能够优化其人才战略。如今，最先进的 HRMS 解决方案均部署在云端，能够利用 AI 提供个性化体验，并以智能的方式自动执行 HR 职能。

人力资本管理 (HCM) 是一个总括性术语，用于描述企业在整个招聘到退休流程中管理劳动力时用到的各种实践和软件。HCM 系统通常被称为 HRMS。

为什么 HRMS 软件现在如此重要？

多年来，企业一直在探索利用各种新技术，更好地实现 HR 流程的自动化与简化。随着劳动力队伍持续演变，员工变得更分散、更灵活敏捷且更依赖数字化连接，HR 团队采用了各种创新工具来满足员工需求并助力实现企业目标。

一开始，这些变化确实带来了不少挑战，但 HR 领导者随后采取了更灵活应变且更具战略性的应对方法。许多企业已经认识到，HR 部门拥有的数据和员工分析蕴含巨大价值，以及这些洞察可以如何帮助企业制定更明智的决策。

如今，HRMS 软件的作用重大，能够帮助企业组织、了解和优化现代工作环境。这些系统可以集中管理员工数据、自动执行复杂的 HR 流程，并不断整合能够革新 HR 职能的 AI 赋能功能。

HRMS 软件面向哪些用户？

下面列出的许多领域过去彼此相当孤立，某一个领域的反馈或新数据不一定会传达给其他领域。现代 HRMS 不仅能优化和完善这些专业领域的流程，还可确保各领域人员收集的数据和提供的反馈得以共享，能够为更广泛的员工分析提供信息。

• HR 人员：对 HR 团队而言，HRMS 的用途非常广泛，从基本的员工数据编辑和访问，到提供由数据驱动的复杂报告以及自动执行复杂的人才管理任务，都可以发挥作用。
• 招聘人员：HRMS 工具为招聘人员提供了集中的门户，支持他们通过该门户发布招聘信息，培养和搜寻候选人，以及访问和定制入职管理功能。
• 管理人员：即便通过移动设备，管理人员也能使用 HRMS 软件来监管团队结构、追踪工时与缺勤情况、审批休假申请，并跟踪员工绩效，了解他们是否需要支持或反馈来帮助他们实现目标。
• 员工：通过统一的用户友好型门户，员工可以编辑自己的个人数据，查看组织结构图，输入工时和休假申请，查看学习任务，甚至管理自己的职业目标和发展计划。
• 应聘者：如今，应聘者能通过专门的 HRMS 门户，搜索和申请工作，跟踪工作申请状态，并使用电子签名确认接受电子版录用通知书。

HRMS 软件的组件

HRMS 软件的组件

HRMS 软件能提供清晰的洞察，帮助简化流程。借助该软件，企业可以将劳动力数据整合到统一平台，这么做不仅能够简化业务流程，还能共享不同数据源和部门提供的洞察与分析数据，进而提供切实可行的准确建议和报告。

以下是 HRMS 解决方案的组成要素：

HRIS：核心 HR 与薪酬核算

• 员工自助服务：HRIS 工具能帮助员工和团队负责人消除传统纸质化 HR 管理任务带来的杂乱局面。借助支持移动设备的自助式功能，企业可以在众多领域提高员工的工作效率和信息透明度，例如员工数据管理、报告和分析、工时和考勤管理以及薪酬核算。
• 福利管理：随着混合办公模式的兴起，企业的处境比以往更加艰难，他们很难满足美国各地的诸多员工福利要求。自动化福利管理功能可以将 HR 团队从堆积如山的文书工作中解放出来，让他们能够在员工生活的重要领域为他们提供有见地的建议和指导。员工还可以借助支持移动设备的自助式员工门户，及时了解自己和家人的福利。
• 工时管理：薪酬疏漏 (payroll leakage) 是因员工和管理者记录工时不准确造成的，给企业带来的损失可能高达总薪酬支出的 2.5%。虽然薪酬疏漏有时是有意为之，但通常要归咎于过时的系统和不准确的手动操作所导致的错误。值得庆幸的是，在各种运营损失中，薪酬疏漏是很容易预防的，只要采用智能 HR 软件解决方案就能大幅降低风险。HRMS 工具的可定制化程度高，能够与休假、应计项目及其他业务规则实现同步。这类工具将工时和薪酬的自动计算功能与薪酬核算功能集成，并为员工提供自助访问权限，帮助他们全面了解自己的工时记录情况。\

人才管理

• 招聘和入职：HRMS 解决方案可以帮助雇主优化招聘流程，确保他们能够找到并吸引优秀人才。这其中就包括更有效地支持雇主在全球范围内寻找人才，以及管理应聘者关系。该解决方案还能提供更全面的求职者追踪功能和更精简的流程，支持企业制定继任计划。此外，HRMS 的入职管理工具可以为新员工提供统一的门户，其中包括无纸化和自动化的新员工工作流，以及更具吸引力的个性化培训和入职流程。
• 绩效和薪酬管理：绩效管理极具挑战性，要求企业在保持客观性的同时平衡定性和定量数据。HRMS 工具能够帮助企业管理员工目标和考核，在提供引导式行动计划的同时，持续实施绩效管理。薪酬管理需要评估企业内外的多种因素，因此也会让企业感到棘手。HRMS 软件能够帮助企业有效地设计和制定薪酬计划。
• 学习和职业发展：个人成长和职业发展是员工体验的关键要素。HRMS 工具运用智能技术将企业内外部的人员、信息和行业专家连接起来，能够打造更加个性化且更出色的学习体验。对于员工而言，这有助于他们更合理地安排时间和制定职业规划目标。具体来说，他们可以轻松安排必要的学习和合规培训，并根据他们的独特需求和承诺，将领导力培养和继任计划等长期目标纳入个人日程表。
• 销售绩效管理：业务负责人普遍认为，当销售团队专注于开展销售工作和培育销售线索时，最能发挥自身潜能。HRMS 能够帮助企业简化并集中管理销售相关问题，比如佣金、销售区域和销售任务，甚至是销售人员绩效。

分析和劳动力计划：由数据驱动的洞察是保持 HR 与企业整体战略一致的关键。利用指标和 KPI、报告功能、预测性劳动力建模功能以及基于 AI 的分析工具，HR 负责人能够更好地支持企业执行战略和运营计划，制定预算，并实施绩效管理。

员工体验管理：随着员工体验越来越受重视，企业必须寻找创新性方法，更好地了解员工在从应聘到离职的各个阶段对工作的体验感及其背后的原因。员工之声 (VoE) 技术和工具可以收集此类信息，包括全方位的反馈评估、调查以及行为和情感分析等。利用这些洞察，企业可以在整个员工服务周期内，为每位员工提供个性化的体验，从而提高他们的敬业度和工作效率。

HRMS 系统及 HR 数字化转型的后续步骤

HR 数字化转型与任何重大的运营变革一样，最初总会碰到一些阻力和惯性思维，同时也会带来一些不可避免的风险。要想为迎接运营变革做好准备，最好的方法是开始共享和沟通项目主旨与目标。一旦团队负责人、高管和 HR 专家之间建立了畅通的沟通渠道，企业就能逐步打破部门之间的壁垒。有效的变革管理和计划策略可以帮助团队做好充分准备，及早获得认可支持。

下面重点介绍了一些重要的检查事项，能够帮助你顺利开启 HR 数字化转型之旅。

• 数据完整性：在启动数据迁移流程之前，企业需要保证拥有合适的资源，同时提升或培养 IT 人才的技能，从而确保数据迁移任务能够顺利完成，并尽可能减少人为错误。
• 成本和工作量：量化所有受影响业务领域的项目要求，包括实施和集成方面的要求。制定切实可行的预算和时间表，确保成功部署。
• 当前和未来需求：从一开始就与部门和团队负责人密切合作，确保了解他们各自的目标、要求和挑战。同时，确保你部署的 HRMS 具备可扩展性，能够满足所有利益相关方不断变化的需求。
• 合规性：确定法规、雇佣以及其他方面的法律要求，并确保新系统满足各个地区的合规要求。
• 启动准备：尽早让 HR 团队参与进来，帮助制定培训计划和目标。按月设置里程碑节点，确保所有管理员、经理和员工都得到适当培训，准备好充分挖掘新人力资源管理系统的价值。

HRMS 及 HR 数字化转型的后续步骤

HR 数字化转型与任何重大的运营变革一样，最初总会碰到一些阻力和惯性思维，同时也会带来一些不可避免的风险。做好准备迎接运营变革的最佳方式就是开始共享和沟通项目主旨与目标。一旦团队负责人、高管和 HR 专员之间建立了畅通的沟通渠道，企业就能逐步打破部门之间的壁垒。有效的变革管理和计划策略可以帮助团队做好充分准备，及早获得认可支持。

下面重点介绍了一些重要的检查事项，能够帮助你顺利开启 HR 数字化转型之旅。

• 数据完整性：在启动数据迁移流程之前，企业需要保证拥有合适的资源，同时提升或培养 IT 人才的技能，从而确保数据迁移任务能够顺利完成，并尽可能减少人为错误。
• 成本和工作量：量化所有受影响业务领域的项目要求，包括实施和集成方面的要求。制定切实可行的预算和时间表，确保成功部署。
• 当前和未来需求：从一开始就与部门和团队负责人密切合作，确保了解他们各自的目标、要求和挑战。确保你部署的 HRMS 具备可扩展性，能够满足所有利益相关方不断变化的需求。
• 合规性：明确法规、雇佣以及其他方面的法律要求，并确保新系统满足各个地区的合规要求。
• 启动准备：尽早让 HR 团队参与进来，帮助制定培训计划和目标。按月设置里程碑节点，确保所有管理员、经理和员工都得到适当培训，并做好准备充分挖掘新人力资源管理系统的价值。

HRMS 的含义和常见问题